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Si vous aspirez à cette profession ou cherchez des informations pour prendre du recul et progresser dans ce domaine, vous êtes au bon endroit. Notre fiche métier secrétaire vous permettra de comprendre tous les enjeux d'un tel poste.
Nous vous y ferons découvrir :
- les missions et les activités qui entourent la profession de secrétaire, en considérant les différents types de secrétaires dans le monde professionnel.
- les atouts, savoir-faire et savoir-être qu'il faut développer, ainsi que le parcours nécessaire pour devenir secrétaire et évoluer dans ce métier.
- les avantages et les enjeux en devenant secrétaire.
Description des missions du secrétaire assistant
Le métier de secrétaire est souvent perçu comme un rôle administratif classique. Cependant, il englobe en réalité une multitude de missions qui contribuent au bon fonctionnement d'une organisation ou d'une entreprise. Voici un aperçu des principales responsabilités qui incombent à un(e) secrétaire :
Gestion de la communication interne et externe
La communication est au cœur du rôle du ou de la secrétaire :
- Rédaction de documents officiels : Élaboration de procès-verbaux, lettres commerciales et autres documents administratifs.
- Mise à jour des supports de communication : Gestion du contenu sur les plateformes internes (intranet) ou externes (site web).
Gestion administrative au quotidien
Le secrétaire est le pilier de l'administration d'une entreprise. Ses tâches incluent :
- Le traitement du courrier, à savoir la réception, le tri et la distribution (courrier entrant), mais aussi la rédaction et l'envoi de correspondances.
- La gestion des appels téléphoniques et des e-mails : accueil des appels, prise de messages et orientation des interlocuteurs vers les bonnes personnes.
- L'organisation des documents : leur classement, archivage et mise à jour, mais surtout la garantie de leur accessibilité rapide en cas de besoin.
Rôle de coordination
Le secrétaire joue un rôle clé dans la coordination des activités au sein d'une organisation ou entreprise. Cet employé :
- Planifie les réunions en organisant des agendas, en prenant en charge la réservation de salles et la préparation des documents nécessaires pour les réunions.
- Gère des déplacements en réservant les billets, les hôtels et en préparant les itinéraires pour les voyages professionnels.
- Fait un suivi des projets en aidant à la gestion de projets, en assurant le suivi des échéances et en coordonnant les équipes impliquées.
Rôle de soutien à la direction
Les secrétaires sont souvent en première ligne pour assister les cadres dirigeants. Voici les principales tâches d'assistance qui les attendent :
- Préparation de rapports : Rédaction et mise en forme de documents tels que comptes rendus, présentations et rapports d'activité.
- Gestion de l’agenda : Planification des rendez-vous et gestion des priorités pour optimiser le temps de la direction.
- Interface avec les clients et les partenaires : Accueil physique ou virtuel, gestion des relations professionnelles et représentation de l'entreprise.
Tâches comptables et financières
Dans certaines structures, le secrétaire peut également être impliqué dans la gestion financière, pour ne citer que :
- la facturation et le suivi de paiements : Émission de factures, suivi des paiements clients, relances, etc.
- la gestion des notes de frais : Collecte et traitement des notes de frais pour les remboursements...
Qualifications et compétences requises pour devenir secrétaire
Pour devenir secrétaire, il est essentiel de combiner compétences, qualités personnelles et formation.
Voici un aperçu équilibré de ce qu'il vous faut pour réussir dans ce rôle clé !
Compétences indispensables
Tout d'abord, la maîtrise des outils informatiques et de communication modernes est cruciale. Vous devez être à l'aise avec :
- Logiciels de bureautique : Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
- Outils de gestion : CRM et logiciels de comptabilité.
Ensuite, vos compétences en communication doivent être au top. Cela inclut la capacité à rédiger des documents officiels et à accueillir les visiteurs avec assurance.
L'organisation est également primordiale. Un(e) secrétaire doit en effet savoir :
- Gérer plusieurs tâches simultanément.
- Planifier ses propres activités, des réunions et gérer les agendas efficacement.
La gestion du temps est essentielle pour respecter les délais, tout comme la discrétion, qui vous permettra de traiter des informations sensibles avec le plus grand soin.
Qualités personnelles déterminantes pour devenir secrétaire
En ce qui touche les qualités humaines, on peut en relever les plus importantes :
- La polyvalence est un atout majeur : être capable de s'adapter à différentes situations vous effectivement aidera à répondre aux besoins variés d'une entreprise.
- Le sens de l'initiative est tout aussi important : n'hésitez pas à prendre des décisions autonomes lorsque cela s'impose.
- L'empathie et la courtoisie qui sont des qualités précieuses pour établir de bonnes relations avec vos collègues et clients.
Formations recommandées pour devenir secrétaire assistant
Le métier de secrétariat compte sans doute parmi les métiers les plus faciles d'accès dans le domaine administratif. En réunissant les compétences et softs skills précédemment citées, il est tout à fait possible d'entrer dans cette fonction avec un brevet des collèges.
Cela étant dit, pour s'assurer une entrée en matière et obtenir le maximum d'avantages liés à cet emploi, la disposition de diplômes peut grandement faciliter l'accès à des postes plus intéressants et mieux rémunérés :
- Bac professionnel en gestion-administration : Une excellente base pour commencer.
- BTS assistant de manager ou assistant de gestion PME-PMI : Pour approfondir vos compétences.
- DUT en carrières juridiques ou en gestion administrative et commerciale : Une option intéressante pour diversifier votre profil.
Ces qualifications permettent d'acquérir une crédibilité auprès des employeurs, augmentant ainsi les opportunités de carrière et les perspectives d'évolution.
Infos sur les salaires des secrétaires
Le métier de secrétaire présente des salaires variés en fonction de plusieurs facteurs, tels que l'expérience, le secteur d'activité et le type de poste occupé. Voici un tour d'horizon des salaires des secrétaires en France:
- Secrétaire débutant : En début de carrière, un secrétaire peut s'attendre à un salaire brut compris entre 1 600 et 1 800 euros par mois. Cela représente un salaire net d'environ 1 300 à 1 500 euros.
- Secrétaire avec expérience : Après quelques années d'expérience, le salaire moyen se situe entre 2 000 et 2 500 euros bruts par mois, soit environ 1 560 à 1 950 euros nets.
- Secrétaire senior : Pour les secrétaires expérimentés, notamment ceux occupant des postes à responsabilités comme secrétaire de direction, les salaires peuvent atteindre 4 000 euros bruts par mois, avec un salaire net dépassant 3 100 euros.
Le salaire des secrétaires varie selon l'expérience, le poste, la taille de l'entreprise et le secteur. Par exemple, les secrétaires de direction ou ceux dans des secteurs spécialisés comme la santé ou le droit gagnent généralement plus.
Perspectives d'emploi et d'évolution pour un(e) secrétaire
Le métier de secrétaire n'est pas seulement un point d'entrée dans le monde professionnel ; il offre également une multitude d'opportunités pour évoluer vers des postes à responsabilité. Différentes fonctions sont envisageables au fur et à mesure de votre carrière :
- Secrétaire de direction : Un rôle stratégique qui implique la gestion de l'agenda des dirigeants, l'organisation de réunions et la rédaction de documents importants.
- Assistante de direction : En charge de diverses missions administratives, ce poste vous permet de travailler en étroite collaboration avec la direction tout en développant des compétences en gestion.
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- Chef de service : Avec l'expérience, vous pourriez évoluer vers un poste de chef de service, où vous serez responsable de la coordination des activités administratives et du management d'une équipe.
- Secrétaire juridique : Spécialisé dans le domaine du droit, ce rôle nécessite des compétences spécifiques pour gérer des dossiers juridiques et rédiger des documents légaux.
- Secrétaire médical : Ce poste implique la gestion des dossiers patients, la prise de rendez-vous et la coordination avec les professionnels de santé.
- Secrétaire Assistant de gestion PME-PMI : Travaillant dans une petite ou moyenne entreprise, vous aurez l'opportunité d'intervenir dans divers domaines administratifs, enrichissant ainsi votre expérience.
- Gestionnaire de projet : Ce rôle vous permettra de coordonner différents projets au sein d'une entreprise, nécessitant une bonne organisation et des compétences en communication.
- Responsable administratif : Vous superviserez les opérations quotidiennes et assurerez le bon fonctionnement des services administratifs.