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Points à retenir :
- Un manager qui veut diriger une équipe et réussir un projet qui lui est confié doit posséder certaines compétences bien définies. Il s’agit d’un atout de taille dans le contexte professionnel actuel.
- Le chef de projet, essentiel dans la coordination des équipes et dans le management, se doit d’avoir une connaissance accrue en gestion de projet.
- En dehors de cela, des compétences comme le leadership, la communication ou la prise de décision lui sont exigées pour percer dans son domaine d'activité.
Les compétences générales d'un chef de projet
Devenir chef de projet n’est pas particulièrement facile, car la route à suivre peut être semé d’embûches. Ce professionnel doit développer des compétences humaines afin de pouvoir coordonner les équipes et superviser les projets complexes en vue de garantir leurs succès. Voici les compétences les plus répandues en gestion de projet pour un chef de projet :
Le leadership
Le leadership fait partie des compétences les plus attendues d’un chef de projet. Son rôle consiste à mener les autres dans le cadre d’un projet. Pour cela, il doit savoir se faire écouter et être crédible sans forcer dans les tâches comme l’animation de réunions, l’application de contraintes et la responsabilisation des intervenants. Le leadership demande de :
- Faire des retours constructifs
- Fédérer les membres de l’équipe
- Montrer une vision
- Respecter les délais des projets
- Déléguer des tâches
Le leadership comprend également la résolution de conflits, ce qui exige des compétences de médiation et de négociation.
La communication
Les chefs de projet sont avant tout de très bons communicants. Ils interagissent fréquemment avec un vaste éventail de personnes, incluant l’équipe de projet et les différentes parties prenantes. Ils savent comment déterminer des objectifs précis et expliquer aux membres de l’équipe ce qu’on attend d’eux pour satisfaire le client. Pour communiquer efficacement avec eux, il peut utiliser différents moyens de communication comme l’email, les réunions, les outils collaboratifs, etc.
Il doit pour cela avoir des compétences clés en communication telles que :
- L’écoute active
- La communication écrite et orale
- La capacité de parler en public
Il convient de savoir qu’une poignée de projets sont tombés à l’eau en raison d’une mauvaise communication.
La prise de décision
Les prises de décisions sont légion dans le quotidien du chef de projet. Il s’agit d’une autre compétence indispensable pour ce professionnel. En général, un bon chef de projet adopte un processus de prise de décision pertinent et des compétences en matière de :
- Compétences analytiques
- Créativité
- Résolution de problèmes
Pour prendre des décisions, il se base sur des analyses et des critères spécifiques. Grâce à cela, il est facile pour l’équipe d’atteindre les objectifs du projet. Ceux-ci doivent être alignés aux attentes et besoins des parties prenantes.
La gestion du stress
Des compétences en matière de gestion de stress sont indispensables en tant que chef de projet. Comme ils évoluent dans un environnement relativement exigeant, il doit être capable de gérer son stress afin de pouvoir diriger efficacement son équipe et fournir un travail de qualité supérieure. La gestion du stress demande de connaître les méthodes de relaxation qui ont des effets palpables. Voici quelques techniques qui ont porté leur fruit :
- Activité physique
- Passer du temps avec des connaissances et amis
- Techniques de respiration
- Désencombrer son espace de travail
Il est aussi recommandé au chef de projet de se confier à quelqu’un en qui il a confiance pour éliminer le stress quotidien.
La flexibilité
Un chef de projet doit être flexible, car un plan ne peut pas toujours se dérouler comme on le souhaite. Il doit donc être capable de se confronter aux imprévus et être capable de s’y adapter rapidement. Dans la foulée, on attend de lui une capacité élevée à gérer son stress et de celui de son équipe afin de trouver des solutions adéquates. Le plus souvent, il est amené à occuper une autre fonction que la sienne, si l’entreprise ne permet pas d’avoir une personne à ce poste.
L'adaptabilité
Pour une meilleure efficacité, les stratégies et les outils de gestion de projet évoluent continuellement. C’est pourquoi, le chef de projet doit exceller dans l’apprentissage continu pour se familiariser avec les nouveaux procédés et programmes qui s’appuient sur la création, l’analyse et le partage de documents et la communication.
Voici quelques guides qui vous aideront à être plus compétitif dans votre recherche d’emploi. Ils explorent différentes thématiques allant des questions à préparer lors de l’entretien d’embauche, en passant par l’utilisation de la logique pour résoudre un problème pendant l’entretien aux notes de remerciement après un entretien.
- Entretien d’embauche : 10 questions basiques à préparer
- Exemple de l’utilisation de la logique pour résoudre un problème pendant l’entretien
- Guide sur comment écrire des notes de remerciement écrites à la main après un entretien
Des compétences en négociation
Les chefs de projet se doivent d'avoir des compétences de négociation afin de pouvoir mener leurs missions à bien. Le plus souvent, ils sont amenés à négocier la portée des projets, les budgets à allouer ou encore l'allocation des ressources et autres éléments qui constituent le projet. Savoir négocier implique des compétences solides en persuasion et en communication.
Les compétences techniques d'un chef de projet
Le métier de chef de projet ne se résume pas seulement aux simples aptitudes. Il nécessite également des compétences techniques bien précises. À l'inverse des aptitudes qui sont présentes de manière innée, cette connaissance spécifique s'acquiert et s’améliore tout au long du parcours professionnel.
L’organisation et la planification
Parmi ses missions, le chef de projet crée une feuille de route pour guider toutes les parties impliquées dans le projet. Il doit connaître les méthodologies de gestion de projet pour faire face à différents scénarios et choisir la meilleure option pour chaque situation. L’organisation et la prévision sont les maîtres-mots pour réussir sa mission. Ainsi, il peut fournir aux managers et à sa hiérarchie la prévision des résultats du projet en cours, en particulier sa rentabilité.
La gestion du temps
La gestion du temps est un atout indispensable pour tout chef de projet. Il ne s’agit pas simplement de respecter un calendrier donné, mais de se conformer aux organisations des coéquipiers, de la direction, des intervenants extérieurs, etc. Le chef de projet peut refuser de faire autre chose si son emploi du temps ne le permet pas. Ainsi, les réunions planifiées deviennent plus productives.
La création de stratégie
Il s’agit d’une autre compétence technique d’un chef de projet qui lui permet de gérer un projet de A à Z. La création de stratégie est une étape cruciale de la gestion de projet, car elle consiste à recueillir les besoins et les attentes des parties prenantes impliquées (le client, les sponsors, l’équipe de projet…) afin d’atteindre les objectifs du projet. Celle-ci implique :
- La définition d’objectifs et une connaissance approfondie de ces derniers(en utilisant la méthode SMART par exemple)
- L’affectation et la prise en compte des limites temporelles, financières, techniques et humaines pour créer une vision globale du projet
- Ajustement des besoins en cas de priorités ou de changement du contexte.
Les chefs de projets doivent également connaître l’étendue de leurs projets sur l’ensemble de leur organisation. Ainsi, ils peuvent mettre en place des stratégies qui assurent des résultats commerciaux importants.
La gestion des risques
Les chefs de projet doivent identifier en avance les risques éventuels qui pourraient influer sur les différentes étapes de l’initiative et causer des problèmes de grande ampleur. Il met en œuvre des plans d’atténuation visant à réduire l’impact de ces risques. Sa capacité à devancer et à gérer ces éventuels obstacles est indispensable pour mener à bien les projets en toute sécurité et sans heurts.
Des compétences en IT et logiciels
Le chef de projet doit se familiariser avec les outils de gestion de projet et de méthodologies afin de suivre l’avancement des tâches d’une manière constante. Ainsi, il prend connaissance des systèmes d'information, des bases de données et des logiciels spécifiques à l'industrie du projet. L’usage de ces outils spécialisés est de mise pour une meilleure gestion. En dehors du suivi des progrès, ils permettent de :
- Gérer les ressources
- Identifier les obstacles potentiels
- Résoudre les problèmes en temps réel
Il donne régulièrement des feedback constructifs pour aider l’équipe à s’améliorer et à se focaliser sur les objectifs à atteindre.
La gestion de conflits
Il s’agit d’une compétence cruciale pour tout professionnel, notamment pour le chef de projet qui évolue dans des environnements complexes. Dans ce contexte, il doit anticiper ou identifier rapidement les défis ou les obstacles imprévus qui surviennent. Il est chargé par la suite de mettre en place la solution la plus adaptée. Sa capacité à prendre des décisions dans les meilleurs délais et de résoudre les problèmes efficacement est prépondérante pour rester sur la bonne voie tout au long du projet.
La connaissance des normes et règlementations en vigueur
Un bon chef de projet se doit de connaître parfaitement les normes et les exigences légales qui englobent le domaine d'activité du projet. Il doit s'assurer que toutes les étapes de ce dernier soient conformes aux lois en vigueur (normes environnementales, droit du travail, , protection des données...). Sur la même foulée, il doit également analyser les risques liés à la non-conformité et anticiper les pénalités découlant du non-respect des règlementations.
Des compétences en tests et assurance qualité
Ses compétences sont déterminantes pour le chef de projet, car elles garantissent la livraison des produits et des services selon les besoins des clients. Ces derniers doivent répondre aux standards de qualité imposés. Voici les principales connaissances nécessaires:
- Utilisation d'outils de tests automatisés et de contrôle qualité pour améliorer les processus et les résultats du projet.
- Compréhension des étapes des cycles des tests
- Connaissance des types de tests et des méthodes appliquées
