Ecrire une lettre de motivation secrétaire administratif / administrative devient un défi lorsqu'on a affaire à un marché de travail compétitif. Ce guide vous fournira des conseils essentiels pour rédiger une lettre remarquable et convaincante, mettant votre potentiel en valeur.
Notre article vous donne :
- la bonne méthode avec exemple pour réaliser une lettre de motivation différenciante pour un poste de secrétaire administratif / administrative,
- les conseils pratiques pour perfectionner et rendre votre lettre de motivation persuasive.
Rédaction de la lettre de motivation secrétaire par étape
Chaque partie de votre lettre sera écrite dans un objectif de cohérence : démontrer votre adéquation pour le poste de secrétaire administratif, spécialement dans l'entreprise que vous avez choisie. Voici les étapes à suivre pour structurer efficacement votre lettre :
- En-tête et coordonnées : Commencez par indiquer vos coordonnées en haut à gauche, suivies de celles de l'entreprise à droite. Ajoutez la date et l'objet de votre candidature, en précisant le poste de secrétaire administratif.
- Salutation : Adressez-vous au recruteur par son nom si possible, sinon utilisez "Madame, Monsieur". Cela montre votre souci du détail et votre professionnalisme.
- Introduction accrocheuse : Dans le premier paragraphe, présentez-vous brièvement et exprimez votre intérêt pour le poste de secrétaire administratif. Mentionnez comment vous avez découvert l'offre et ce qui vous attire dans ce rôle essentiel au bon fonctionnement d'une organisation.
- Paragraphe sur l'entreprise (Vous) : Montrez que vous avez fait des recherches sur l'entreprise en expliquant pourquoi vous souhaitez y travailler en tant que secrétaire administratif. Évoquez ses valeurs, sa mission ou ses projets récents qui correspondent à vos aspirations professionnelles, objectifs...
- Paragraphe sur vos compétences (Moi) : Détaillez vos compétences et expériences pertinentes pour le poste de secrétaire administratif. Mettez en avant votre maîtrise des outils bureautiques, vos compétences en gestion des agendas, ainsi que votre capacité à organiser des réunions et à traiter des documents administratifs. Utilisez des exemples concrets pour illustrer comment vous avez utilisé ces compétences dans des situations passées.
- Alignement avec l'entreprise (Nous) : Expliquez comment vos compétences et vos objectifs professionnels s'alignent avec les besoins de l'entreprise. Montrez que vous êtes prêt(e) à contribuer activement à son bon fonctionnement en tant que secrétaire administratif, en soulignant votre sens du service et votre capacité à travailler en équipe.
- Conclusion proactive : Terminez votre lettre en exprimant votre désir d'un entretien pour discuter plus en détail de votre candidature pour le poste de secrétaire administratif. Soyez assertif et montrez votre enthousiasme à l'idée d'apporter votre contribution à l'équipe.
- Formule de politesse : Utilisez une formule de politesse professionnelle avant de signer votre lettre, comme "Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées."
Mise en page et mise en forme de la lettre
L'attrait visuel de votre lettre de motivation pour un poste de secrétaire administratif sera une autre preuve de votre souci de bonne présentation. Vous avez la possibilité de renforcer l'impression positive que vous souhaitez laisser au recruteur. Voici quelques conseils pour garantir une présentation efficace :
- Utilisez un format standard : Optez pour un format A4 (21 x 29,7 cm) et assurez-vous que les marges sont uniformes (environ 2,5 cm de chaque côté). Cela donne à votre lettre un aspect équilibré et professionnel.
- Choisissez une police lisible : Privilégiez une police classique et facile à lire, comme Arial, Calibri ou Times New Roman, avec une taille de 11 ou 12 points. Évitez les polices fantaisistes qui pourraient nuire à la lisibilité.
- Structurez votre contenu : Utilisez des paragraphes courts et bien espacés entre eux pour faciliter la lecture. Chaque section devrait idéalement être identifiable.
- Utilisez des listes à puces : Pour présenter vos compétences ou réalisations, envisagez d'utiliser des listes à puces. Cela rend l'information plus accessible et permet au recruteur d'identifier rapidement vos atouts.
- Soignez l'alignement : Alignez votre texte à gauche pour une présentation claire et professionnelle. Évitez les alignements justifiés qui peuvent créer des espaces irréguliers entre les mots. Lettres de motivation secrétaire administratif : comment en faire
L'exemple de lettre de motivation simple et courte ci-dessus illustre comment une lettre de motivation pour un poste de secrétaire administratif peut être à la fois claire et convaincante. De manière générale, pour la rédaction de ce document, il faut souligner l'importance de la qualité du contenu, la méthode de rédaction de la lettre, et la gestion visuelle du document.
De quoi parler dans une lettre de motivation
Le contenu des lettres de motivation pour poste de secrétaire administratif ou administrative portera essentiellement sur les compétences et qualités du candidat, et comment elles ont été utilisées ou développées le long de son parcours. Mais il s'agit en premier lieu de prouver au recruteur son adéquation au poste et à l'entreprise.
Tout ne va pas tenir dans une lettre d'une seule page. Aussi, il est essentiel de mettre en place une rédaction sélective. Voici comment y arriver :
- Analysez l'offre d'emploi : Avant de rédiger votre lettre, examinez et identifiez les compétences professionnelles et qualifications spécifiques que l'employeur recherche. Cela vous permettra de cibler votre lettre sur ce qui est le plus important pour le recruteur.
- Mettez en avant vos compétences clés : Sélectionnez 2 à 4 compétences qui correspondent directement aux exigences du poste. Par exemple, si l'annonce mentionne la gestion des agendas et la communication efficace, assurez-vous d'inclure des exemples concrets illustrant ces compétences.
- Utilisez des exemples concrets : Choisissez des réalisations ou des expériences passées qui démontrent vos compétences en action. Plutôt que de simplement déclarer que vous êtes organisé(e), parlez d'une situation où vous avez géré efficacement plusieurs tâches ou projets simultanément.
- Personnalisez votre contenu : Évitez les formulations génériques et personnalisez votre lettre pour chaque candidature. Mentionnez des éléments spécifiques à l'entreprise ou à son secteur d'activité qui vous attirent, et expliquez pourquoi vous souhaitez y travailler.
Comment rédiger la lettre
Après avoir répertorié les éléments clés de votre document, il faut travailler sur une rédaction cohérente et percutante. D'abord, quelques conseils :
- Pensez à équilibrer les sections : Assurez-vous que chaque paragraphe a un objectif clair et qu'il contribue à l'ensemble de votre message. Par exemple, un paragraphe peut être consacré à vos compétences, un autre à votre expérience, et un dernier à votre motivation pour le poste.
- Adoptez une écriture concise : Concentrez-vous sur les éléments les plus pertinents que vous avez sélectionnés en amont, et essayez de rester dans une longueur raisonnable pour garantir que le recruteur puisse lire votre lettre facilement.
- Adoptez une écriture engageante invitant le recruteur à vouloir en savoir davantage sur vous.
CV et lettre de motivation secrétaire administrative : harmonisez pour perfectionner votre profil
Pour une description persuasive de votre profil, il vous faut assurer la cohérence entre votre CV à jour et votre lettre de motivation.
Voici quelques conseils pour y parvenir :
- Assurez-vous que les compétences et expériences mentionnées dans votre lettre de motivation soient en ligne avec celles figurant dans votre CV. Cela renforce la crédibilité de votre candidature.
- Utilisez votre lettre pour développer certains aspects de votre CV qui méritent d'être approfondis. Par exemple, si vous avez géré un projet spécifique, décrivez-le en détail dans la lettre tout en le mentionnant brièvement dans le CV.
- Adoptez le même ton et le même style d'écriture dans les deux documents. Si votre CV est formel et professionnel, veillez à ce que votre lettre de motivation reflète également cette approche.
- Bien que certaines informations doivent être présentes dans les deux documents, évitez de répéter exactement les mêmes phrases ou expressions. Utilisez la lettre pour apporter des nuances ou des détails supplémentaires qui enrichissent votre profil.
Erreurs et solutions en matière de lettres de motivation
Rédiger une lettre de motivation peut sembler simple, mais il est facile de commettre des erreurs qui réduisent vos chances d'être retenu(e). Pourtant, chaque détail compte pour convaincre un recruteur. Voici une liste des erreurs les plus fréquentes que les candidats font, accompagnées de solutions concrètes pour les éviter et rendre votre lettre plus percutante :
- Lettre générique et impersonnelle : Personnalisez plutôt votre lettre en l'adressant au responsable du recrutement et en montrant votre connaissance des missions du poste et des valeurs de l’entreprise.
- Introduction peu captivante : Commencez par une phrase engageante qui exprime votre intérêt pour le poste.
- Manque de mise en avant des compétences clés : Identifiez les compétences recherchées et illustrez-les avec des exemples concrets de vos expériences.
- Répétition du contenu du CV : Utilisez la lettre pour approfondir certains aspects de votre parcours non développés dans le CV.
- Lettre trop longue ou trop courte : Visez une longueur d’une page, structurée en introduction, développement et conclusion.
- Ton d'écriture trop formel ou trop familier : Adoptez un ton professionnel mais chaleureux, avec un style fluide et accessible.
- Absence de preuve de vos compétences : Appuyez vos compétences avec des résultats mesurables ou des exemples concrets.
- Négliger l’apparence de la lettre : Assurez une mise en page claire et aérée avec une police simple et professionnelle.
- Oublier de relire la lettre : Relisez attentivement pour corriger les fautes et demandez à quelqu'un d'autre de la relire.
- Conclusion fade ou non engageante : Terminez par une phrase exprimant votre enthousiasme pour le poste et votre volonté de rencontrer le recruteur.
