Quelle méthode pour créer et perfectionner un CV secrétaire administrative ?

Une secrétaire administrative agit en tant qu’organisatrice en général de la vie d’une entreprise. On lui confie donc des missions qui nécessitent de fortes compétences tant techniques que personnelles dans le domaine du secrétariat, de la communication en entreprise, ainsi de suite.

Dernière mise à jour:
7/9/2024

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Exemple de CV pour secrétaire administrative

Maximilienne Dumartel
11, Avenue des orangers, Toulouse
Tél : 06 50 61 72 83
E-mail :   Dumartel_Max@geemail.fr

Profil

7 ans d’expérience en tant qu’assistante de direction puis secrétaire au sein de grandes boites m’ont permis de forger de fortes compétences en organisation administrative et secrétariat.  Dynamique, minutieuse et ayant un sens poussé de la confidentialité, j’ai une résilience éprouvée face au stress et tout type de pressions.

Expérience professionnelle

2019 – Aujourd’hui : Assistante de direction (DRH) – Société XYZ - Toulouse

  •  Gérer les rendez-vous et tenir l’agenda du DRH
  •  Gérer et rédiger les documents administratifs
  •  Organisation des réunions de l’entreprise


2015-2018 : Secrétaire administrative SRH – Entreprise ABC - Toulouse

  •  Rédiger des documents administratifs et d’entreprise
  •  Organiser et assurer le suivi des réunions de cadres et du personnel

Etudes et formations

  •  2014 : BTS Support à l’action managériale – Université de Toulouse
  •  2012 : Bac L – Lycée Sainte-Marie – Toulouse

Langues

  •  Anglais : Niveau moyen – Lu, parlé, écrit
  •  Espagnol : B1 – Lu, parlé

CENTRES D’INTÉRÊT

  •  Sports : natation, foot
  •  Musique classique
  •  Membre du club d’échec de Toulouse
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C’est un métier assez récurrent sur le marché de l’emploi, et il est convoité par un large panel de candidates. Cela étant dit, malgré les avantages professionnels rattachés à ce poste, y accéder relève d’un défi. Pour maximiser vos chances de décrocher un tel travail, employez-vous à réaliser un CV secrétaire administrative percutant. S’il vous manque la méthode et l’astuce pour en faire : nos exemples de CV et ainsi que nos conseils vous donneront l’idée pour y arriver.


CV Secrétaire administrative

Comment concevoir et réaliser un CV de secrétaire administrative efficace ?

Vous avez la conviction d’être la secrétaire administrative idéale pour une entreprise en particulier ? Sachez pourtant que vos compétences et atouts doivent être clairement définis pour convaincre votre futur employeur. Déjà, optimisez votre CV pour attirer et retenir l’attention de votre recruteur, en optant pour un design dynamique possédant quelques caractéristiques spécifiques au niveau de la structure de rédaction, de la mise en page du CV, et de la mise en forme du document.

La structure de contenus appropriée pour CV secrétaire médicale ou secrétaire administrative

Décrire son profil en tant que secrétaire, secrétaire de direction ou secrétaire administrative est un exercice pouvant être complexe, étant donné que celui qui recrute n’est pas forcément celui qui lit votre document et décide de vous appeler. Mais de manière générale, il suffit de donner un fil conducteur à votre CV, de par 3 procédés de structuration :

  • Une approche classique chronologique avec laquelle vous indiquez vos faits de formation ou d’expérience de secrétaire selon un ordre temporel normal. C’est une structure adaptée pour les profils débutants ;
  • Une approche fonctionnelle avec laquelle on rédige les informations les plus à même de coller avec le poste de secrétaire, à savoir les compétences et les expériences relatives aux fonctions décrites. C’est une façon de faire qui va particulièrement privilégier le profil de secrétaire reconverti ;
  • Une approche antichronologique qui met en œuvre une énumération d’informations dans un ordre temporel inversée : les dernières dates des parcours de formation et d’expérience professionnelle placées en haut des listes. Cette technique est plutôt recommandée aux candidates confirmées et expérimentées.

Mise en page d’un CV secrétaire administrative dynamique

L’aspect visuel en général de votre CV doit favoriser une lecture aisée et même agréable. Cela commence par une bonne disposition des parties du document visant à lui donner une organisation bien aérée. Il s’agit de :

  • mettre en place de marges étroites ;
  • diviser le CV en deux rangées verticales
  • compartimenter de manière claire les rubriques en faisant usage de lignes séparatives ou des blocs
  • mettre en place des retraits de paragraphes et des espacements interlignes.

Mise en forme de contenu adaptée pour un CV secrétaire administrative

Votre objectif est de donner un style visuel au document et à son contenu textuel, toujours dans l’optique de rendre le document agréable à lire. L’exercice consiste à :

  • définir des polices et des tailles de polices appropriées pour une lecture aisée sur tout écran (ordinateur, téléphone…) ;
  • mettre les titres en évidence (police différente, surbrillance…).
👉 Pour ce qui est des couleurs en arrière-plan (fond de pages, colonnes, blocs) optez pour des tons modernes en nombre limité et mettant surtout le contenu textuel en valeur.

Comment écrire votre en-tête de CV pour secrétaire administrative ?

L’en-tête du CV prend une forme de plus en plus expéditive, mais toujours aussi concis et claire :

Julie Lescaut, 28 ans

7, Rue des oliviers, Nantes

Contacts : 06 06 07 07 / Lesko@hautemail.com

Facebook : Julie Lescaut


📌 Pour accentuer l’effet dynamique du CV, placez une photo professionnelle de qualité à côté de l’en-tête.

Présenter son parcours professionnel dans un CV secrétaire administrative : comment faire ?

La section Expérience professionnelle sera l’axe de lecture majeure d’un recruteur. Même pour une débutante, il s’agit d’un aspect souvent d’un aspect crucial du CV. Pour la présenter, commencer donc par faire le tri de vos informations. Faites-en sorte que le contenu soit pertinent et en relation avec les exigences du poste. Soyez sincère et assurez de l’exactitude de vos détails, quitte à limiter vos mots à l’essentiel : intitulé de postes, noms d’entreprise, missions... Eclairez-vous avec les exemples suivants :


CV Secrétaire administrative

Exemple de parcours professionnel dans le CV secrétaire administrative débutante

2021 à Aujourd’hui : Secrétaire au Service des ressources humaines – Société ABC Nantes
  • gestion des courriers et des rendez-vous du chef de service
  • rédaction de contrats et autres documents administratifs
  • organisation de réunions et suivi
  • intérim à la secrétaire du directeur général

Exemple de parcours professionnel dans le CV secrétaire administrative d’expérience intermédiaire

2019 - 2022 : Assistante du Directeur financier – Entreprise BTP-France - Nîmes
  • tenue de l’agenda du directeur
  • classement et gestion des documents administratifs et financiers
  • préparation du budget de la direction

2017-2018 : Secrétaire administratif du service des ressources humaines – Société XYZ - Nîmes

  • création de rapports et compte-rendu de réunions
  • gestion des documents administratifs
  • service d’accueil

Exemple de parcours professionnel dans un CV secrétaire administrative senior

2016 - 2022 : Secrétaire médicale – Cabinet Dr Jean Marie Bigard - Nantes
  • organisation de l’agenda du médecin-chef
  • prises des rendez-vous
  • organisation des réunions
  • recherche de fournisseurs

2013 - 2015 : Secrétaire médicale – Clinique Saint-Georges – Nantes

  • gestion de l’agenda du médecin-chef et ses remplaçants
  • gestion des documents administratifs, financiers
  • traitement des rendez-vous
  • organisation et suivi des réunions, reporting

Parcours professionnel CV secrétaire administrative : et pour les personnes en reconversion ?

Les nouvelles bachelières, sortantes d’universités et les personnes en phase de reconversion professionnelle peuvent très bien accéder au poste de secrétaire de direction ou de secrétaire administrative, quand bien même il est généralement dévolu à des personnes expérimentées. Aussi, si vous n’avez pas d’expérience en la matière, vous pouvez citer vos autres parcours professionnels ou tout simplement vous étaler davantage sur vos acquis pédagogiques (formation pratique, stages, etc).


CV Secrétaire administrative

Comment parler de votre formation dans un CV pour secrétaire administrative ?

La cohérence, la concision et la sincérité sont de mise dans l’énumération de vos acquis de formation.

Exemple correct :

CORRECT
2020 : Bac Pro Secrétariat – Etablissement Sainte Geneviève – Bordeaux

2017 : CAP – Formation en secrétariat bureautique – IFP Bordeaux


Exemple incorrect :

INCORRECT
2012 : CAP

2015 : BAC pro Secrétariat


Les compétences dans un CV secrétaire administrative ou secrétaire administratif

Vos arguments de CV doivent être les plus percutants possibles. Pour s’en assurer, ajoutez une ’énumération de vos compétences techniques ou hard skills et qualités personnelles ou soft skills.

Hard skills d’une secrétaire administrative

Il s’agit de compétences techniques et pratiques acquises ou accumulées lors de vos formations ou votre expérience professionnelle. Pour la secrétaire administrative, on peut en énumérer plusieurs comme :

  • les connaissances en secrétariat
  • les aptitudes rédactionnelles
  • la culture générale
  • les connaissances en administration d’entreprise
  • les connaissances du domaine des RH
  • les connaissances en droit
  • la maitrise des outils bureautiques
  • la maitrise des outils informatiques
  • la connaissance des moyens de communication
  • les notions en comptabilité

Soft skills des secrétaires administratives

Les qualités personnelles liées aux fonctions d’une secrétaire administrative accumulées dans le cadre de sa vie globale comptent parmi les atouts recherchés. On peut compter parmi elles :

  • le sens de l’organisation
  • le sens de la confidentialité
  • le sens de l’écoute
  • le sens du service et de l’entraide
  • l’enthousiasme
  • le dynamisme
  • la ponctualité
  • la mémoire
  • la vigilance
  • la résilience mentale et physique
  • la flexibilité
  • la réactivité…

Accroche de CV secrétaire administrative : comment la rédiger ?

Cette partie du CV fait souvent partie des derniers éléments sur lesquels bien réfléchir dans la réalisation. En effet, un peu comme une lettre de motivation, une accroche de CV impacte sur l’impression que le recruteur a vis-à-vis de la candidate. Elle se doit d’être directe, précis, pertinente et surtout percutante. Il s’agit ici carrément de « vendre votre profil ». Pour sa rédaction, une à 3 phrases peuvent suffire, comme dans les exemples qui suivent 👇:

Exemple 1 :

Ancienne assistante de direction et aujourd’hui secrétaire principal au service des ressources humaines d’une grande boîte. Mes acquis de formation en matière d’assistanat et de secrétariat ainsi que mes compétences éprouvées en la matière me dirigent vers un horizon dans la sphère de direction. Polyvalente, organisée et ponctuelle, j’ai également un sens aigu de la confidentialité.

Exemple 2 :

Après 10 années d’expérience en tant que secrétaire dans des boites diverses et opérant dans des secteurs variés, j’ai acquis des connaissances pratiques approfondies en matière d’assistanat à la gestion d’entreprise et du personnel. Rigoureuse, dynamique et autonome, avec un sens aigu de la discrétion.

Quelles autres rubriques pour compléter un CV pour secrétaire administrative ?

Dans certains cas, le contenu peut encore être modeste. Vous pouvez aussi avoir d’autres éléments convaincants qui n’entrent pas dans le cadre des rubriques précédentes. Dans ces cas, vous pouvez l’étoffer avec d’autres informations pertinentes, pouvant aussi conforter celles indiquées dans les sections précédentes. Vous pouvez par exemple mettre : vos centres d’intérêt, votre maitrise de langues étrangères, votre niveau en informatique…


CV Secrétaire administrative

Ø Exemple de centres d’intérêt :

  • Volontaire dans une association d’aide aux démunis
  • Bénévole chez Croix-Rouge
  • Sports : foot, volleyball
  • Musique classique

Ø Exemple pour la maitrise d’autres langues :

LANGUES MAITRISEES
  • Espagnol : Niveau B2 – Lu, parlé
  • Anglais : Advanced – Lu, parlé, écrit

Ø Exemple de compétences en informatique :

  • Microsoft Office
  • Logiciel comptable
  • Réseaux sociaux

👉 Vous pouvez aussi la disposition d’un permis de conduire.

Optimisation de CV secrétaire administrative : quelques conseils en plus

  • Ne bâclez pas la conception de votre CV : triez vos informations, apprenez à rédiger son contenu…
  • Analysez des modèles de CV sur les sites de spécialistes
  • Relisez votre document et cibler les points d’amélioration
  • Utilisez des correcteurs de langue (orthographe, grammaire…

L’essentiel à retenir pour réaliser un CV dynamique :

  • Choisissez une mise en page aérée ;
  • Procédez à une mise en forme qui rend la lecture agréable, avec une esthétique et un design équilibré ;
  • Allez droit au but que ce soit à la rédaction de l’accroche ou celle des contenus de rubriques de CV ;
  • Choisissez la structure de rédaction qui compose avec vos acquis professionnels.

Davantage de succès avec une lettre de motivation


CV Secrétaire administrative

Effectivement, la lettre de motivation est un sérieux appui à votre CV, en ce qu’elle représente une dimension plus personnelle et intime de vous-même. Si vous ne savez pas comment en rédiger : rendez-vous encore sur notre site pour trouver un exemple ou un modèle de lettre de motivation inspirant.

📌 Découvrez aussi des conseils d’experts en création de CV et de lettre de motivation percutante, et multiplier vos chances de passer à la phase entretien !

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FAQ CV de secrétaire en entreprise

Est-ce que faire plus d’une page de CV est une faute grave ?

Notez que les recruteurs engagent un minimum de temps en matière de lecture de CV. L’idéal est donc d’avoir une seule page de CV de secrétaire pour retenir leur attention.

Dans quel format soumettre le CV de secrétaire de direction ou administrative ?

De par son côté pratique et sécuritaire (difficile à modifier par autrui), le format en PDF est idéal en matière de CV.

Faut-il un titre au CV DE secrétaire administrative ?

Dans le cas où l’on est spécialisé dans un domaine en particulier, il est essentiel de bien l’indiquer par un titre. Par exemple : secrétaire médicale.

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