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Lettre de motivation de secrétaire | Guide complet

Lettre de motivation de secrétaire | Guide complet

Hôpitaux, cabinets d'avocats, mairies, cliniques dentaires, sociétés commerciales ou industrielles, banques, etc. Le métier de secrétaire peut être exercé dans de nombreuses enseignes. Mais quel que soit votre choix, vous devez toujours préparer une lettre de motivation pour compléter votre dossier de candidature (CV + lettre de motivation).

Dernière mise à jour:

10/9/2024

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Montecarlo

Exemple de lettre de motivation de secrétaire

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Gilles EDOUARD
+33 4 75 43 00 87
gilles.edouard@gmail.com
16 Bd Général de Gaulle, 26000 Valence, Franc

Centre Hospitalier de Valence

Mr Bruno

179 Bd Maréchal

26000 Valence, France

Fait à Valence, le 21 décembre 2020

Objet : Candidature au poste de secrétaire

Mr Bruno, Responsable des ressources humaines

Je me permets de répondre à votre offre d'emploi et de vous soumettre ma candidature pour le poste de secrétaire médicale au sein de votre hôpital de Valence. Rejoindre votre équipe sera pour moi une formidable opportunité de m'investir pleinement dans le monde professionnel et de donner un nouvel élan à ma carrière.

Durant les 8 années passées au sein de l'Hôpital Saint-Antoine, j'ai pu maîtriser les techniques de traitement des différents dossiers administratifs ainsi que la gestion des demandes des interlocuteurs internes et externes. J'ai également développé de nombreuses compétences utiles au poste de secrétaire administrative telles que l'accueil physique et téléphonique des clients, l'organisation de rendez-vous ou encore la planification de réunions.

Formée et expérimentée, je dispose des qualités personnelles nécessaires pour assurer la prise en charge des patients dans les meilleures conditions. Je dispose d'une excellente capacité d'écoute, d'adaptabilité, d'autonomie, d'un bon sens de l'organisation et de rigueur, et je suis très attentive aux consignes qui me sont données par les responsables.

J'espère pouvoir vous montrer ma motivation et mon enthousiasme lors d'un entretien que vous voudrez bien m'accorder.

Dans l’attente, je vous prie d’accepter, Monsieur Brunot, l’expression de mes salutations bien distinguées.

[Signature]

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Dans la conception de la lettre de motivation, il y a certaines règles à respecter pour qu'il soit efficace et convaincant. C'est ce que nous allons vous montrer dans ce guide de rédaction de la lettre de motivation secrétaire. Vous trouverez également de nombreux conseils et une lettre type pour vous affûter afin de mettre toutes les chances de votre côté.

D’autres exemples de CV sont à votre disposition comme bonne source d’inspiration ! N’hésitez pas à parcourir nos sujets sur la :

Points clés lors de la rédaction de la lettre de motivation secrétaire

Personnalisation : Mentionnez des détails spécifiques sur l'entreprise et le poste.
Compétences ciblées : Adaptez vos compétences en fonction du type de secrétariat (médical, de direction, etc.).
Qualités humaines : Mettez en avant vos aptitudes relationnelles et votre sens du service.
Exemples concrets : Illustrez vos compétences avec des exemples précis de votre expérience.
Conclusion motivante : Soulignez votre intérêt pour le poste et proposez un point à discuter lors de l’entretien.
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Comment préparer une lettre de motivation pour le poste de secrétaire ?

Avant de rédiger votre lettre de motivation secrétaire, il y a quelques points que vous devez envisager :

Connaître le destinataire de la lettre de motivation

Il est essentiel que vous sachiez à qui votre lettre de motivation sera adressée. Vous devez notamment recueillir un maximum d'informations sur la personne chargée du recrutement ou la personne chargée des ressources humaines.

Pour ce faire, voici quelques techniques simples :

Interrogez certains des employés qui y travaillent
Allez sur LinkedIn et recherchez l'entreprise en consultant l'onglet « people »
Essayez de contacter un responsable des ressources humaines qui travaille dans le domaine qui vous intéresse
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Une fois que vous avez identifié la personne chargée du recrutement, essayez de comprendre sa position hiérarchique dans l’entreprise qu’il travaille. Essayez aussi de connaître son parcours professionnel, car cela représente une autre information importante.

Etudier le poste que vous briguez

Il s’agit de bien comprendre le poste que vous convoitez, en analysant attentivement la description de l'offre d'emploi que vous avez trouvé. Cherchez à savoir en quoi consiste cet emploi.

En même temps, nous vous conseillons d’identifier les mots clés présents dans cette annonce d’emploi ainsi que de faire une liste des qualités requises qui y sont exigées. Ces informations seront utiles plus tard lors de la rédaction de votre lettre de motivation de secrétaire.

Connaître l’entreprise et son domaine d’activité

Pour faire une bonne impression auprès du recruteur, il est important que vous connaissiez l'histoire et tout ce qui se rapporte à l'entreprise à laquelle vous postulez. Pour cela, il vous suffit de visiter le site internet de l'entreprise et de repérer les éléments de langage récurrents ainsi que les principaux mots clés utilisés. Retenez les principales valeurs de l'entreprise dans le but de perfectionner le contenu de votre lettre de motivation.

Choisir la bonne structure pour réussir sa lettre de motivation de secrétaire

La première chose à réaliser avant de rédiger, c'est le plan de votre lettre de motivation secrétaire.

Généralement, qu’il s’agisse d’une lettre de motivation secrétaire pour un stage, une reconversion professionnelle ou une candidature classique, la structure de lettre classique reste le bon choix :

En-tête
Paragraphe d’introduction
Paragraphe sur vos compétences techniques
Paragraphe sur vos qualités humaines
Conclusion
Formule de politesse de fin
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⚠️ Remarque: Lors de rédaction de ce document, ne mentionnez surtout pas un élément négatif comme une interruption de carrière ou autre. Vous devez être positif et vous devez toujours montrer que vous êtes le candidat idéal pour ce poste.

Mettre en page et mettre en forme votre lettre de motivation pour poste de secrétaire

Il est essentiel de présenter une candidature claire et agréable à lire, car les recruteurs privilégient les dossiers faciles à comprendre. Tout comme le curriculum vitae, l'impact de votre lettre de motivation est fortement influencé par sa présentation et sa structure.

Pour cette raison, nous vous proposons de respecter les règles suivantes :

Faites tenir votre lettre de motivation sur une seule page de format A4
Privilégiez des sauts de ligne entre chaque paragraphe et des marges classiques sur les côtés pour bien aérer le contenu
Utilisez la même police de caractère et les mêmes couleurs que vous avez utilisées dans votre curriculum vitae
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Rédiger un en-tête adapté pour votre lettre de motivation secrétaire

L’en-tête de votre lettre de motivation contient vos informations de contact, les coordonnées de l’entreprise et de votre destinataire, l’objet de votre candidature.

Vos coordonnées personnelles comprennent :

Votre prénom et votre nom
Votre numéro de téléphone portable
Votre adresse e-mail
Votre adresse de résidence avec code postal, ville
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Les informations sur l’entreprise que vous convoitez :

Le nom du recruteur ou du responsable de RH
Nom de l’entreprise
Adresse complète de l’entreprise avec code postal, ville
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L’objet de la lettre :

L’objet de votre lettre est en quelque sorte son intitulé. Il doit préciser clairement le poste que vous visez. Selon votre choix, vous pouvez aussi ajouter d’autres informations comme votre ancienneté, l’un de vos atouts concurrentiels ou simplement votre disponibilité.

Objet : Secrétaire administrative avec 7 ans d’expérience
Objet : Candidature au poste de stagiaire secrétaire juridique
Objet : Secrétaire de direction bilingue
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La phrase de salutation :

Celle-ci à pour objectif d’honorer le responsable du recrutement et de l'inciter à lire votre lettre de motivation. Pour la reformuler avec politesse, vous devez inclure « Monsieur » ou « Madame ». Si vous connaissez le nom du lecteur, vous pouvez le mentionner.

Modèle d’en-tête de lettre de motivation de secrétaire en stage comptabilité

Mathias LATOUR

+33 6 34 46 43 27

mathias.latour@gmail.com

52 Rue de la Pierre 69100, Lyon

Mr Manon

Solrick

93 rue Banaudon, 69009 Lyon

Objet : Candidature pour le poste de stagiaire secrétaire comptabilité

Monsieur Manon, responsable de recrutement chez Solrick

Paragraphe d'introduction accrocheur pour lettre de motivation secrétaire

Ce premier paragraphe sert effectivement à capter l’attention du recruteur. Vous devez y démontrer que vous comprenez parfaitement le rôle et les responsabilités du poste de secrétaire offert.

Pour réussir à rédiger de manière accrocheuse ce paragraphe d’introduction, vous devez :

Commencer avec une courte présentation de votre situation actuelle
Décrire brièvement vos parcours professionnels ou vos cursus
Expliquer au chargé de recrutement votre ambition professionnelle
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💡 Astuces: Pour avoir plus d’idées originales, inspirez-vous de nos exemples de lettre de motivation. Consultez également nos conseils de rédaction afin de ne pas faire d’erreurs !

Exemple phrase d’introduction dans une lettre de motivation secrétaire en stage

Étant actuellement étudiante en master de comptabilité à l'université de Paris, je suis à la recherche d'un stage à partir du 14 mai 2018. Travailler et me former au sein de l'entreprise MédicAction sera pour moi l'occasion de combiner mes capacités de synthèse et d'organisation avec ma passion pour le digital et l'entrepreneuriat et de contribuer à la croissance future du groupe.

Lettre de motivation secrétaire : Valorisez vos compétences pour le poste

Le deuxième paragraphe de votre lettre de motivation sert à présenter vos compétences professionnelles pour le poste que vous visez. Avant de le rédiger, pensez d’abord à réanalyser une seconde fois les prérequis de l’offre d’emploi.

L’idée est de confronter vos informations professionnelles indiquées dans votre CV de secrétaire avec les critères demandés dans l’offre d’emploi. Cela vous permet de prouver que vous pouvez maitriser et mener à bien les missions confiées au poste de secrétaire.

📌 Remarque: Si vous êtes un candidat sans expérience, concentrez-vous sur les missions qui vous attendent. Faites le lien entre vos qualités comportementales, vos compétences générales et les tâches prévues. Cela indique au recruteur ce que vous pouvez apporter sans se référer à vos antécédents.

Ci-après, vous trouverez une présentation de ce deuxième paragraphe pour une lettre de motivation d’une secrétaire juridique

Grâce aux formations que j'ai suivies ainsi que ma carrière chez le cabinet d’avocat de Paris, j’ai acquis toutes les bases nécessaires à l’exercice du métier. Je maîtrise parfaitement l'aspect juridique du secrétariat : Accueil physique et téléphonique des clients, la gestion des rendez-vous, l’élaboration des comptes rendus, gestion d’un agenda, gestion des courriers.

Mettez en avant vos qualités humaines et votre motivation pour le poste de secrétaire

Dans la plupart des postes administratifs, quelle que soit l'entreprise ou le secteur, vous serez amené(e) à interagir régulièrement avec une diversité de personnes, qu'il s'agisse de collègues, de partenaires ou de clients. Ces échanges peuvent inclure la coordination d'activités, la gestion de projets communs, la résolution de problèmes…

Pour cela, il est essentiel de montrer dans ce paragraphe de votre lettre de motivation secrétaire :

Votre excellence en communication
votre appétence pour le travail en équipe
votre sens de la collaboration
d’autres qualités comportementales pertinentes à l’offre d’emploi
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💡 Astuces: Pour préparer votre paragraphe, renseignez-vous sur vos futurs collaborateurs, comme le nombre d'employés, pour démontrer votre intérêt pour le poste au recruteur.

Voici un modèle du troisième paragraphe tiré dans un modèle de lettre de motivation de secrétaire comptable

Dotée d’un fort esprit de coopération et d’une bonne organisation de travail, je souhaite mettre à profit mon savoir-faire auprès de vos clients et de l’équipe de votre établissement. Sachant hiérarchiser les tâches qui me sont confiées, je peux travailler sur diverses missions et je suis capable de m’adapter facilement à différentes situations et personnes.

Conclure votre lettre de motivation de secrétaire par une phrase d'appel à l'action

Ce paragraphe final a pour but de motiver le recruteur à vous convoquer à un entretien d'embauche. Il doit constituer donc un appel à l'action efficace.

Lorsque vous rédigez la conclusion, prenez en compte les directives suivantes :

Préciser un sujet que vous voudriez aborder pendant l’entretien d’embauche
Indiquer que vous désirez rejoindre le poste de secrétaire qu’il propose
Clôturer le tout avec une formule de politesse
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Exemple de paragraphe de conclusion dans la lettre de motivation d’un secrétaire de direction

Faute de place, je n'ai pas pu vous en dire plus sur mes 7 années d'expérience en tant que secrétaire comptable. J'espère avoir la chance de découvrir vos attentes vis-à-vis de ce poste lors d'un entretien à votre convenance. Je reste à votre disposition pour un rendez-vous téléphonique ou physique.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées

Conseils pour améliorer votre lettre de motivation pour le poste de secrétaire

Faites très attention à l’orthographe
Assurez-vous que lettre de motivation et curriculum vitae soient cohérents sans se répéter
Écrivez des phrases claires et compréhensibles
Ne pas se tromper dans le nom de l’entreprise ou du cabinet
Essayez d’avoir le nom exact du destinataire pour personnaliser l’adresse
Envoyez votre lettre de motivation de secrétaire en format PDF
Ajoutez une signature manuscrite à la fin
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FAQ - Lettre de motivation secrétaire

Quelle est l’importance d’une approche personnalisée pour la lettre de motivation secrétaire dans un PME vs. une grande entreprise ?

Dans une petite entreprise, mettez en avant votre capacité à porter plusieurs casquettes et à vous impliquer de manière polyvalente. Pour une grande entreprise, concentrez-vous sur votre expertise dans des processus spécifiques et votre capacité à collaborer efficacement avec divers départements.

Je trouve difficile de faire ressortir mon enthousiasme pour le poste. Comment puis-je mieux exprimer ma motivation ?

Vous pouvez montrer votre enthousiasme en expliquant pourquoi le poste vous attire spécifiquement, en mentionnant des aspects de l'entreprise que vous admirez, et en utilisant un langage positif et énergique. Incluez des détails sur ce que vous espérez accomplir et comment vous vous voyez contribuer à l’équipe.

Je suis intéressé par un poste dans une entreprise avec une culture très différente de la mienne. Comment puis-je montrer que je suis un bon fit ?

Vous pouvez démontrer votre adaptabilité en mettant en avant des expériences où vous avez dû vous adapter à des environnements ou cultures différents. Montrez comment vous pouvez contribuer à la culture de l'entreprise tout en apportant votre propre perspective unique. Cela montre votre ouverture d'esprit et votre capacité à vous intégrer.

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