Dans la conception de la lettre de motivation, il y a certaines règles à respecter pour qu'il soit efficace et convaincant. C'est ce que nous allons vous montrer dans ce guide de rédaction de la lettre de motivation secrétaire. Vous trouverez également de nombreux conseils et une lettre type pour vous affûter afin de mettre toutes les chances de votre côté.
D’autres exemples de CV sont à votre disposition comme bonne source d’inspiration ! N’hésitez pas à parcourir nos sujets sur la :
- Lettre de motivation pour poste de secrétaire médicale
- Lettre de motivation pour reconversion professionnelle
- Lettre de motivation pour stage
Points clés lors de la rédaction de la lettre de motivation secrétaire
- Personnalisation : Mentionnez des détails spécifiques sur l'entreprise et le poste.
- Compétences ciblées : Adaptez vos compétences en fonction du type de secrétariat (médical, de direction, etc.).
- Qualités humaines : Mettez en avant vos aptitudes relationnelles et votre sens du service.
- Exemples concrets : Illustrez vos compétences avec des exemples précis de votre expérience.
- Conclusion motivante : Soulignez votre intérêt pour le poste et proposez un point à discuter lors de l’entretien.
Comment préparer une lettre de motivation pour le poste de secrétaire ?
Avant de rédiger votre lettre de motivation secrétaire, il y a quelques points que vous devez envisager :
- Connaître le destinataire de la lettre de motivation
Il est essentiel que vous sachiez à qui votre lettre de motivation sera adressée. Vous devez notamment recueillir un maximum d'informations sur la personne chargée du recrutement ou la personne chargée des ressources humaines.
Pour ce faire, voici quelques techniques simples :
- Interrogez certains des employés qui y travaillent
- Allez sur LinkedIn et recherchez l'entreprise en consultant l'onglet « people »
- Essayez de contacter un responsable des ressources humaines qui travaille dans le domaine qui vous intéresse
Une fois que vous avez identifié la personne chargée du recrutement, essayez de comprendre sa position hiérarchique dans l’entreprise qu’il travaille. Essayez aussi de connaître son parcours professionnel, car cela représente une autre information importante.
- Etudier le poste que vous briguez
Il s’agit de bien comprendre le poste que vous convoitez, en analysant attentivement la description de l'offre d'emploi que vous avez trouvé. Cherchez à savoir en quoi consiste cet emploi.
En même temps, nous vous conseillons d’identifier les mots clés présents dans cette annonce d’emploi ainsi que de faire une liste des qualités requises qui y sont exigées. Ces informations seront utiles plus tard lors de la rédaction de votre lettre de motivation de secrétaire.
- Connaître l’entreprise et son domaine d’activité
Pour faire une bonne impression auprès du recruteur, il est important que vous connaissiez l'histoire et tout ce qui se rapporte à l'entreprise à laquelle vous postulez. Pour cela, il vous suffit de visiter le site internet de l'entreprise et de repérer les éléments de langage récurrents ainsi que les principaux mots clés utilisés. Retenez les principales valeurs de l'entreprise dans le but de perfectionner le contenu de votre lettre de motivation.
Choisir la bonne structure pour réussir sa lettre de motivation de secrétaire
La première chose à réaliser avant de rédiger, c'est le plan de votre lettre de motivation secrétaire.
Généralement, qu’il s’agisse d’une lettre de motivation secrétaire pour un stage, une reconversion professionnelle ou une candidature classique, la structure de lettre classique reste le bon choix :
- En-tête
- Paragraphe d’introduction
- Paragraphe sur vos compétences techniques
- Paragraphe sur vos qualités humaines
- Conclusion
- Formule de politesse de fin
Mettre en page et mettre en forme votre lettre de motivation pour poste de secrétaire
Il est essentiel de présenter une candidature claire et agréable à lire, car les recruteurs privilégient les dossiers faciles à comprendre. Tout comme le curriculum vitae, l'impact de votre lettre de motivation est fortement influencé par sa présentation et sa structure.
Pour cette raison, nous vous proposons de respecter les règles suivantes :
- Faites tenir votre lettre de motivation sur une seule page de format A4
- Privilégiez des sauts de ligne entre chaque paragraphe et des marges classiques sur les côtés pour bien aérer le contenu
- Utilisez la même police de caractère et les mêmes couleurs que vous avez utilisées dans votre curriculum vitae
Rédiger un en-tête adapté pour votre lettre de motivation secrétaire
L’en-tête de votre lettre de motivation contient vos informations de contact, les coordonnées de l’entreprise et de votre destinataire, l’objet de votre candidature.
Vos coordonnées personnelles comprennent :
- Votre prénom et votre nom
- Votre numéro de téléphone portable
- Votre adresse e-mail
- Votre adresse de résidence avec code postal, ville
Les informations sur l’entreprise que vous convoitez :
- Le nom du recruteur ou du responsable de RH
- Nom de l’entreprise
- Adresse complète de l’entreprise avec code postal, ville
L’objet de la lettre :
L’objet de votre lettre est en quelque sorte son intitulé. Il doit préciser clairement le poste que vous visez. Selon votre choix, vous pouvez aussi ajouter d’autres informations comme votre ancienneté, l’un de vos atouts concurrentiels ou simplement votre disponibilité.
- Objet : Secrétaire administrative avec 7 ans d’expérience
- Objet : Candidature au poste de stagiaire secrétaire juridique
- Objet : Secrétaire de direction bilingue
La phrase de salutation :
Celle-ci à pour objectif d’honorer le responsable du recrutement et de l'inciter à lire votre lettre de motivation. Pour la reformuler avec politesse, vous devez inclure « Monsieur » ou « Madame ». Si vous connaissez le nom du lecteur, vous pouvez le mentionner.
Modèle d’en-tête de lettre de motivation de secrétaire en stage comptabilité
Paragraphe d'introduction accrocheur pour lettre de motivation secrétaire
Ce premier paragraphe sert effectivement à capter l’attention du recruteur. Vous devez y démontrer que vous comprenez parfaitement le rôle et les responsabilités du poste de secrétaire offert.
Pour réussir à rédiger de manière accrocheuse ce paragraphe d’introduction, vous devez :
- Commencer avec une courte présentation de votre situation actuelle
- Décrire brièvement vos parcours professionnels ou vos cursus
- Expliquer au chargé de recrutement votre ambition professionnelle
Exemple phrase d’introduction dans une lettre de motivation secrétaire en stage
Lettre de motivation secrétaire : Valorisez vos compétences pour le poste
Le deuxième paragraphe de votre lettre de motivation sert à présenter vos compétences professionnelles pour le poste que vous visez. Avant de le rédiger, pensez d’abord à réanalyser une seconde fois les prérequis de l’offre d’emploi.
L’idée est de confronter vos informations professionnelles indiquées dans votre CV de secrétaire avec les critères demandés dans l’offre d’emploi. Cela vous permet de prouver que vous pouvez maitriser et mener à bien les missions confiées au poste de secrétaire.
Ci-après, vous trouverez une présentation de ce deuxième paragraphe pour une lettre de motivation d’une secrétaire juridique
Mettez en avant vos qualités humaines et votre motivation pour le poste de secrétaire
Dans la plupart des postes administratifs, quelle que soit l'entreprise ou le secteur, vous serez amené(e) à interagir régulièrement avec une diversité de personnes, qu'il s'agisse de collègues, de partenaires ou de clients. Ces échanges peuvent inclure la coordination d'activités, la gestion de projets communs, la résolution de problèmes…
Pour cela, il est essentiel de montrer dans ce paragraphe de votre lettre de motivation secrétaire :
- Votre excellence en communication
- votre appétence pour le travail en équipe
- votre sens de la collaboration
- d’autres qualités comportementales pertinentes à l’offre d’emploi
Voici un modèle du troisième paragraphe tiré dans un modèle de lettre de motivation de secrétaire comptable
Conclure votre lettre de motivation de secrétaire par une phrase d'appel à l'action
Ce paragraphe final a pour but de motiver le recruteur à vous convoquer à un entretien d'embauche. Il doit constituer donc un appel à l'action efficace.
Lorsque vous rédigez la conclusion, prenez en compte les directives suivantes :
- Préciser un sujet que vous voudriez aborder pendant l’entretien d’embauche
- Indiquer que vous désirez rejoindre le poste de secrétaire qu’il propose
- Clôturer le tout avec une formule de politesse
Exemple de paragraphe de conclusion dans la lettre de motivation d’un secrétaire de direction
Conseils pour améliorer votre lettre de motivation pour le poste de secrétaire
- Faites très attention à l’orthographe
- Assurez-vous que lettre de motivation et curriculum vitae soient cohérents sans se répéter
- Écrivez des phrases claires et compréhensibles
- Ne pas se tromper dans le nom de l’entreprise ou du cabinet
- Essayez d’avoir le nom exact du destinataire pour personnaliser l’adresse
- Envoyez votre lettre de motivation de secrétaire en format PDF
- Ajoutez une signature manuscrite à la fin
