Guide de rédaction CV secrétaire + Modèles à télécharger

Selon France Info, les besoins en secrétariat numérique montent en flèche de 2020 et 2021, et plus particulièrement auprès des services publics, mais aussi dans les écoles et les centres médicaux.

Le salaire moyen varie de 1 600 à 2 000 euros nets par mois . Vous souhaitez postuler en tant que secrétaire ?

Choisissez un exemple de CV pour secrétaire, sélectionnez le modèle qui vous convient et téléchargez gratuitement. Vous pouvez aussi trouver des conseils pour vous aider à mieux rédiger votre CV.

Informations complémentaires sur le métier de secrétaire

Il est possible de se spécialiser dans le secrétariat assez tôt, mais les recruteurs privilégient les diplômés en bac pro gestion-administration, BTS assistant de gestion PME-PMI, BTS assistant de manager ou encore DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA).

Quel que soit votre cursus, certaines qualités vous distingueront des autres postulants. Les recruteurs sont ainsi davantage intéressés par un profil de secrétaire multitâche, méthodique, bon communicant et maîtrisant quelques langues étrangères.

En général, le/la débutant(e) est rémunéré(e) autour de 1600 euros nets par mois, tandis que le secrétaire confirmé(e) avec plus de 7 ans d’expérience gagne jusqu’à 2 500 euros nets selon la complexité de ses tâches 💰 .

Les principales missions attribuées à ce professionnel concernent la prise de rendez-vous, l’organisation des réunions, la préparation des voyages d’affaires et des séminaires, rédiger des rapports et envoyer du courrier, etc.

La fonction de secrétaire demande une grande polyvalence. Il est ainsi nécessaire de mettre en avant cet atout dans le CV de secrétaire .

Comment créer un CV de secrétaire ?

La conception d’un CV pour le poste d’un secrétaire , tout comme la mise en page et la rédaction d’une lettre de motivation, doit capter l'attention pour que les recruteurs retiennent votre profil. Un CV de secrétaire doit mentionner avec précision le domaine d’activité dans lequel le candidat souhaite postuler. Secrétaire administrative, secrétaire d’école, secrétaire médicale, assistante ou secrétaire de direction, les fonctions varient selon le secteur.

La mise en page du CV secrétaire

La mise en page du CV ne cesse d’évoluer en fonction du développement des nouvelles technologies et de l'offre d'emploi.

Voici un exemple de mise en page :

• Profil : commencez votre CV par une section réservée à votre profil qui tient sur 4 ou 6 lignes pour vous mettre en valeur. Allez à l’essentiel en mettant en valeur vos qualités essentielles au poste en question.
• En-tête : cette section liste vos compétences et vos talents en lien avec le poste. Cette courte partie doit permettre au recruteur de connaître ce que vous êtes capable de faire.
• Expériences et compétences : commencez par les expériences les plus récentes qui correspondent à l’emploi auquel vous postulez. Utilisez des puces à la place des paragraphes. Précisez le rôle exact que vous avez occupé dans les emplois passés.
• Les sections : agencez votre CV par section (expérience professionnelle, compétences, qualités, centres d’intérêt…) pour qu’il soit le plus clair et le plus pertinent possible.

La structure du CV secrétaire, aussi bien sénior que junior

La structure du CV, que ce soit pour un poste de secrétariat, d’assistante, de standardiste, de réceptionniste ou autres est à peu près la même.

Elle doit présenter les principales informations concernant le parcours professionnel, les études et les compétences techniques.

Bien que le format Word soit tout à fait acceptable pour le CV de secrétaire , le format PDF est très apprécié.

Il existe des différents types de structure : chronologique, fonctionnel et antichronologique. Chacun a ses avantages et ses inconvénients.

• Le CV chronologique énonce les expériences des plus anciennes aux plus récentes. Il est conseillé aux profils juniors qui n’ont pas encore beaucoup d’expérience professionnelle à leur actif.
• Le CV fonctionnel met en avant les compétences acquises au cours de sa carrière professionnelle. Il convient aux candidats expérimentés.
• Le CV antichronologique énonce les expériences des plus récentes aux plus anciennes. Il permet d’insister et de mettre en avant les expériences les plus récentes. Il est à privilégier si vous commencez votre vie professionnelle ou si vous candidatez pour un poste ayant une continuité avec votre carrière.

Comment rédiger l’en-tête du Curriculum Vitae de secrétaire ?

L’en-tête du curriculum vitae est composé de quelques mots qui relatent les renseignements concernant votre profil professionnel. Il sert à retenir l'attention du recruteur sur votre dossier de candidature.

Dans nos exemples de CV de secrétaire , l’en-tête contient le nom du métier/poste, l’environnement de travail (administration, cabinet médical, école, hôtel, agence, etc.), le nombre d’années d’expérience et la spécialisation de celui qui demande l’emploi.

Exemple d’en-tête / Exemple de mauvais en-tête

CORRECT

Secrétaire administrative, forte de 6 ans d’expérience. Experte en gestion organisationnelle et parfaite maitrise de Microsoft Office. Bilingue et disponible de suite. 06 01 02 03 04

INCORRECT

Secrétaire accompli, possédant une expertise étendue dans un environnement de bureaux rigoureux. Doté de véritables compétences dans le développement de relations durables et professionnelles avec les clients, la résolution des conflits de manière diplomatique et l'amélioration du taux de fidélisation des clients. Connaissances de la terminologie, des produits et services, et grande capacité à apporter des réponses personnalisées et adaptées aux requêtes de l'ensemble des intervenants. (En-tête trop long et trop détaillé)

Faut-il une photo dans le CV de secrétaire ?

Comme vous pouvez le voir dans notre modèle de CV, il est préférable de mettre une photo récente. Privilégiez le format portrait rectangulaire de dimension 6,5 x 4,5 cm. Votre photo doit être nette, et refléter votre professionnalisme. De ce fait, votre tenue doit être correcte.

A noter que si vous craignez une forme de discrimination d’ordre physique, vous avez tout à fait le droit d'envoyer un CV anonyme. Vous serez ainsi jugé uniquement sur la base de vos compétences et de votre parcours.

Comment rédiger le titre d'un CV secrétaire ?

Le titre de votre CV pour secrétaire doit se trouver en haut, dans la partie en-tête, afin d’attirer l’attention du recruteur. Le titre que vous mettez sur le curriculum vitae est le nom du poste à pourvoir dans l’annonce d’offre d’emploi. Par exemple « Secrétaire médicale », « Assistante de direction » etc. Le titre facilite l’étape de la sélection pour le recruteur et donne plus de précision et de professionnalisme à votre CV.

Mise en valeur de l'expérience professionnelle dans le CV de secrétaire

Cette rubrique consacrée aux expériences professionnelles permet au recruteur d’évaluer vos capacités et de mesurer votre niveau d’expertise. C’est d’ailleurs la première chose que votre recruteur regarde sur le CV. Si vous avez une expérience dans un poste similaire, cela pourrait augmenter vos chances d’être admis. Les recruteurs ont tendance à favoriser les candidats ayant un parcours professionnel plus riche.

CORRECT

Juillet 2014-présent Secrétaire médicale
Cabinet médical, Tours

• Accueil des patients
• Veiller à l’organisation du service
• Assurer la prise en charge médico-administrative des patients
• Assurer le suivi des dossiers des patients

Mai 2012- Juin 2014 Assistant de direction
Société Fraise, Tours

• Gestion du courrier
• Prise de rendez-vous
• En charge de l’organisation des réunions

- Classement et archivage des dossiers

INCORRECT

Juillet 2014-présent Secrétaire médicale
Mai 2012- Juin 2014 Assistant de direction

Il est important de donner des détails pour aider les recruteurs à évaluer vos compétences.

Comment décrire ses expériences professionnelles sur son CV pour secrétaire ?

La meilleure manière de représenter les expériences professionnelles dans le CV est de lister par ordre chronologique. Commencez par votre expérience professionnelle la plus récente, puis terminez avec les stages et les premiers boulots que vous jugez pertinents. Bien entendu, nul besoin de vous étaler en listant tous les petits jobs d’été que vous avez eus dans la jeunesse, au risque de faire trop long, à moins que vous n’ayez pas d’autres expériences à mettre. S’il s’agit de votre premier travail, il n’y a aucune honte à le dire dans votre lettre de motivation.

Exemples d'expériences professionnelles pour secrétaire débutant(e)

Exemples d’expériences professionnelles pour secrétaire sénior

Comment valoriser son cursus et ses formations dans le CV de secrétaire ?

Pour prétendre à un poste de secrétaire, le candidat doit s’assurer de posséder les diplômes et d’avoir suivi des formations spécifiques, à mettre dans le modèle de CV. Que vous ayez obtenu un BTS GPME ou un Bac + 3 en Management par exemple, mentionnez ces qualifications de la plus récente à la plus ancienne. Si vous n’avez pas suivi de formation spécifique dans le domaine du secrétariat, vous pouvez mettre vos différentes compétences pratiques (en informatique notamment) ou les différentes langues que vous maitrisez. Ces connaissances sont également utiles à cette fonction.

Faut-il commencer par la rubrique formation ou les expériences professionnelles ?

Certes, les études et les formations font partie des informations capitales dans un CV. Cependant, les expériences professionnelles intéressent davantage les recruteurs. De ce fait, si vous avez déjà travaillé en tant que secrétaire, privilégiez un CV rétro-chronologique, c’est-à-dire mentionnant le parcours professionnel et les compétences avant la formation. Pour un jeune diplômé qui n’a pas ou très peu d’expériences professionnelles, il est préférable de mettre l’accent sur la formation et les diplômes avant les expériences professionnelles. Veillez à bien préciser les diplômes et les dates de leur obtention. Si vous avez été major de promotion ou si vous avez reçu une récompense particulière, vous pouvez les mentionner afin de vous valoriser davantage.

Comment bien lister ses études dans un CV secrétaire ?

Suivant le meilleur CV de secrétaire que vous aurez choisi, commencez par mettre votre diplôme le plus élevé dans cette rubrique d’études et formations.

Nul besoin d’inclure les diplômes d'études secondaires, sauf si vous n'avez pas fréquenté l'université, ou si vous avez étudié dans une école prestigieuse.

Exemple de la section Études d’un CV secrétaire

Les compétences à intégrer dans le CV secrétaire, que ce soit pour un CV d’Office Manager ou un CV d’Assistante

Il existe quelques compétences requises en tant que secrétaire. Ces capacités et atouts personnels sont également valables pour les postes d’office manager et d’assistante bureautique. Il s’agit généralement de compétences techniques comme la maitrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques. Les langues et les compétences rédactionnelles viennent également en tête de liste.

Quelles sont les compétences principales recherchées pour un secrétaire ?

Voici une liste non exhaustive des hard-skills pour le métier de secrétaire :

• Maitrise des outils informatiques
• Maitrise de l'outil bureautique (Microsoft office, tableur…)
• Maitrise des nouvelles technologies
• Connaissance des principes et des modalités d'accueil
• Maitrise des techniques de prise de notes
• Maitrise de la dactylographie
• Capacités rédactionnelles
• Maitrise d’au moins une langue étrangère

Voici une liste non exhaustive des soft-skills pour le métier de secrétaire :

• Esprit de synthèse
• Sens relationnel
• Organisé
• Réactif …

Quelles compétences pour un(e) débutant(e) ?

Les compétences à mettre dans le CV de secrétaire junior sont :

• Maitrise des matériels bureautiques et des logiciels de données
• Maitriser au moins une langue étrangère
• Rédiger un rapport de réunion
• Une bonne gestion du temps

Quelles compétences pour un(e) sénior qualifié(e) ?

Les compétences requises pour un secrétaire sénior :

• Parfaite maitrise des outils informatiques de base
• Compétence en organisation et préparation des réunions
• Savoir identifier les besoins en termes de recrutement pour offre d’emploi
• Savoir préparer et organiser les réunions et formations
• Préparer les voyages d’affaires et les événements, etc.

Comment rédiger l’accroche d'un CV secrétaire ?

L’accroche est très importante dans le CV.

Sans trop s’étaler dans les détails, elle doit tout de même être assez fournie pour donner envie au recruteur de lire la suite de votre dossier. Donnez le titre « Profil » à l’accroche et mettez-la tout en haut de votre CV pour qu’elle soit lue en premier.

Exemple d’accroche pour un(e) secrétaire junior

Exemple d’accroche pour un(e) secrétaire sénior

Comment inclure les rubriques supplémentaires pour votre Curriculum Vitae de secrétaire ?

Quelques rubriques supplémentaires doivent être intégrées dans le CV secrétaire . Ces informations complémentaires sur le candidat soulignent sa polyvalence et aident le recruteur à mieux le connaitre. C’est aussi la partie où le demandeur d’emploi peut démontrer ses valeurs, ses hobbies et ses centres d’intérêt.

Les compétences informatiques et certifications

La maitrise des outils informatiques de base comme Microsoft Office fait partie des compétences requises dans le CV secrétaire débutant(e) ou CV secrétaire confirmé(e). Comme le secrétaire passera la plupart de son temps à passer des appels et à être devant l’ordinateur, il est indispensable d’avoir des connaissances de base.

Les centres d’intérêt

Il est recommandé d’intégrer les hobbies et/ou centres d’intérêt dans le CV pour aider le recruteur à vous connaître davantage. Toutefois, mieux vaut vous contenter d’indiquer les centres d’intérêt les plus pertinents pour le métier. Par ailleurs, les centres d’intérêt doivent apporter un plus à votre profil. Il est ainsi inutile de mentionner des activités banales telles que le cinéma ou le karaoké. Vous pouvez mentionner si vous avez un blog (en vous assurant d’en donner le lien) ou avez effectué un voyage humanitaire (mentionner la durée et le lieu). Vous pouvez également mentionner si vous avez participé à un concours de dactylographie.

Mieux vaut éviter de mentionner les centres d’intérêt qui font référence à une appartenance politique ou religieuse dans un CV.

Les langues

Un ou une secrétaire doit être bilingue. La maitrise de l’anglais est souvent impérative.

Savoir parler et comprendre une troisième voire une quatrième langue serait parfait.

Le chinois, l’espagnol, le turc et l’allemand sont aussi appréciés chez les candidats à ce poste.

La maitrise d’une ou plusieurs langues étrangères est essentielle pour ce type de travail. Il est ainsi indispensable de le mentionner dans le CV. Il faut également indiquer chaque niveau de pratique. Si vous avez passé un examen tel que TOEIC, TOEFL, SIELE, DSH ou encore DELF, indiquez vos scores avec l’année du passage.

Exemple :

• Anglais : TOEFL 2017 : 95/120
• Français : DELF B1 80/100
• Espagnol : pratique occasionnelle

Le Permis

Être secrétaire ne demande pas spécifiquement d’avoir le permis. Cependant, dans la recherche de polyvalence, détenir le permis B ou le permis A est un atout. Comme cette fonction demande aussi de la polyvalence, il se pourrait que le secrétaire porte plusieurs casquettes comme coursier ou livreur par moment.

Les références

Avoir une ou des références sur le CV pour secrétaire constitue un réel avantage, car cela valorise encore plus votre expérience professionnelle. Le fait que vous avez auparavant travaillé au sein d’une entreprise à notoriété suscitera plus d’intérêt à votre égard.

La référence à inscrire dans un CV doit avoir un lien avec le poste sollicité.

Pour un étudiant qui ne possède pas d’expérience professionnelle, la référence peut venir d’un professeur ou d’un tuteur de stage. Les références sont mentionnées à la fin du CV dans la rubrique intitulée « pour prise de référence ». Les coordonnées de la personne de référence doivent apparaître pour que le recruteur puisse le contacter. Indiquez également la fonction de cette personne et le nom de l’entreprise. Il est également possible d’inscrire « référence sur demande » si vous ne souhaitez pas divulguer les coordonnées de la personne dans votre CV. Le recruteur pourra vous le demander lors de l’entretien.

Résumé : les points clés pour rédiger un CV secrétaire parfait

Les points à retenir concernant les étapes à suivre pour rédiger votre CV pour le poste de secrétaire sont les suivants:

• Mettre en avant le titre de votre CV, exemple : « Secrétaire administrative »
• Respecter la mise en page convenable comme dans nos modèles de CV de secrétaire
• Mettre toutes les expériences professionnelles et les stages dans le CV
• Citer et dater les études et formations effectuées
• Ajouter les compétences techniques (maitrise de l’outil informatique, etc.) et les langues maitrisées
• Ne pas négliger les références et l’accroche

Accompagner son CV avec une lettre de motivation secrétaire convaincante

Cette lettre est également importante pour votre candidature, car vous vous en servirez pour convaincre le recruteur. Dans la lettre de motivation, expliquez en quoi votre parcours et vos compétences pourraient être bénéfiques.