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Cet article explore en profondeur la manière de faire apparaître le véhicule de fonction sur le bulletin de paie, ses avantages et ses inconvénients ainsi que les modes de calcul pour le prendre en compte.
Points saillants :
- L'octroi d'un véhicule de fonction dépend des besoins spécifiques de son bénéficiaire.
- Étant donné qu'il est considéré comme un avantage en nature, il doit obligatoirement figuré dans votre bulletin de salaire
- Il convient donc de la retirer du salaire brut pour déterminer le salaire net à payer.
Comment apparaît la voiture de fonction sur la fiche de paie ?
Si vous vous demandez s’il est obligatoire de mentionner l’avantage en nature véhicule de fonction sur sa fiche de paie, la réponse est oui. Il y est mentionné deux fois :
- Première mention : dans les éléments de paie, précisément après les cotisations retraite, santé, famille, assurance chômage et autres contributions. Cette mention vise à refléter le complément de rémunération pris en charge par l’employeur.
- Deuxième mention : dans la colonne à déduire, pour un montant identique, afin de calculer le salaire net déduit des cotisations sociales et des contributions diverses et l’avantage en nature lui-même.
La valeur de cet avantage en nature est généralement calculée selon un barème fixé par l’administration fiscale française. Il tient compte de :
- Coût d’achat de la voiture
- Kilométrage annuel
- Émissions de CO2
Il ne reste plus qu'à déclarer fiscalement cet avantage. L’employé peut alors voir le montant exact prélevé sur son revenu brut pour ce complément.
Les avantages de la voiture de fonction
Le salarié dispose d’avantages considérables en utilisant un véhicule de fonction. En premier lieu, il fait des économies significatives sur les coûts de celui-ci : usage limité, donc les frais d’entretien sont moindres et les dépenses en carburant sont réduites. Par ailleurs, il évite également les longues files d'attente lorsqu'il prend les transports en commun.
En outre, il est plus serein quant aux trajets domicile-travail et sur le temps de travail, car c’est l’employeur qui prend plus en charge l’entretien de l'auto et est responsable de son bon fonctionnement. Par ailleurs, l’entreprise paie l’assurance du véhicule et sa prise en charge en cas de panne. Elle s’occupe également du règlement de la franchise en cas d’accident.
Un véhicule de fonction mis à disposition d’un salarié est donc un atout considérable pour ces nombreuses raisons mentionnées. Pourtant, des inconvénients sont à noter pour pouvoir peser le pour et le contre.
Les inconvénients du véhicule de fonction
Il existe des inconvénients relatifs à l’utilisation d’une voiture de fonction. Cette dernière est imposable. En d'autres termes, son bénéficiaire est soumis au paiement des cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu. Tous les ans, il doit déclarer son auto dans sa feuille d'impôt.
Il faut également savoir que ce complément peut faire sauter une tranche d’imposition et augmenter l’impôt sur le revenu. Pour vérifier que le montant prélevé sur sa fiche de paie soit exact, il est nécessaire de conserver les pièces justificatives liées à l’usage de la voiture de fonction.
L’employeur peut mettre en place de nombreuses restrictions d’utilisation. Par exemple, il peut choisir un véhicule commercial à deux place pour le salarié pour empêcher un usage familial. Il peut également restreindre l'usage du véhicule à titre professionnel (trajets domicile-travail et sur le temps de travail). Pour des trajets privés, l'employé se sert alors de son véhicule personnel.
Si l’employeur autorise l’utilisation du véhicule pour un usage privé, le bénéficiaire doit prêter attention à l’assurance en place. Il doit vérifier si sa famille est mentionnée dans le contrat.
Différence entre voiture de fonction et véhicule de service. À l’inverse d’une voiture de fonction qui peut être employée à titre privé, le véhicule de service est strictement destiné à des trajets professionnels. Le salarié récupère la voiture au dépôt. Sa restitution se fait à la fin de la journée ou quand la mission prend fin.
En général, seul un salarié peut utiliser la voiture de fonction qui lui a été attribuée. Quant au véhicule de service, il peut être employé par toutes les personnes habilitées de la société.
L’impact fiscal de la voiture de fonction pour le salarié
Vous devez déterminer la fiscalité de votre voiture de fonction, soit sur la version papier, soit directement en ligne. Mais pour pouvoir le faire, il faut préalablement évaluer cet avantage.
Déclarer sa voiture de fonction aux impôts
L’évaluation de cet avantage en nature passe par deux méthodes :
- Sur la base des frais réels,
- Sur la base d’un forfait annuel en pourcentage du coût d’achat de la voiture ou du coût global annuel.
C’est l’employeur qui penche pour l’option (forfait ou valeur réelle) de son choix. Il lui revient de réviser cette dernière pour l’année entière écoulée en fin d’exercice. Si l’entreprise a choisi l’évaluation forfaitaire, elle peut la revoir en fonction de la valeur réelle (salarié par salarié) en fin d’année.
Comment calculer l’avantage en nature d’un véhicule de fonction ?
La mise à disposition permanente de la voiture de fonction n’est pas considérée comme un avantage en nature lorsqu’elle est restituée en dehors des périodes de travail, notamment en fin de semaine (samedi et dimanche) et durant les périodes de congés.
En revanche, elle constitue un avantage en nature si le salarié l’utilise à des fins privées. Qu’importe qu’il s’agisse d’un véhicule dont l’employeur est propriétaire ou locataire, ou d’une voiture dont l’employeur acquiert la propriété dans le cadre de location avec option d’achat.
Si l’entreprise est propriétaire du véhicule
Les dépenses réelles incluent :
- Les frais d’entretien
- L’amortissement du véhicule de moins de 5 ans de l’ordre de 20 % tous les ans (10 % pour les voitures de plus de 5 ans).
Pour une évaluation forfaitaire, il faut considérer les éléments suivants :
- Pour les voitures de moins de 5 ans : l’avantage équivaut à 9 % du coût d’achat TTC, soit 12 % si les frais de carburant sont à la charge de l’employeur.
- Pour celles de plus de 5 ans : l’avantage équivaut à 6 % du coût d’achat TTC, soit 9 % si les frais de carburant sont à la charge de l’employeur.
Si la voiture est louée par l’entreprise
Les frais réels comprennent :
- Le loyer annuel
- Les frais d’entretien
- Les frais d’assurance
Viennent s’ajouter à cela, les frais de carburant pour l’usage privé qui sont payés par l’employeur.
Pour une évaluation au forfait, voici les facteurs à prendre en compte :
- Si les frais de carburant ne sont pas à la charge de l’employeur, l’évaluation forfaitaire équivaut à 30 % du coût global annule TTC incluant l’entretien, la location et l’assurance.
- S’il prend les frais de carburant à sa charge, l’évaluation forfaitaire équivaut à 40 % du coût global annuel TTC incluant l’entretien, l’assurance, la location et le montant total des factures de carburant utilisé à titre personnel et professionnel.
Le cas des véhicules électriques
Pour les cas de véhicules électriques utilisés comme voitures de fonction, les règles d’évaluation concernant le calcul de l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales sont stipulés dans l’arrêté du 21 mai 2019.
Un abattement de 50 % est applicable pour les véhicules mis à disposition entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022. Il se rapporte notamment aux dépenses pour évaluer cet avantage en nature. Toutefois, le montant ne doit pas dépasser 1 800 euros par an.
Les frais d’électricité engagés par l’employeur pour recharger la voiture ne sont pas pris en compte dans ces dépenses.
Exemples de calculs pour déterminer la fiscalité de cet avantage en nature
Si votre employeur a mis à votre disposition une voiture achetée 30 000 euros il y deux ans sans payer l’essence, vous pourrez vous servir de ces deux méthodes pour choisir la moins onéreuse :
En frais réels, on procède comme suit pour calculer : pour 5 000 km personnels sur les 20 000 km effectués dans le cadre de votre activité professionnelle, des frais d’entretien qui s’élèvent à 300 euros par an et une assurance annuelle de 300 euros :
- 20 % de 30 000 = 6 000 euros
- 6 000 + 300 + 300 = 6 600 euros
- 6 600 x 5 000 = 33 000 000 euros
- 33 000 000 / 20 000 = 1650 euros.
Pour l’évaluation forfaitaire, la voiture de fonction sera déclarée ainsi :
30 000 x 9 % = 2 700 euros.
Voici quelques exemples de guides sélectionnés pour vous si vous aimez travailler avec les chiffres :
