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Le système de suivi des candidats, la cooptation, le recours aux cabinets de recrutement ; une multitude d'outils de recrutement à disposition des recruteurs leur permet de mener à bien leurs missions. De la définition des besoins de recrutement au repérage et à la sélection des candidats, ces outils RH facilitent la gestion des processus de recrutement, raccourcissent en quelque sorte le temps consacré à ce dernier tout en améliorant sa qualité.
L’outil le plus remarquable depuis les années 90 est le fameux ATS ( Applicant Tracking System ). Il offre un processus de recrutement optimisé et plus efficace ainsi qu'une automatisation des tâches chronophages afin de mieux allouer les ressources humaines au sein d’une entreprise.
Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidats ?
Un ATS, applicant tracking system, logiciel de suivi des candidatures, outil de recrutement ; les noms diffèrent pour faire référence à un seul et même logiciel de suivi.
Une solution de suivi des candidats pour les recruteurs (ATS) est un logiciel permettant d'optimiser le processus de recrutement en utilisant une intelligence artificielle pour sélectionner les candidatures les plus pertinentes et les mieux qualifiées.
Étant donné que de nombreux postes à pourvoir peuvent attirer des centaines, voire des milliers de candidats ne répondant pas aux critères de qualification requis, cela permet aux entreprises et aux recruteurs un gain de temps qui, autrement, serait consacré à un tri manuel de ces candidatures.
Cette sélection effectuée par l’ATS se fait en fonction de plusieurs critères que vous configurez relativement à votre besoin et de la fiche du poste à pourvoir.
5 raisons d’utiliser un outil de suivi des candidatures
Un système de suivi des candidats (ATS) aide les entreprises à faire une sélection des candidats répondant aux critères prédéfinis à des fins de recrutement actif ou de construction d'une base de données et d’un bassin de talents dans la vision d'un recrutement proactif.
Ces systèmes permettent aux entreprises de recueillir des informations, de classer les candidats potentiels relativement à leur expérience et à leurs compétences, et de trier les candidatures.
Ensuite, cette solution a été adoptée par le secteur du recrutement. En effet, plus de 90 % des entreprises du classement Fortune 500 utilisent actuellement un système de suivi des candidats.
👇 Découvrons 5 principaux avantages et motivations d’adoption d'un système de suivi des candidatures.
1. Gain de temps pour les départements RH
Le principal avantage d'un système de suivi des candidatures automatisé est qu'il permet de gagner beaucoup de temps en éliminant les tâches chronophages (tri et traitement des candidatures).
En moyenne, 82% des CV reçus ne sont pas qualifiés pour le poste. Pour parcourir toutes ces candidatures et pouvoir les filtrer de manière juste, le responsable de ressources humaines doit prévoir de longues heures pour effectuer cette tâche, alors qu'elle peut être réalisée en quelques secondes par un ATS.
2. Aperçu optimal des candidatures
En conservant tous les documents dans une base de données de recrutement propre à votre entreprise, vous disposez de tous les éléments dont vous avez besoin en un seul endroit.
Vous pouvez facilement passer d'une candidature à l'autre pour une comparaison équitable, modifier le statut des candidats, sélectionner et analyser les candidatures sans quitter le système.
3. Amélioration de la qualité des embauches
Les systèmes de gestion des candidatures accélèrent considérablement le repérage des candidats prometteurs et qualifiés. Une étude a révélé que plus de 78 % des entreprises qui utilisent un système de gestion des candidatures ont été en mesure d’améliorer la qualité des personnes recrutées, réduisant ainsi le taux de rotation du personnel.
En effet, un système de gestion des candidatures peut éliminer les candidats n’ayant pas les qualifications prédéterminées pour le poste. Seuls les CV contenant les mots-clés ou les qualifications requises seront retenus.
L'ATS peut également poser au candidat des questions de présélection pour mieux évaluer la pertinence des profils et de leurs atouts.
4. Une plus-value pour les candidats
“ On n’a jamais une seconde chance de faire une première bonne impression ”, cela va dans les deux sens, autant pour le candidat que pour le recruteur. En effet, l’utilisation d’un ATS permet à l’entreprise de faire bonne impression auprès des postulants et de leur garantir une expérience enrichissante.
Les candidats recherchent de plus en plus une entreprise avec des valeurs en commun et jugent cela à partir du processus de recrutement. L’ATS vient aider les recruteurs à remonter ces 2 défis susmentionnés.
Un outil ATS adapté permet aux professionnels de recrutement d'accorder plus d'attention aux candidats et d'améliorer leur expérience. En plus d'automatiser les tâches manuelles, le système de suivi des candidats peut rappeler aux recruteurs de faire un suivi personnalisé et individuel.
Il faut savoir qu’un simple appel téléphonique après un entretien pouvait augmenter les chances qu'un candidat accepte une offre de l'entreprise. Ce sont les petites choses qui font une grande différence lorsqu'un candidat évalue plusieurs opportunités, et l’un des points déterminants est l'intérêt que porte l’entreprise à son profil et comment elle l’exprime à travers une expérience positive.
5. Approche inter-fonctionnelle et collaborative
Le département RH n'est pas seul à faire le choix final. Lorsqu'il évalue un talent pour un poste à pourvoir, il doit s'assurer qu'il convient à l'entreprise et aux personnes avec lesquelles ils travailleront étroitement tous les jours, notamment son équipe et ses responsables.
Cependant, il peut être difficile pour les services RH de recueillir des commentaires après les entretiens de groupe et individuels. Les gens n’envoient pas toujours leurs notes rapidement, et les notes manuelles doivent être scannées et compilées. Un ATS améliore la collaboration en rassemblant les notes et les commentaires de chacun en un seul endroit, ce qui facilite leur consultation ainsi que la prise de décision.
Comment bien choisir un ATS ?
Le choix d’un excellent système de suivi des candidats n'est pas toujours fait du premier coup. Selon l'International Data Corporation, environ 50% des grandes entreprises ont changé d'ATS au bout de 18 mois à cause d’une incompatibilité de leurs fonctions aux besoins de l’entreprise. Cela peut s'avérer pénible si vous ne disposez pas d'un service informatique interne et performant et d'un budget conséquent à investir dans un nouveau système.
Les fonctionnalités de base telles que la recherche par mots-clés, le stockage cloud, les filtres et les outils de repérage et de recherche, ainsi que le suivi des étapes et des délais, peuvent s'avérer extrêmement utiles pour un département RH qui souhaite disposer d'un moyen plus simple et plus rapide d'évaluer les candidats.
👇 Voici les critères de sélection à prendre en compte pour évaluer les différentes options qui s'offrent à vous.
Fonctionnalités personnalisées ATS
Quel que soit le logiciel de suivi des candidats que vous choisissez, il est important de sélectionner un système qui offre une variété de fonctionnalités pouvant être personnalisées pour répondre à vos différents besoins et exigences. Un logiciel de suivi des candidatures adapté aux besoins de votre entreprise sera capable de résister aux évolutions du marché et de s'adapter à la croissance de votre entreprise.
Qualité : interface mobile et processus de recrutement
Les candidats sont à la recherche d’une expérience fluide et une interface intuitive et facile de navigation, que ce soit à partir d’un ordinateur, tablette ou smartphone.
Assurez-vous que les candidats peuvent vous envoyer leurs données et documents comme ils le souhaitent : en téléchargeant leur CV, en postulant facilement via LinkedIn, ou même en prenant une photo de leur Curriculum Vitae depuis leur téléphone. Votre processus de recrutement doit réduire les barrières entre vous et vos candidats pour les encourager à postuler.
Outils d'entretien
Le logiciel de suivi des candidatures que vous choisissez doit vous permettre de planifier facilement les entretiens, de poser des questions pertinentes et d'évaluer les candidats. Il existe une variété d'outils à privilégier qui peuvent aider vos équipes à mieux diriger les entretiens :
- Entretiens vidéo.
- Planification avec un calendrier intelligent et intuitif.
- Guides d'entretien .
- Fiches d'évaluation.
Hébergement cloud, performance et sécurité
Une plateforme de recrutement de pointe ne se limite pas à une multitude de fonctionnalités. Elle doit également vous assurer performance, sécurité et bonne remontée d’information.
Une solution cloud disposera des informations les plus récentes et reste accessible depuis n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet. Elle donne aux recruteurs et aux équipes concernées la possibilité de partager des notes et de consulter les données des candidats avec la garantie que leurs informations sont à jour et consultables en temps réel.
Recherches par mots-clés
Lorsque vous recevez des CV, vous voulez être en mesure de trouver des candidats ayant une expérience ou des compétences bien définies. Grâce à la recherche par mots-clés, vous pouvez trouver ces candidats sans parcourir chaque candidature reçue individuellement. Les équipes RH peuvent ainsi économiser beaucoup de temps et réduire la charge des tâches chronophages.
Gestion des offres d'emploi
L'ATS vous permet d'atteindre un plus grand nombre de postulants en publiant vos annonces sur des sites d'emploi. Il permet aux recruteurs de gérer les postes à partir d'un seul point central, où ils peuvent mettre à jour les offres d'emploi, promouvoir les postes et vérifier le statut des propositions ouvertes. La construction d’un bassin de talents large et diversifié est possible avec l'aide d'un ATS.
Statistiques et analyses
Votre ATS doit générer des rapports détaillés et utiles sur les principaux paramètres de recrutement afin de vous aider à affiner votre stratégie de recrutement et de sélection. Toutes les données recueillies sur vos processus de recrutement et d'embauche par cet outil vous aident à identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.
Outils de tri
En plus des recherches par mots-clés, la fonctionnalité de tri de l'ATS peut aider les responsables des ressources humaines à cibler les candidats potentiellement qualifiés. Cette fonction exclut automatiquement les CV qui ne contiennent pas certains mots-clés liés au poste ou certains critères prédéfinis par l'entreprise.
ATS : fonctionnement et caractéristiques
Un système de suivi des candidatures suit les étapes de base définies dans le processus d'embauche et permet d'automatiser ces dernières et de rationaliser la sélection des candidats à travers les fonctionnalités ci-après :
- Création de l'offre d'emploi
La première étape du processus d'embauche est la définition du besoin. Cette étape n’est pas un passage obligatoire pour l’ATS mais elle est recommandée pour préparer le terrain. Le besoin de recrutement s'identifie à travers un poste vacant, un nouveau besoin ou la surcharge du personnel actuel. Ainsi, en fonction de la motivation, l’offre d’emploi se crée pour définir les compétences et expériences requises pour répondre aux besoins du poste.
- Publication de l'offre
Dès que la fiche de poste est créée, il est temps de la publier sur un site de carrière. C'est là qu'un système de suivi des candidatures peut vous aider. La plupart des outils de suivi des talents peuvent publier votre annonce sur plusieurs sites en un seul clic. L'utilisation d'un ATS permet de s'assurer que les offres d'emploi seront publiée sur plusieurs sites, ce qui permet d'attirer un plus grand nombre de candidats, de faire gagner du temps aux professionnels des RH et de maximiser les chances de trouver le profil adapté à la recherche de l'entreprise.
- Sélection et suivi des candidatures
Dès réception des CV, l'ATS peut vous aider à effectuer le suivi des candidatures. Outre le traitement des CV, vous devez également recueillir les informations de base des candidats afin de les accompagner de manière personnalisée.
L'étape de la sélection des candidats est la partie la plus engageante du processus de recrutement. Cependant, il ne faut pas négliger l’étape de présélection qui est tout aussi pertinente, par exemple à travers un formulaire d'évaluation que vous intégrer au logiciel, vous pouvez raccourcir et améliorer le processus de recrutement de votre part ainsi que pour les candidats. Ce formulaire peut porter sur les atouts, expériences, logiciels et langues maîtrisées, etc.
- Planification des entretiens
L’appel ou les premiers e-mails de prise de contact, l’appel de présélection, le premier entretien RH, l’échange avec le manager, etc. Les étapes du processus de recrutement peuvent contenir plusieurs appels, qui peuvent parfois être difficiles à gérer et à planifier.
Le système de gestion des candidats aide l’entreprise à réduire le nombre de courriels et d'appels téléphoniques facultatifs, ainsi que d’instaurer une organisation fluide. Cela aura un impact direct sur la première impression que fait le candidat à propos d’une société.
Grâce à un outil ATS adapté, vous pouvez créer un formulaire demandant les coordonnées du candidat et lui proposer un choix de plages horaires, soit pour l'entretien en personne, soit pour un entretien téléphonique ou en visio-conférence.
Vous pouvez également voir les entretiens programmés sur un calendrier dans votre logiciel. Il suffit de fusionner le calendrier avec le formulaire de planification des entretiens.
ATS : conseils et astuces pour les candidats en 2024
Lorsque vous postulez à un emploi, il est fort probable que votre Curriculum Vitae soit soumis à un système de suivi des candidats avant qu'il ne parvienne au responsable de recrutement. Dans le cadre de pratiques de recrutement performantes et efficaces, le logiciel de suivi examine les CV et accepte les candidats qui semblent les plus qualifiés pour le poste en fonction de certains critères. Il est important d'apprendre à naviguer dans un système de suivi pour que votre Curriculum Vitae parvienne au responsable de recrutement afin qu'il puisse décider de fixer un entretien en personne.
Comment être remarqué par un ATS ?
Créer un CV pertinent et qui met vos atouts en valeur est très important pour se distinguer des autres lors du processus de recrutement. Voici quelques-unes des solutions pour optimiser votre CV autant pour un ATS que pour les recruteurs.
- Choix des mots-clés
Les logiciels et outils de suivi des candidats sont programmés pour rechercher des mots-clés et des phrases spécifiques. Il s'agit du même principe de recherche Google, mais à plus petite échelle.
Pour identifier les mots-clés recherchés par le système de suivi des candidats , relisez l'offre d'emploi et sélectionnez les mots qui sont utilisés le plus souvent pour les privilégier lors de votre rédaction.
Le responsable de recrutement peut choisir les principaux mots-clés à rechercher, généralement les compétences, qualifications ou expériences les plus significatives pour le poste. Pour les emplois de premier échelon, il s'agit principalement de spécialisations spécifiques
Pour réussir cette étape, vous devez répartir ces mots clés et leurs variantes dans votre candidature. Relativement à votre secteur d'activité, certains diplômes et certifications peuvent être des mots-clés essentiels. En particulier dans des domaines comme le droit ou la médecine, où des licences sont requises, les recruteurs doivent savoir rapidement que vous êtes légalement qualifié pour occuper ce poste.
- Importance de l’aspect humain
Le but ultime de se démarquer dans les systèmes de suivi des candidatures est de réussir à ce que votre CV soit consulté par un recruteur humain. À ce titre, vous devez vous assurer de répondre aux besoins des deux systèmes ; ATS et recruteurs. Assurez-vous que votre Curriculum Vitae indique pourquoi vous êtes le candidat idéal pour le poste. Utilisez-le pour montrer à l'entreprise que vous correspondez parfaitement à sa culture et à ses attentes, ainsi que votre valeur ajoutée. Cela vous distinguera aux yeux du responsable de recrutement.
- Faites valoir vos compétences
La section "compétences" vous permet d'inclure des mots-clés pertinents à un autre endroit de votre CV, en particulier pour les atouts qui n'ont pas naturellement leur place dans la section d’expérience professionnelle. Ainsi, le responsable de recrutement, validera rapidement votre profil.
- Adaptez votre Curriculum Vitae à chaque candidature
Même si deux postes auxquels vous postulez sont très similaires, vous devez adapter votre CV à chacun d'eux. Les descriptions de poste sont susceptibles de varier d'une manière ou d'une autre, alors utilisez les différences que vous trouvez pour rendre votre Curriculum Vitae plus spécifique à chaque offre de recrutement.
Les entreprises sont également différentes. Prenez le temps de visiter le site Web de chacune pour vous faire une idée de ses valeurs, son fonctionnement et son secteur d'activité. Incorporez ensuite ce que vous avez retenu dans votre Curriculum Vitae et votre lettre de motivation pour vous démarquer.
- Soumettez le bon format de fichier
Après avoir complété votre CV, il est important de prêter attention à des indications sur le format de soumission de l’outil de recrutement. Vous devez vous assurer que vous utilisez un type de fichier acceptable.
Si vous soumettez un autre type de fichier, le système de suivi a moins de chances de le lire et ainsi de vous éliminer. Même si la liste des types de fichiers acceptables est longue, essayez de ne télécharger que des documents .pdf ou . docx.
Ce qu’il ne faut pas faire avec un ATS
- Surcharger le CV avec des mots-clés
L'utilisation de différents mots-clés de la description du poste dans tout votre Curriculum Vitae est une excellente stratégie, mais lorsque vous en sur-utilisez, il est plus difficile pour un recruteur de comprendre votre expérience. Comme il a été susmentionné, il faut faire plaisir à l’outil sans oublier l’aspect humain, parce que la décision finale revient à ce dernier. Il faut donc utiliser les mots-clés avec modération et sans impacter le sens de vos énoncés.
- Postuler à plusieurs postes dans la même entreprises
C’est l’une des choses à bannir absolument et il ne faut surtout pas envoyer la même candidature. Postuler à plusieurs offres d’emploi dans la même entreprise peut envoyer un message au recruteur : vous manquez de pertinence et vous n’avez pas un projet professionnel clair.
En effet, l’ATS donne aux responsables de recrutement un aperçu détaillé de votre historique de candidature et cela peut minimiser vos chances d’avoir un entretien et même vous faire rater l’opportunité de saisir un poste qui était totalement compatible avec votre profil. Pour éviter cela, analysez bien chaque offre, personnalisez votre candidature et ne postulez que si vous êtes vraiment en capacité de répondre aux besoins du poste à pourvoir.
- Contourner l’outil
Il existe de nombreuses astuces pour manipuler un système de suivi des candidatures de manière inappropriée, notamment le bourrage de mots-clés ou le camouflage de ces derniers dans une police blanche pour obtenir un meilleur ordre de classement. Mais de nombreux systèmes de suivi des candidatures finissent par traduire votre CV téléchargé en un fichier texte simple pour les recruteurs qui remarqueraient éventuellement ce genre d'ajouts inutiles et de manipulations.
