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Explore ce concept et son utilité pratique dans notre article. Vous y trouverez également un modèle de rapport d’étonnement, ainsi que des conseils pour y répondre efficacement.
Découvrez comment cet outil stratégique peut transformer la gestion et la performance de votre entreprise.
Un rapport d’étonnement : qu’est-ce que c’est ?
Un rapport d’étonnement est un outil analytique utilisé pour recueillir et partager des observations inattendues. Il combine l'étonnement, cette surprise face à l'imprévu ou la nouveauté, avec la rigueur d'un rapport factuel. En documentant ces surprises, le rapport d'étonnement offre des perspectives nouvelles et souvent précieuses sur des situations courantes ou des processus établis.
Historique du rapport d’étonnement
Le rapport d’étonnement est un usage originaire du Japon, pays universellement connu pour la rigueur professionnelle qui y règne. Le concept y est aujourd'hui généralisé. Car en dehors d'une phase d'intégration à l'embauche, le professionnel japonais peut être soumis à cet exercice lors du retour d’une mission à l'étranger, d’une visite en entreprise, etc.
Dans le monde occidental, cette pratique a été adaptée pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises, souvent dans le cadre de processus d'intégration des nouveaux employés ou de revues de performance régulières. Elle est devenue un moyen efficace de promouvoir la transparence, d'encourager la prise de parole des employés et de stimuler la réflexion critique sur les méthodes de travail existantes.
En outre, le rapport d’étonnement a été intégré dans des cadres plus larges de gestion de la qualité et d'amélioration continue, influençant des approches telles que la gestion par objectifs et l’analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) en marketing . Cette évolution reflète non seulement une adaptation culturelle mais aussi une reconnaissance mondiale de l'importance de la rétroaction constructive et de l'innovation continue pour la compétitivité et la durabilité des entreprises à l'échelle internationale
Le rapport d’étonnement est donc l'un des outils de management universels qui laisse une certaine liberté de parole au nouvel employé. Ce dernier est amené à apporter son point de vue et à faire des suggestions d’amélioration ou de correction.
Initiative d'un rapport d'étonnement : qui commande, qui réalise
Le rapport d'étonnement est une initiative stratégique visant à recueillir des impressions fraîches et objectives des nouveaux arrivants ou visiteurs au sein d'une organisation. Qui sont les acteurs clés dans ce processus crucial pour l'amélioration continue de l'employé et de l'entreprise ?
Commanditaires du rapport d'étonnement
Le rapport d'étonnement est généralement commandé par les dirigeants ou les responsables des ressources humaines de l'organisation. Voici les rôles typiques impliqués :
- Direction Générale : Elle souhaite avoir une vision objective et fraîche de l'organisation pour guider les décisions stratégiques.
- Responsables RH : Ils vont utiliser le rapport pour améliorer le processus d'intégration et identifier les besoins de formation ou de développement organisationnel.
- Managers de Département : Ils peuvent demander des rapports spécifiques pour leurs services afin de comprendre les dynamiques internes et les améliorations possibles.
Réalisateurs du Rapport d'Étonnement
Le rapport est réalisé par des individus qui ont une perspective nouvelle et non biaisée. Cela inclut :
- Nouvelle recrue : Les premières impressions des nouveaux employés sont essentielles pour identifier les forces et les faiblesses du processus d'intégration et de l'environnement de travail.
- Stagiaires : Ils apportent une perspective souvent innovante et différente, étant souvent plus jeunes et plus proches des nouvelles tendances et technologies.
- Visiteurs externes : Consultants, partenaires ou invités spéciaux qui peuvent offrir un point de vue extérieur précieux.
Qui d’autre est habilité à rédiger un rapport d’étonnement ?
Le rapport d'étonnement peut être demandé à un salarié promu à un poste supérieur ou nouveau, mais également dans le cas d’une réorganisation de l'entreprise : adoption d'une nouvelle politique interne, intégration d'une innovation, gestion d'un nouveau projet.
Il s'agit alors d'un outil d’évaluation de l’évolution individuelle ou collective de l’environnement de travail.
Rapport d'étonnement : fonctionnement
La réalisation d'un rapport d'étonnement repose sur un processus structuré, défini par des objectifs précis et une certaine méthodologie.
Objectifs du rapport d'étonnement
Le rapport d'étonnement vise principalement une optimisation des pratiques internes à l'entreprise. Cela repose sur 3 objectifs :
- Feedback : Recueillir des impressions fraîches et non biaisées sur l'entreprise, ses processus, et sa culture.
- Amélioration continue : Identifier les zones d'amélioration que les employés existants pourraient ne pas remarquer.
- Intégration des nouveaux arrivants : Permettre aux nouveaux employés de s'exprimer et de se sentir impliqués dès le début.
Quand réaliser le rapport d'étonnement
Le rapport étonnement est généralement demandé après une période initiale, par exemple après les 30 premiers jours d'embauche, de promotion à un poste supérieur, etc.
Présentation du rapport d'étonnement
Le rapport d'étonnement peut être un document écrit, un formulaire à remplir ou une discussion structurée. Son contenu peut varier d'une structure à l'autre. Mais typiquement, on peut y retrouver
- Les premières impressions d'un nouvel employé : Sentiments et observations générales lors des premiers jours dans l'entreprise.
- Avis sur le mode d'accueil et d'intégration : Qualité du processus d'accueil et d'intégration, clarté des informations reçues.
- Avis sur l'ambiance de travail : Perception de l'environnement de travail, culture d'entreprise et relations avec les collègues.
- Avis sur les processus et outils de travail : Observations sur les procédures internes, outils utilisés et leur efficacité.
- Les points forts et faiblesses de l'entreprise ou d'un département : Identification des éléments positifs et des aspects nécessitant des améliorations.
Le "rapporteur" peut aussi se voir demander des recommandations pour améliorer l'organisation, les processus ou l'intégration des nouveaux arrivants.
Utilisation des données collectées dans un rapport d'étonnement :
Les informations communiquées dans ce rapport sont traitées et utilisées de différentes manières :
- Pour analyse : Les responsables ou le service des ressources humaines analysent les retours pour identifier les tendances et les points d'amélioration.
- Pour action : Les responsables mettent en place des actions correctives ou préventives basées sur les suggestions et les observations reçues.
- Pour suivi : Évaluer l'impact des changements réalisés et ajuster les stratégies d'intégration et de processus en conséquence.
Ce que le rapport d’étonnement n’est pas
À ne pas confondre avec un rapport d’audit, un rapport de stage, ou un rapport de fin de journée de travail, hebdomadaire ou mensuel. C’est un exercice particulier et important de reconnaissance. Un processus de valorisation de l’individu à son arrivée dans la société. C’est la première démarche d’accueil et d’intégration pour l’employé, et du diagnostic externe pour une organisation. Car l’individu qui s’exerce donne un regard neuf et porteur d’idées innovantes pour l’organisation.
Qui gère le traitement du rapport d’étonnement en entreprise ?
Il arrive que le rapport est restitué au manager direct du nouveau salarié. Il sera chargé d'analyser les informations et de faire des retours à la direction.
Mais le traitement du rapport d’étonnement peut aussi être confié au service des ressources humaines (RH). Ce service est responsable de recueillir les rapports, de les analyser pour identifier les tendances et les points d'amélioration, et de communiquer les résultats aux départements concernés. Les responsables RH collaborent souvent avec les managers et les chefs d'équipe pour mettre en œuvre les recommandations issues de ces rapports et assurer un suivi des actions correctives ou préventive
Rapport d’étonnement : comment s’y prendre en fin de compte ?
Vous vous demandez certainement comment faire un rapport qui respecte les consignes de l'employeur. Pour faire un rapport d’étonnement crédible, le manager doit pouvoir mettre en confiance son nouveau collaborateur. C’est ce qui va permettre au nouvel arrivant de faire une analyse en toute honnêteté.
Ainsi, il doit :
- Encourager la critique et la créativité
- Rendre l’information qualitative, et permettre son exploitation en facilitant la rédaction du document.
Au fond, le rapport d’étonnement est un document qui a pour rôle de rendre plus performante l’activité de l'entreprise. Pour ce faire, ce document souligne les dysfonctionnements, les anomalies, et propose des recommandations. Cela par l'adhésion et l’implication de vos employés.
Fort de ce constat, c’est un outil qui participe et/ou favorise la motivation du personnel au sein de votre structure. D’autant plus que, cette motivation du personnel est la clé du succès en entreprise. Lorsqu’elle est inexistante, l’insouciance et la médiocrité des collaborateurs s’ensuivent.
Avantages du rapport d'étonnement
Récapitulons les avantages de faire un rapport d'étonnement aussi bien pour les employeurs que pour le salariés
- Le rapport d'étonnement permet d'avoir une vue neuve de l'état d'une organisation
- Il permet de faire une remise en question du fonctionnement global de l'entreprise
- Il rassure les nouveaux employés et permet de faciliter leur intégration
- C'est un outil de communication, de créativité et de motivation
Exemple de rapport d’étonnement : trame à utiliser
Le rapport d'étonnement écrit est la forme la plus répandue. En effet, à son arrivée dans une organisation, un exemplaire est envoyé facilement par email au nouveau embauché avec des consignes précises. Mais il y a bien d’autres cadres pour la rédaction de ce type de rapports. Nous allons vous proposer un autre modèle de ce document.
Les autres formes de rapport d’étonnement :
Il existe d'autres formes de rapport d'étonnement, pour ne citer que les 3 suivantes :
Rapport d’étonnement verbal
- Présentation orale : Le rapport est présenté lors d'une réunion ou d'un point d'équipe, permettant une interaction directe et des questions-réponses.
- Interview : Un responsable ou un membre de l'équipe des ressources humaines interroge le nouvel arrivant sur ses impressions et compile ensuite les informations.
Rapport d’étonnement visuel
- Mind mapping : Utilisation de cartes heuristiques pour structurer les idées et les observations de manière visuelle.
- Infographie : Présentation des points clés sous forme d'infographie, combinant texte, graphiques et images pour une communication claire et engageante.
Rapport d’étonnement numérique
- Formulaire en ligne : Utilisation de plateformes comme Google Forms ou SurveyMonkey pour collecter les impressions des nouveaux employés via des questionnaires structurés.
- Application mobile : Développement ou utilisation d'applications spécifiques permettant aux nouveaux employés de soumettre leurs rapports directement via leur smartphone.
Dans tous les cas, toutes ces formes se valent puisque les points d'étonnement restent les mêmes. C’est à l’entreprise de choisir celle qui lui convient le mieux. Certaines structures peuvent opter de varier et d’utiliser chacune des formes pour chaque rapport d’étonnement demandé. La question qui préoccupe souvent les managers par la suite est celle de savoir comment répondre à un dossier d’étonnement en toute objectivité ? Voici quelques conseils pour vous guider.
Quelques conseils pratiques pour répondre au rapport d’étonnement
Pour répondre à un rapport d’étonnement, il est nécessaire pour son lecteur de mettre une fois de côté toute forme de préjugés. Voici les points sur lesquels vous devez focaliser votre attention :
- Vous devez en tant que lecteur principal et analyste faire un commentaire de chaque problématique abordée par le nouveau collaborateur, afin de lui prouver votre intérêt au sujet relevé. Cela va en accord avec l’objectif principal de cette pratique qui est de montrer à l’arrivant sa place au sein de votre structure, et qu’en fait son avis compte. C'est un processus de reconnaissance.
- En tant que son manager direct, la responsabilité de conforter le salarié dans ses remarques positives vous incombe
- En outre, cela suppose que vous devez parcourir point par point les informations avec des réponses par des commentaires du document.
Pour l'entreprise, cet outil assez récent de management présente comme objectif de favoriser une intégration optimale des nouveaux salariés. Il trouve sa place dans la stratégie du management collaboratif ou participatif. Les entreprises qui optent pour cet outil managérial mettent en avant ces trois éléments :
- Le respect de l’avis d’autrui
- L'écoute constructive
- L'absence de préjugé
