Comment un mail de motivation doit-il être rédigé ?

Le contenu du mail de présentation n’est pas une reprise de l’ensemble des éléments de la lettre de motivation . Elle reprend seulement les points essentiels du contenu de la lettre.

Un email de motivation peut pour sa part être défini comme une lettre de présentation par mail. Il remplace votre LM sur papier classique dans un dossier de candidat. Le mail de présentation peut ainsi avoir un contenu plus détaillé que celle des courriels de dossier. La rédaction d’un courrier électronique de candidature doit toutefois rester claire et concise.

La seule différence entre la LM et le mail de motivation est le support où ils sont rédigés. Une LM est rédigée sur papier et transmise par courrier classique. Le courriel de présentation est rédigé et envoyé sous forme digitale avec le curriculum vitae en pièce jointe.

Au menu de cet article, vous allez découvrir :

• Un modèle de mail de motivation
• La méthode pour rédiger un mail de candidature
• Un modèle de lettre de motivation standard
• La méthode pour écrire une lettre de motivation

Modèle de mail de motivation

Comment rédiger un mail de motivation ?

La rédaction d’un mail de candidature s’effectue en deux étapes :

• Recueillir les informations nécessaires à la rédaction du courriel
• Rédiger le mail dans le respect des principes de structure et de contenu

Comment recueillir les informations pour la rédaction du mail ?

Avant de rédiger tout mail de motivation, il convient de recueillir les informations nécessaires pour la rédiger.

Pour obtenir ces informations, vous devez :

• Trouver une ou plusieurs entreprises où vous voulez postuler.
• Rechercher des postes vacants dans ces structures ou postuler de façon spontanée.
• Définir la bonne destination, laquelle peut correspondre aux coordonnées d’une personne désignée pour le recrutement ou l’adresse de l’entreprise.
• Vérifier les pièces jointes (CV et LM), et surtout par rapport à leurs formats
• Avoir une adresse mail professionnelle avec laquelle envoyer le courriel

Ces points vont vous aider à établir les informations requises pour créer le mail, en incluant :

• Les métadonnées (adresse mail de l’expéditeur et du destinataire)
• Le contenu du mail (celui-ci va rappeler les points clés de la lettre de motivation)
• Les pièces jointes (il s’agit de la lettre de présentation et du curriculum vitae)

Quels sont le contenu et la structure d’un email de motivation ?

L’idée derrière tout mail de motivation est de convaincre l’employeur de la valeur que vous apportez à l’entreprise.

Rédigez votre courriel en considération des questions suivantes :

• Comment l’employeur peut-il tirer profit de votre expérience et de vos compétences ?
• Comment votre ajout à l’entreprise va-t-il impacter le déroulement de ses activités ?
• Pourquoi l’employeur doit-il vous choisir à la place des autres candidats à un emploi ?

Le contenu du courriel doit essentiellement inclure les éléments suivants :

• Nom et prénom du postulant
• Titre du job visé
• La manière dont l’offre d’emploi a été découverte
• Les raisons qui vous ont poussé à postuler à l’offre d’embauche
• Les atouts qui vous démarquent des autres candidats à l’emploi proposé
• Les points marquants de votre parcours, en incluant les réalisations et qualifications
• Un lien vers votre profil LinkedIn ou site web personnel

L’email de motivation doit aussi être structuré eu égard à des directives spécifiques :

• Objet du courriel :(La rédaction s’ouvre avec une phrase concise et directe pour indiquer clairement l’intention derrière l’envoi du courrier électronique)
• Ligne d’ouverture (C’est dans cette partie que vous allez vous présenter, en indiquant le job auquel vous postulez et la façon vous l’avez découvert)
• Paragraphe de corps (Vous allez ici écrire 2 ou 3 phrases courtes pour décrire vos atouts et les raisons pour lesquelles le recruteur doit vous choisir)
• Ligne de fin (Cette partie va inclure un appel à l’action pour maintenir votre profil dans la phase de sélection et d’un remerciement pour avoir lu votre message)
• Clôture (Le contenu du courriel se termine avec une signature formelle)

Quelle est la longueur raisonnable pour la rédaction ?

Un bon email de motivation doit être rédigé sur une longueur maximum de 10 à 15 lignes. Il est inutile de s’éterniser sur les détails. Gardez votre objectif en vue et démontrez votre volonté à avoir l’emploi. Ne vous contentez pas aussi de reprendre le contenu de votre CV.

Le courriel de présentation est une accroche du recruteur pour votre curriculum vitae . Il ne s’agit pas d’un résumé de votre CV. Le fait d’y apporter une synthèse de votre expérience professionnelle est inutile. Mettez l’accent sur des aspects essentiels de votre profil.

Comment formuler l’objet du courrier électronique ?

Un courriel de motivation sans but précis n’est d’aucun attrait pour le recruteur.

• À suivre : p réciser l’objet du message comme ‘réponse à l’offre n° […]/fonction de […]’.
• À ne pas suivre : écrire ‘candidature spontanée’ sans préciser la fonction voulue.

Il se peut que vous ayez bénéficié d’une recommandation pour l’obtention d’un emploi. Vous devez alors le mentionner dans l’objet de votre mail. Le fait d’être recommandé par un proche collaborateur du recruteur est un atout conséquent pour le mail de motivation.

L’objet du courriel de motivation doit notamment commencer par ‘sur les conseils de M/Mme […] [fonction occupée par la personne qui vous recommande]’.

Il convient de noter que la personne indiquée comme ayant fourni la recommandation doit en avoir connaissance. Elle doit notamment savoir pour quel emploi dans l’entreprise concernée vous allez postuler. Vous pouvez également lui détailler vos motivations et principaux avantages que vous estimez détenir pour le poste.

Quelles sont les formules de politesse à utiliser ?

Les formules de politesse sont de rigueur dans la rédaction de toute pièce de dossier d’embauche. Le mail de présentation n’y fait pas exception. Ne vous contentez pas ici d’un simple ‘Bonjour’. Une telle formulation est inacceptable pour un mail de présentation.

La familiarité est également à éviter, même si vous écrivez un courriel. Si vous ignorez le ton à adopter, employez des formulations bien tournées sans être pompeuses ou extravagantes.

Exemples :

• ‘Monsieur’ si vous êtes certains que le recruteur est un homme
• ‘Madame’ si vous savez que la personne chargée de l’embauche est une femme
• ‘Madame, Monsieur’ si vous ignorez si le recruteur est une femme ou un homme

Comment écrire la phrase d’accroche ?

Le courriel doit accrocher le recruteur dès les premières phrases. C’est là que l’accroche entre en jeu. Oubliez les explications d’ordre général. La phrase d’accroche doit valoriser la correspondance parfaite entre le profil du postulant et le poste à pourvoir.

• Spécialiste depuis plus de 15 ans dans le secteur
• Récemment diplômé en management d’entreprise .

Quels mots-clés utilisés dans le texte du mail ?

Les responsables en ressources humaines ne sont pas les seules à parcourir votre message. Celui-ci peut être lu par le personnel du poste visé ou même par des employés d’autres services au sein de l’entreprise. C’est pourquoi il est recommandé d’inclure des termes spécifiques du poste recherché dans le contenu du courriel.

Un juste milieu doit également être établi quant au choix des termes à inclure. Les responsables en recrutement ne sont pas forcément informés des aspects techniques du poste à pourvoir. Ils peuvent ne pas connaître tous les termes qui lui sont associés.

C’est pourquoi vous devez choisir des mots-clés qui soient compréhensibles de tous. Veillez aussi à utiliser les termes percutants pour l’offre d’emploi. Il s’agit des termes relatifs aux besoins de l’employeur et que l’on retrouve déjà dans la description de l’offre d’embauche. Pour cela, vous devez prendre le temps de déchiffrer le contenu de chaque offre d’emploi.

Il se peut l’employeur soit bien informé du genre de formation que vous avez suivie. Vous ne devez pas dans ce cas hésiter à en faire mention, et surtout si vous êtes un candidat junior. Ce type de formation est d’une grande valeur pour les réseaux de professionnels.

Comment personnaliser le contenu du mail de candidature ?

Un mail de motivation doit être écrit individuellement pour chaque situation :

• Réponse à une offre d’embauche
• Candidature sous recommandation
• Candidature spontanée
• Remplissage d’un formulaire de candidature en ligne
• Débutant ou professionnel de longue date en reconversion

Comment intégrer les succès de carrière ?

L’idée d’un courriel de motivation n’est pas de présenter l’ensemble de votre CV. Il s’agit plutôt de mettre en avant un point spécifique du curriculum vitae. Le mail peut même être utilisé pour valoriser un atout qui n’a pas été mentionné dans le CV , mais qui paraît important.

Dans un cas comme dans l’autre, l’accent doit surtout se porter sur vos réalisations. Il n’est pas nécessaire de mentionner toutes vos réussites. Essayez plutôt de présenter une ou deux réalisations majeures de votre carrière qui peuvent être appréciées par votre employeur.

Les réalisations doivent être soutenues avec des données tangibles. Vous devez aussi illustrer le processus que vous avez suivi pour parvenir aux résultats mentionnés. Le responsable en recrutement peut ainsi évaluer vos compétences et votre méthode de travail.

Comment conclure le courriel de candidature ?

La conclusion du mail commence par la sollicitation d’un entretien avec l’employeur. Cette sollicitation est un appel à l’action adressé au recruteur pour qu’il vous accorde un entretien. L’approche idéale est de précéder cet appel à l’action d’une question pertinente sur le poste.

La dernière partie du mail est une formule de politesse pour conclure le courriel. Celle-ci doit être respectueuse sans être trop prétentieuse.

CORRECTE

‘En espérant que mon profil retiendra votre attention, veuillez agréer, Monsieur, mes sincères salutations.’

INCORRECTE

‘Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués’.

Il est vrai que cette dernière formule est très utilisée dans les lettres administratives et commerciales. Un mail de présentation n’a pas néanmoins un caractère aussi officiel que de tels documents. Sa conclusion doit être professionnelle sans être trop formelle.

Modèle de lettre de motivation

Quelles sont les clés de la rédaction d’une lettre de motivation ?

Le secret d’une LM bien rédigé tient en deux points :

• Soigner la présentation du document
• Utiliser la bonne structure pour le texte

Comment soigner la présentation du document ?

L’aspect de la LM doit être cohérent avec celle du curriculum vitae. Les en-têtes doivent coïncider avec la typographie. Les données de contacts ne doivent pas être contradictoires.

Vérifiez minutieusement l’orthographe, la grammaire et la syntaxe du texte. Les fautes de rédaction sont des handicaps majeurs dans le milieu professionnel. Il s’agit d’ailleurs du premier critère sur lequel sont triées les candidatures à un poste donné. Une petite erreur peut même entrainer un rejet immédiat du postulant dans certains métiers.

INCORRECTE

Exemples de fautes courantes à éviter dans la rédaction de la LM :

• ‘Proffessionnelle’ au lieu de 'professionnelle'
• ‘Taches’ au lieu de ‘tâches’
• ‘Employer” et “salarier’ au lieu de ‘employé’ et ‘salarié’
• ‘Fabriquant’ au lieu de ‘fabricant’
• Quelle est la bonne longueur pour le texte ?

Une LM ne doit jamais être rédigée au-delà d’une page, sauf dans les circonstances exceptionnelles. L’employeur ne peut accorder qu’un minimum de son temps à la lecture de chaque dossier. Chaque lettre doit être claire et rapide et non évoquer à un exercice éprouvant.

Une longueur de 15 à 20 lignes suffit pour la rédaction d’une LM, dont 5 par paragraphes. Chaque ligne doit faire entre 12 et 15 mots. Le contenu doit idéalement occuper les trois quarts du document. Cette longueur est assez courte pour encourager la lecture et assez longue pour renforcer la présentation du profil.

Le style de rédaction doit être clair et incisif. Les phrases doivent courtes et convaincantes. Utilisez des sauts de paragraphes pour aérer le texte. Veillez à ce que chaque paragraphe se distingue parfaitement des autres dans le corps de votre texte.

Quelle police de caractère utiliser pour l’apparence ?

Utilisez des tailles de police 11 ou 12 pour la rédaction du document. Cela permet au texte d’occuper l’espace de façon optimale tout en gardant une conception soignée et aérée. Pour le style de la police de caractère, le choix le plus simple est Times new roman . Ce dernier est néanmoins trop basique pour laisser une bonne impression chez le lecteur.

Exemples de polices pour renforcer l’impact visuel de votre contenu :

Quelle adresse de courriel utiliser dans les coordonnées ?

N’utilisez pas une adresse email fantaisiste pour vos coordonnées. Respectez la formule ‘nom+prénom@gmail.com’ pour votre adresse de courriel professionnelle.

Voici des modèles d’adresses email professionnelles :

CORRECTE

• Justine.Ariette@gmail.com
• Myriam.Lechamp@gmail.com

Exemple d’adresses non professionnelles :

INCORRECTE

• Justine.LeGeek@gmail.com
• Myriam.HelloKitty35@gmail.com

Comment définir l’objet de la lettre ?

L’objet du document est défini en considération de votre situation. Le plus avantageux ici est d’adopter un format standard et pratique. Il y a deux options à considérer à cette fin :

• Reformuler l’intitulé dans une annonce avec la date, le support et la référence.
• Écrire ‘candidature spontanée pour un poste de […]’ si la participation est spontanée.

Pour un contrat d’apprentissage, précisez le métier, le diplôme et la durée du contrat.

Il n’est pas avisé de préciser le nom du destinataire, surtout si vous ne connaissez pas cette personne. Inscrivez son nom dans la section supérieure droite suivie d’une simple formule d’appel. Si vous n’êtes pas certain que la destinataire soit un homme ou une femme, écrivez ‘Madame, Monsieur’.

Comment s’adresser au destinataire ?

Le document doit être adressé à la personne en charge du recrutement dans l’entreprise où vous allez postuler. Son nom est habituellement indiqué dans la description de l’offre d’emploi. Si ce n’est pas le cas, effectuez vos propres recherches pour le découvrir. Vous pouvez aussi contacter l’entreprise par téléphone pour savoir à qui envoyer le dossier.

Si vous parvenez à identifier la personne en charge de la sélection, prenez soin d’écrire son nom sans faire de faute. Pour limiter les risques, vous pouvez considérer deux options :

1. Utiliser une formule passe-partout :

2. Utiliser une formule spécifique du service que vous souhaitez intégrer :

Comment le texte doit-il être structuré ?

Le texte d’une LM est souvent structuré en 5 paragraphes spécifiques :

• L’introduction et l’accroche
• Une rubrique relative au postulant : elle décrit ce que vous allez apporter à l’entreprise.
• Une section sur l’entreprise : vous expliquez vos intérêts pour la structure concernée.
• Une section candidat/entreprise : elle décrit les résultats escomptés dans votre collaboration avec l’entreprise dans laquelle vous allez postuler.
• Une conclusion avec la sollicitation d’un entretien.

Comment faire l’introduction du texte ?

L’introduction doit être courte et tenir idéalement en deux phrases. Elle peut notamment être rédigée avec l’intention de :

• Préciser les motivations de votre réponse à l’offre d’emploi
• Fournir des explications sur votre choix spontané d’une société spécifique
• Faire un rappel d’une rencontre initiale à l’occasion d’une foire, d’un salon, etc.
• Indiquer le nom d’un employé de la structure qui vous a recommandé

CORRECTE

‘Dans le cadre de la redynamisation de votre entreprise, vous recherchez un directeur marketing. Le profil de ce poste me semble en tout point correspondre à mes compétences.’

INCORRECTE

‘Votre offre d’emploi pour un poste de gestionnaire des stocks a suscité tout mon intérêt’.

Votre introduction ne doit pas aussi commencer par un ‘Je’. Utilisez des phrases plus élaborées et montrez que vous avez fait de la recherche sur l’entreprise. Si la candidature est spontanée, identifiez les aspirations de l’entreprise et associez-les à vos compétences.

Comment écrire la section sur le candidat ?

Cette section est la partie du texte qui vous est dédié. Vous allez y montrer en quoi votre profil correspond avec le poste à pourvoir et exposer votre attraction pour ce dernier.

La correspondance de votre profil avec le poste peut être mise en avant avec :

• Les diplômes obtenus
• L’expérience professionnelle
• Un projet professionnel
• La maîtrise de langues étrangères
• Des expériences extra-professionnelles

L’expérience professionnelle a toujours plus de poids que les diplômes pour la recherche d’emploi. C’est pourquoi elle doit indiquer avec plus d’éléments que le diplôme. Choisissez deux expériences récentes dans une fonction similaire à celle qui est proposée. Présentez ces expériences en synthèse en valorisant les qualités et les compétences acquises.

Si vous étiez recommandé par vos anciens employeurs, n’hésitez pas à en faire mention dans cette section. Écrivez les recommandations à la manière d’une citation. Les lettres de recommandation doivent aussi être ajoutées en pièces jointes de votre dossier.

Assurez-vous de ne pas reprendre les mêmes informations que celles de votre CV dans la LM. Cette section est l’occasion de convaincre les recruteurs que vous pouvez réellement apporter de valeur ajoutée à la politique de l’entreprise par votre profil.

Comment rédiger la section sur l’entreprise ?

Ce paragraphe sert à établir que vous connaissez la structure et le domaine où elle évolue. Montrez votre attraction pour l’entreprise et votre compréhension de ses besoins. Récoltez un maximum d’information sur la société à travers son site web, ses réseaux sociaux ou des articles de presse qui lui sont consacrés. L’idée est d’identifier la culture et la politique de l’enseigne, sa position économique et le profil qu’elle recherche.

Comment écrire la partie combinée du texte ?

Le dernier paragraphe combine les intérêts du candidat avec ceux de l’entreprise. Elle souligne les résultats à envisager dans votre collaboration avec la structure concernée. Vous devez ici utiliser tous les arguments qui peuvent encourager l’employeur à vous rencontrer :

• Des qualités humaines à apporter à l’équipe
• La volonté d’évoluer à travers la fonction visée
• L’envie d’établir un engagement à long terme avec l’entreprise
• Les opportunités que le travail visé peut vous ouvrir

Comment le texte doit-il être conclu ?

La conclusion est la partie où vous allez assurer la suite de votre candidature en sollicitant une rencontre avec l’employeur. Après avoir écrit une formule de politesse, vous allez solliciter l’employeur de vous recevoir pour un rendez-vous. Donnez des précisions sur vos disponibilités si les circonstances l’exigent.

Résumé : comment réussir la rédaction des mails de motivation ?

Pour réussir la rédaction d’un mail de candidature, vous devez :

• Effectuer des recherches pour avoir les données nécessaires à la rédaction
• Rédiger le mail dans le respect des règles de structure et de contenu

La méthode à appliquer partage plusieurs similarités avec celle des lettres de motivation. La rédaction d’une lettre de motivation se distingue néanmoins par les points suivants :

• Division en sections pour le candidat, l’employeur et l’alliance de leurs intérêts
• Considération des règles de conception : longueur, police de caractère, etc.
• Cohérence avec le contenu, la structure et la mise en page du curriculum vitae.

En appliquant toutes ces considérations, vous êtes assurée de transmettre les motivations de votre candidature avec l’employeur. Ce dernier n’aura plus qu’à juger votre curriculum vitae pour aligner vos aspirations avec la description de votre carrière. Vous pouvez aussi augmenter vos chances sur cet aspect en utilisant nos modèles de CV personnalisables