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En Europe, la moyenne se situe autour de 25 jours ouvrables par an, avec des pays comme la France (30 jours) ou l'Allemagne (30 jours) qui se distinguent par leur générosité, et à l'inverse, les Etats-Unis, où les congés payés ne relèvent pas d'une obligation légale.
Comment le calcul des congés payés est-il effectué en France en particulier ? Quelle est la période de référence utilisée et combien de jours de congés un salarié acquiert-il par mois travaillé ?
Au sommaire de cet article, vous allez découvrir :
- La méthode pour calculer les jours de congé payé
- Le calcul des congés payés pour des CDD
- La démarche pour calculer l’indemnité compensatrice de congés payés
- Les règles pour bénéficier de congés payés
- Les obligations légales associées aux congés payés
- La possibilité d’imposer une période pour prendre ses congés
Comment les jours de congé payé sont-ils calculés ?
Pour calculer les jours de congé payé, il faut d'abord déterminer s'ils se baseront sur des jours ouvrables ou ouvrés. Ensuite, il est nécessaire de définir la période de référence pour leur calcul. Enfin, il faut prendre en compte les jours de fractionnement.
Les congés payés sont-ils calculés par jours ouvrables ou ouvrés ?
Les droits à congés payés peuvent être calculés en jours ouvrables ou en jours ouvrés.
- Les jours ouvrés sont ceux où l’employé travaille effectivement, généralement du lundi au vendredi, soit 5 jours par semaine. Dans ce cas, le salarié a droit à 25 jours de congé par an.
- Les jours ouvrables comprennent les 7 jours de la semaine. Le mode de calcul exclut cette fois les jours fériés et le dimanche (considéré comme le jour de repos hebdomadaire). Dans ce cas-ci, le salarié peut avoir 30 jours de congé par an.
Illustration :
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Quelle est la période de référence pour le calcul des congés payés ?
Les congés payés acquis par un salarié dépendent du nombre de mois de travail effectif sur une période de référence. En France, cette période de référence est généralement établie entre le 1er juin et le 31 mai de l’année suivante. Une autre période de référence peut être établie par l’entreprise à travers :
- Un accord d’entreprise ou d’établissement
- Une convention ou un accord de branche
- Une décision de l’employeur après consultation du comité social économique (CSE)
Quelles sont les périodes admises par la loi pour obtenir des congés payés ?
L’article L3141-5 du Code du travail a défini plusieurs hypothèses dans lesquels un salarié peut bénéficier des congés payés :
- Être présent dans l’entreprise et y travailler
- Prendre déjà des congés payés
- Être en situation de maternité, de paternité ou d’adoption
- Être absent pour accident du travail ou maladie professionnelle. L’absence pour maladie professionnelle ou accident de travail ne doit pas excéder un an entier.
- Prendre un repos compensateur
- Prendre congé dans le cadre des formations d’entreprise
- Être en situation de chômage partiel.
- Les congés payés ne peuvent pas néanmoins être octroyés dans les cas suivants :
- Un arrêt maladie
- La participation à une grève
- Un congé parental à temps plein
- Une mise à pied
- Un congé de présence parentale
- Un congé de solidarité familiale
Que faire si le salarié n’a pas effectivement travaillé sur toute la période ?
Dans le contexte de l’obtention de congés payés, un mois est égal à 4 semaines ou 24 jours ouvrables de travail. Cette règle ressort notamment des dispositions de l’article L3141-4 du Code du travail. Un salarié peut ainsi obtenir l’ensemble de ses congés payés en un an, en justifiant de 48 semaines ou 288 jours ouvrables de travail effectif.
Illustrations :
Jours de fractionnement dans le calcul congés payés : de quoi s'agit-il ?
Le calcul d'une indemnité de congés payés est plus complexe lorsque ce qu'on appelle "fractionnement" des jours de congé entre en jeu. Ce facteur doit être appliqué après le 1er novembre de l’année courante. Mais en quoi cela consiste ?
Pour comprendre le principe du fractionnement de congés, il faut d'abord revenir aux dispositions du Code du travail concernant la prise de congés. Ce texte a établi que les salariés doivent prendre leurs congés principaux dans la période située entre le 1er mai et le 31 octobre. (A noter que le congé principal est défini sur une période maximum de 24 jours ouvrables). La loi permet ainsi aux salariés de prendre 24 jours ouvrables ou 20 jours ouvrés de congé consécutifs du 1er mai au 31 octobre.
Aussi, après le 1er novembre, si un salarié n'a pas utilisé tous ses congés principaux pendant l'été, il a la possibilité de les prendre de manière fractionnée tout au long de l'année. Cela signifie qu'il peut choisir de prendre ses jours de congé restants par petites périodes ou individuellement. Les modalités exactes de ce fractionnement peuvent être précisées par les accords d'entreprise ou les conventions collectives.
Cette flexibilité permet aux salariés d'organiser leurs périodes de repos selon leurs besoins personnels et professionnels, tout en respectant les règles légales et contractuelles en vigueur.
Comment appliquer les jours de fractionnement au calcul des congés payés ?
Les jours de fractionnement entrent donc en jeu dès l’instant où le salarié n’a pas pris l’intégralité de son congé principal à la date du 31 octobre. Deux cas sont alors envisageables :
- Le salarié obtient un jour de congé en plus si son congé a été pris sur 3 à 5 jours ouvrables hors de la période définie par la loi.
- Le salarié se voit attribuer 2 jours de congés supplémentaires si son congé a été pris sur 6 à 12 jours ouvrables.
Le concept du jour de fractionnement est applicable à tout salarié d’une entreprise. Le salarié peut en bénéficier, peu importe qu’il soit en CDD et CDI. Les jours de fractionnement ne tiennent pas compte de l’ancienneté de l’employé.
Cependant, une disposition particulière a été prévue pour les nouveaux salariés qui intègrent une entreprise en cours d’année. Dans leur cas, l’acquisition des jours de fractionnement est envisageable dans trois hypothèses :
- Le salarié a obtenu au moins 15 jours de congé payé
- Il a validé 12 jours de congé successifs du 1er mai au 31 octobre
- Le salarié a 3 jours ouvrables de congé restant après le 31 octobre
- Il est possible de déroger à la règle de fractionnement par :
- Un accord individuel établi par salarié
- Une convention collective
- Un accord d’entreprise ou d’établissement
Voici quelques exemples pour illustrer l’application de la règle du fractionnement :
- Martin a pris 13 jours successifs pendant le mois d’août. Il lui reste 5 jours de congé par mois à prendre à la date du 31 octobre. Il peut donc prétendre à un jour de fractionnement.
- Mireille prend 5 jours de congé en mai et prend le même nombre de congés en juin et juillet. Elle a pris 12 jours de congé successifs sur la période du 1er juin au 31 octobre. La règle des 12 jours consécutifs n’a pas été respectée. Mireille ne peut pas alors obtenir des jours de fractionnement.
- Henriette est partie pendant 3 semaines en octobre. Elle ne dispose plus que d’un seul jour de congé au terme de ce mois. Henriette ne peut pas alors bénéficier d’un jour de fractionnement, car la loi impose qu’il lui reste au moins de 3 jours de congé.
Faut-il inclure cinq samedis dans le décompte ? Pourquoi ?
Bon nombre de salariés ne travaillent pas le samedi. Il paraît ainsi déconcertant d’inclure cinq samedis parmi les congés payés. Les règles en la matière ne sont pas d’ailleurs précisées par le Code du travail.
Une période de cinq semaines va ainsi inclure 5 samedis. C’est pourquoi les samedis doivent faire partie des congés même si un salarié ne travaille pas le samedi.
Comment déterminer le nombre de jours de congés payés déjà pris ?
Un salarié peut prendre les jours de congé qu’il a obtenus jusqu’au terme de la période de référence. Les congés payés acquis seront perdus s’ils n’ont pas été pris avant l’expiration de ce délai. L’employeur peut néanmoins reporter l’expiration de délai s’il le juge opportun.
Jours de congés payés en cas d’arrêt maladie
Deux scénarios sont à considérer dans la détermination des jours de congés payés en cas d'arrêt maladie :
- L’arrêt maladie intervient avant le départ en congé et se poursuit pendant la période de congé. Il est alors possible de reporter la prise des congés payés.
- La maladie intervient au cours des congés payés. Aucun report ne peut alors avoir lieu, ni même une prolongation de congé. Le salarié percevra à la fois l’indemnité journalière de son assurance maladie et l’indemnité de congés payés.
Congés payés durant un préavis de fin de contrat
Le préavis va ici être reporté au même titre que les congés payés. Il se peut néanmoins que l’employé n’ait pas pris l’ensemble de ses congés payés avant l’expiration de son contrat de travail. Il peut dans ce cas bénéficier d’une indemnité de congés payés.
Jour férié et ouvrable pendant la prise des congés payés
Les jours fériés ne sont pas inclus dans le calcul des jours de congé payés acquis par un salarié. Cela est valable uniquement si l'entreprise calcule les congés payés en jours ouvrables. En effet, les jours fériés ne sont pas considérés comme des jours ouvrables. Ainsi, l'entreprise ne les prend pas en compte lors du calcul de l'indemnité compensatrice de congés payés d'un salarié.
Exemple :
Comment calculer les congés payés pour des contrats à durée déterminée ?
Le calcul des congés payés en CDD diffère légèrement de celui du CDI dans deux cas :
- Le congé est calculé sur la base d’un mois incomplet
- Le salarié passe d’un statut de CDD à celui de CDI
Calcul de congés payés pour un mois incomplet
Pour un mois de travail non complété, les congés payés sont calculés au prorata temporis du nombre jours travaillés. Le prorata temporis est une expression latine qui peut se traduire littéralement par ‘en fonction du temps’. Le calcul au prorata temporis signifie, ainsi que les congés sont calculés par volume d’heures réalisées sur le nombre de jours de travail effectif.
Exemple :
Il se peut que le salarié n’ait pas pris tous ses congés par mois au terme de son contrat de travail. Une indemnité compensatrice de congés payés peut dans ce cas lui être octroyée.
Passage d’un CDD à un contrat à durée indéterminée
Un salarié avec un CDD peut parfois décider de passer en CDI ou devenir salarié à temps partiel au terme de son contrat initial.
Il a alors deux options pour ses congés payés :
- Recevoir l’indemnité compensatrice de congés payés pour son CDD
- Garder l’ancienneté obtenue à travers le contrat à durée déterminée
Recevoir l’indemnité compensatrice de congé payé pour le CDD
Pour cette hypothèse, l’indemnité de congés payés versée par l’employeur à son salarié ne doit pas être inférieure à 10 % du total de sa rémunération brute. Le compteur de congés est aussi remis à zéro à compter de la date de commencement du contrat à durée indéterminée.
Garder l’ancienneté obtenue à travers le contrat à durée déterminée
Dans cette deuxième hypothèse, le salarié peut maintenir ses droits à congés payés alors qu’il entame son CDI. L’employeur et le salarié choisissent souvent l’option adéquate à travers un accord amiable. Dans tous les cas, l’employeur a l’obligation de déduire la durée du CDD de la période d’essai qui a été prévue dans le CDI.
Comment calculer l’indemnité compensatrice de congés payés ?
Le Code du travail français a défini deux méthodes pour calculer de l’indemnité de congés payés sur une base annuelle. La première méthode de calcul de l’indemnité est la ‘règle du 1 dixième (1/10)’. Elle se base sur la rémunération brute perçue sur la période de référence.
L’autre méthode de calcul est celle du ‘maintien du salaire’. Elle exige le calcul du salaire théorique de l’employé dans le cas où ce dernier est amené à travailler. L’indemnité de congés payés est définie d’après la valeur qui est la plus avantageuse pour le salarié.
Comment calculer l’indemnité de congés payés avec la règle du 1/10 ?
La méthode de calcul de l’indemnité au 1/10 est basée sur la rémunération brute que le salarié a perçue durant la période de référence. On retient ici toute somme ayant les traits d’un salaire, en incluant :
- Le salaire standard
- La rémunération des heures additionnelles
- Les commissions dans le cas des commerciaux
- La prime d’ancienneté
Les primes et les gratifications rattachées à la validation de congés sont aussi prises en compte. Cela inclut les primes de rendement ou d’objectif. À cela s’ajoutent les indemnités versées pour les mois de travail effectif, ce qui inclut :
- Une indemnité compensatrice de congés payés de l’année précédente
- Supplément de salaire après un accident du travail
Toute somme qui n’a pas les caractéristiques d’un salaire ou qui peut s’y rattacher est exclue du calcul de l’indemnité. Il en va de même pour des sommes perçues dans le cadre de circonstances exceptionnelles. Les sommes suivantes en sont de bons exemples :
- Les primes exceptionnelles ou non attribuées à la validation de congés : 13e mois de salaire, intéressement, etc.
- Les indemnités accordées dans le cadre de périodes non associées à des mois de travail effectif. Cela peut être un complément de salaire après un problème de santé
- Les remboursements de frais professionnels, peu importe qu’ils se fassent au forfait
La règle du calcul de l’indemnité au 1 dixième peut être appliquée une fois que le taux de rémunération moyen a été calculé.
Voici un exemple pour illustrer cette règle :
Comment calculer l’indemnité de congés payés par maintien de salaire ?
La démarche à suivre pour calculer l’indemnité suivante maintien de salaire est similaire à celle du calcul basé sur l’absence.
Il y a deux paramètres à prendre en considération :
- Le salaire brut durant la période immédiate qui précède le congé : On part ici des mêmes éléments qui ont été retenus pour calculer le taux moyen au 1/10 ème
- Les heures de travail que le salarié aurait accompli dans le cas où il n’aurait pas pris de congé : les heures supplémentaires sont prises en compte dans ce contexte
Reprenons l’exemple précédent avec 1 400 euros de salaire brut et 2 semaines de congés :
Dans la technique du 1/10 ème, la somme due au salarié était de 1 950 euros pour 30 jours, ce qui correspond à 66 euros par jour. En fractionnant 2 semaines, on obtient 12 jours ouvrables.
66 euros x 12 = 792 euros sur une période de deux semaines.
La méthode de calcul du maintien du salaire quant à elle exige le calcul des heures réelles de travail. Elles correspondent ici à 7 heures de travail journalier pour un total de 21 jours ouvrés. Cela correspond à 147 heures de travail effectif, dont 70 heures non travaillées pour le congé. Le salaire à retenir dans ce contexte est le salaire réel sur une base mensuelle.
Le calcul est réalisé comme suit : 1 400 euros x (7x10)/(7x21) = 666,7 euros
Comment un employé peut-il bénéficier de congés payés ?
Tout salarié a droit à des congés payés pour peu qu’il ait travaillé au sein d’une même entreprise depuis au moins 10 jours. La durée établie pour un congé annuel est égale à 2 jours ouvrables et demi pour chaque mois de travail. Cette durée ne peut pas dépasser 30 jours ouvrables par an. La durée maximale de congés payés est applicable à un salarié dès l’instant où il a employé dans une entreprise depuis 48 semaines.
L’indemnité de congés payés est définie selon la différence entre les jours d’absence et le paiement des jours travaillés. Le montant peut correspondre à un dixième de l’ensemble de la rémunération brute reçue pendant la période de référence ou au salaire standard du salarié. C’est le montant le plus favorable qui est retenu pour l’indemnité de congés payés.
Quelles sont les obligations légales associées aux congés payés ?
Les congés payés créent des obligations pour l’employeur et ses salariés. L’obligation de l’employeur est de créer un système de congés payés adapté au régime légal. Il doit indiquer les dates de congés payés dans les bulletins de rémunération. Le manquement à cette obligation oblige l’employeur à payer une amende contraventionnelle de 5e classe.
Le salarié a quant à lui l’obligation de prendre ses congés payés. Il ne peut pas autrement réclamer une indemnité de congés payés. Il y a également trois motifs légaux pour lesquels un employé peut essuyer un refus dans la prise de ses congés payés :
- Une période intense d’activité
- Le besoin de maintenir la continuité du service
- Des situations exceptionnelles
L’employeur peut-il imposer une période de prise de congés ?
Les employés peuvent demander la mise en place d'une période de référence pour les congés de différentes manières : par une lettre adressée à l’employeur, lors d’une réunion d’équipe, ou via un logiciel de gestion des ressources humaines.
L'employeur peut refuser les propositions de périodes de référence soumises par les employés. Dans ce cas, d'autres dates seront proposées jusqu'à ce qu'un accord soit trouvé.
L'employeur peut également imposer des dates pour les congés payés en cas de fermeture temporaire de l’entreprise. Ces dates imposées ne peuvent pas être contestées par l’employé, à condition qu'elles respectent la loi, les accords de branche, les conventions collectives ou la CSE.
Comment faire si l’employé refuse de prendre ses congés restants ?
Une telle situation n'est pas problématique tant que l'employeur respecte la loi, l'accord de branche ou la convention collective. L'employeur doit également informer l'employé de ses droits en matière de congés payés et du nombre de jours de congé acquis restants.
L’employeur doit prouver qu’il a entrepris toutes les démarches pour informer ses salariés de leurs congés acquis. Cela inclut les mails ou les publications sur le site officiel de l’entreprise et des comptes réseau sociaux. Les employés ne peuvent pas ainsi demander des dommages et intérêts au motif qu’ils n’ont pas pris connaissance de leurs congés acquis.
Notez cependant que l’employeur ne peut pas obliger ses employés à prendre le reste de ses congés acquis. Cette règle est valable même si la période de prise des congés payés a expiré. Elle demeure aussi valable indifféremment du nombre restant de congés acquis.
Points à retenir autour du calcul des congés payés
Le calcul des congés payés est réalisé en considération de quatre facteurs :
- La base de calcul qui peut être des jours ouvrables ou des jours ouvrés
- La période de référence pour prendre les congés
- Les jours de fractionnement
- Le cas particulier des contrats à durée déterminée
L’indemnité de congés payés elle-même peut être calculée selon deux règles, à savoir :
- Le 1/10ème du salaire brut total
- Le maintien du salaire
Outre le calcul, les congés payés méritent d’être étudiés au regard de trois points :
- Les conditions pour en bénéficier
- Les obligations qu’ils génèrent pour les employés et les salariés
- La possibilité d’établir une période de référence différente de celle de la loi
La connaissance des règles entourant le fonctionnement des congés payés est bénéfique aux employeurs comme aux employés. La question des congés payés peut même être soulevée à l’entretien d’embauche lors des recrutements dans une entreprise. La maîtrise de ce sujet peut ainsi vous être avantageuse si vous êtes un futur salarié en quête d’emploi. Vous pouvez aussi renforcer votre profil avec nos modèles de CV originaux à personnaliser.
