Rédiger une lettre de motivation assistant administratif demande une approche stratégique, car ce métier exige désormais une polyvalence pointue et des compétences multiples. Notre guide vous accompagne pas à pas pour créer un document percutant qui met en lumière vos atouts et vous démarque des autres candidats.
Dans ce qui suit, découvrez :
- un exemple simple pour avoir les idées de base d’une bonne structure de lettre de motivation pour poste d’assistant administratif,
- la méthode complète et éprouvée pour la création d'une lettre de motivation conforme aux normes,
- nos conseils de perfectionnement et les erreurs à éviter lors de la rédaction de votre lettre.
Exemples de Lettre de Motivation Assistant Administratif
Lettre de motivation agent administratif
Lettre de motivation agent administratif fonction publique
Lettre motivation agent administratif débutant
Lettre de motivation assistant administratif et financier
Lettre de motivation assistant administratif à la production
Pourquoi une lettre de motivation d’assistant administratif est-elle essentielle ?
La lettre de motivation assistant administratif est une pièce maîtresse de votre candidature, car elle démontre votre capacité à structurer vos idées et à vous projeter dans le poste visé. A la lumière des compétences listées dans le CV, elle révèle votre capacité à communiquer avec clarté et professionnalisme - une qualité essentielle pour ce rôle d'interface.
C'est aussi l'occasion d'illustrer votre valeur ajoutée en donnant vie à votre parcours à travers des expériences significatives qui répondent aux besoins de l'entreprise.
Règles d’or pour réussir votre lettre de motivation d’assistant administratif
Avant de rédiger votre lettre de motivation pour le poste assistant administratif, il est nécessaire de faire le point sur quelques aspects :
- Renseignez-vous sur l'activité de l’entreprise et sur le contenu du poste
- Mettez des informations en cohésion avec votre CV assistant administratif
- Faites en sorte que votre lettre soit personnalisée et adaptée au poste
- Utilisez les mots-clés qui apparaissent dans l'offre d'emploi que vous avez trouvée
- Ne faites aucune référence négative à votre ancien employeur
Présentez la lettre avec un visuel attirant et agréable
Si la qualité de son contenu est essentielle, la présentation du document est également un aspect déterminant. Les recruteurs s'intéressent aux candidatures qui captent leur attention sur le fond et sur la forme. Par conséquent, vous devez accorder à votre lettre de motivation assistant administratif une mise en page qui met en évidence votre professionnalisme.
Voici quelques conseils :
- Votre lettre de motivation ne doit pas dépasser une page A4 (entre 15 et 25 lignes et 150 à 300 mots).
- La police de caractère à utiliser dans votre lettre doit être identique à celle utilisée dans votre CV
- La police doit également être d'une taille lisible (de préférence 12 pts)
- Il est préférable que le fond de la lettre soit blanc et que le contenu soit noir
- Des marges de 2,5 cm sur les côtés et un interlignage de 1,5 cm sur chaque paragraphe sont aussi recommandés
Structure idéale pour une lettre de motivation d’assistant administratif
La rédaction d'une lettre de motivation commence par une structure organisée pour la rendre confortable à lire et en faire une candidature pertinente. Voici la structure à suivre pour une bonne organisation :
- En-tête et Objet
- Salutation et phrase d'accroche
- Paragraphe sur votre expérience et vos compétences
- Paragraphe sur vos qualités personnelles et vos objectifs
- Demande d'entretien et conclusion
- Signature
Étapes pour rédiger une lettre de motivation d’assistant administratif percutante
Préparer les informations clés avant de commencer
Une lettre de motivation percutante repose sur une préparation minutieuse, bien avant la rédaction proprement dite. Un travail préalable de recherche et d'analyse vous permettra de sélectionner les informations les plus pertinentes pour convaincre votre futur employeur. Ainsi :
- Analysez en détail l'offre d'emploi et notez les compétences clés recherchées. Repérez les verbes d'action et le vocabulaire spécifique utilisés, ils vous serviront pour votre lettre.
- Faites des recherches approfondies sur l'entreprise : son secteur d'activité, ses valeurs, ses actualités récentes et ses projets. Ces informations vous permettront de montrer votre intérêt et votre compréhension de leur environnement.
- Identifiez dans votre parcours 2-3 réalisations concrètes qui illustrent parfaitement les compétences recherchées. Privilégiez les expériences récentes et chiffrez vos résultats quand c'est possible.
- Établissez la liste des outils numériques et logiciels que vous maîtrisez, en mettant en avant ceux mentionnés dans l'offre ou utilisés dans le secteur.
- Préparez quelques phrases sur vos qualités personnelles les plus pertinentes pour le poste, en réfléchissant à des situations concrètes qui les illustrent.
Mots-clés à inclure pour maximiser l’impact
Pour rédiger une lettre de motivation percutante pour un poste d'assistant administratif, il est essentiel d'intégrer des mots-clés pertinents qui mettent en avant vos compétences et votre adéquation au rôle. Voici une sélection de catégories de termes clés indicatifs à considérer :
- Organisation : gestion du temps, planification, coordination
- Compétences administratives : saisie de données, gestion des documents, archivage
- Communication : communication écrite, relation client, collaboration
- Outils informatiques : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), logiciels de gestion administrative, systèmes de gestion des fichiers
- Service client : assistance, résolution de problèmes, support administratif
- Polyvalence : multitâche, adaptabilité, flexibilité
- Compétences interpersonnelles : travail en équipe, écoute active, empathie
- Gestion de projets : suivi des tâches, établissement de priorités, rapports d'avancement
📌 Pour les intégrer et rendre vos phrases impactantes :
- Contextualisez les mots-clés en les utilisant dans des phrases qui illustrent des expériences concrètes.
- Évitez les généralisations : soyez précis en montrant comment vous avez utilisé ces compétences dans vos précédents postes.
- Adaptez-vous à l'offre d'emploi en choisissant les mots-clés qui correspondent le mieux aux exigences spécifiques mentionnées dans l'annonce.
Commencez par rédiger un en-tête clair avec informations exactes
Dans l'en-tête de votre lettre de motivation d’assistant administratif, les trois premières parties de la structure sont les sections à remplir. Les informations à faire figurer sont :2342871
- Vos données personnelles sur la partie gauche et celles de l'entreprise sur la partie opposée
- Le lieu et la date de création de la lettre de motivation
- L’objet de votre lettre
Vos données personnelles comprennent :
- Votre prénom et nom
- Votre numéro de téléphone portable
- Votre adresse de email
- Votre adresse de domicile
Celles de l’entreprise :
- Le nom du responsable de recrutement (si vous le connaissez)
- Le nom de la société ou entreprise
- Sa localisation
Lieu et date :
- À Paris, le 15 juin 2019
- Fait à Nice, le 28 janvier 2021
- Marseille, 4 décembre 2017
Objet de la lettre :
Lorsque vous créez l'objet de votre lettre de motivation adjoint administratif, veillez à ce qu'il soit court, simple et impactant. Indiquez simplement le poste auquel vous postulez. Personnalisez ensuite l'objet en mentionnant soit le secteur d'activité dans lequel vous travaillez, soit l'entreprise ou la branche du gouvernement, soit une qualité qui vous distingue.
Engagez le recruteur grâce à une accroche captivante
Le recruteur recherche d'abord un candidat assistant administratif capable d'établir un bon contact et de se présenter avec une réelle motivation. C'est à travers la partie Accroche qu'il aura ou non cette première impression. Vous devez donc rédiger cette partie avec beaucoup de rigueur pour lui donner envie de lire votre lettre de motivation d'assistant administratif jusqu'au bout.Pour rédiger cette première partie, commencez de bonnes formules de politesse :
- Madame Lucia, responsable du recrutement chez MI-GSO
- À l’attention de Madame Bruna, responsable de recrutement de la société ALTEN
Toutefois, si vous n’avez pas pu trouvez le nom du responsable, adoptez l’une des salutations suivantes :
- Madame
- Monsieur
- Madame, Monsieur
Rédigez ensuite une phrase d'introduction pour présenter rapidement l’objectif de votre lettre de manière professionnelle.
Exemple :
En quête d'une nouvelle opportunité de carrière, j'ai le plaisir de me présenter à vous afin de solliciter un poste d'assistant administratif.
Montrez que vous êtes le candidat idéal pour le poste d’assistant administratif
Chaque expérience professionnelle accumulée en lien avec le poste d'assistant administratif pour lequel vous candidatez, qu'elle provienne d'un emploi à plein temps, d'un travail à temps partiel ou de stages… a contribué au développement de diverses compétences et connaissances. Ces éléments formeront le premier paragraphe de votre lettre de motivation.
Quelques conseils pour les jeunes diplômés :
- Indiquez vos stages et mentionnez le diplôme le plus élevé que vous avez obtenu
- Détaillez les compétences et les connaissances que vous avez acquises pendant vos parcours
Pour les candidats expérimentés :
- Mettez en avant votre niveau d'expérience et démontrez votre expertise.
- Indiquez également les compétences que vous avez acquises ainsi que les logiciels informatiques que vous maîtrisez, tout en faisant référence à votre expérience
- Parlez également des missions que vous êtes capable d'administrer
Deux exemples de premier paragraphe de la lettre de motivation d'assistant administratif
- Pour les candidats expérimentés
Exemple :
Assistant administratif avec plus de 8 ans d'expérience, j'ai eu l'occasion de développer mes compétences dans le domaine commercial, puis dans la logistique. Au cours de ma carrière, la gestion de l'accueil téléphonique des clients et des fournisseurs, la réception et la rédaction du courrier, le suivi des dossiers et la gestion des plannings sont autant de tâches que j'ai pu maîtriser.
- Pour les candidats sans expérience
Exemple :
Agent administratif, doté d'une grande motivation, récemment diplômé du BTS assistant manager. Le stage de six mois dans le secteur bancaire m'a permis de maîtriser toutes les procédures administratives : gestion du courrier, itinéraires, agenda, approvisionnement ou prise de notes et réalisation de rapports après des séminaires ou réunions.
Soulignez votre capacité à contribuer au développement de l’entreprise
Même dans le cas d'une candidature spontanée, il est essentiel de démontrer que vous êtes le candidat parfait pour le poste. Il faut aussi prouver votre capacité à contribuer à l'expansion de l'entreprise. Pour y parvenir, mettez en avant vos qualités comportementales et vos compétences.
💡 Quelques conseils:
- Référez-vous à l'offre d'emploi et identifiez ce que le recruteur recherche
- Comparez-les ensuite avec vos qualités comportementales
- Et lorsque vous écrivez, n'incluez que celles qui sont pertinentes pour le poste
En ce qui concerne vos objectifs, celui-ci n'est pas personnel, mais plutôt celui de l'entreprise. C'est-à-dire que vous devez essayer de partager le même itinéraire que l'entreprise. Pour ce faire, lisez minutieusement l'offre d'emploi et cherchez à savoir ce dont l'entreprise a besoin et ce qu'elle attend de sa future assistante administrative.
Exemple du second paragraphe d’une lettre de motivation d’assistant administratif
CORRECT
Vivement intéressé par cet emploi, je possède un grand sens de service, un bon sens de l'écoute et une excellente capacité relationnelle et de communication. Rigoureux, précis, capable de s'adapter à toute situation et apte à travailler aussi bien en autonomie qu'en équipe, je souhaite occuper ce poste afin de renforcer les membres du département des ressources humaines, comptabilité au sein de la société GM-social.
INCORRECT
Lorsque j'ai vu votre annonce d'emploi, je me suis dit que je pouvais répondre à vos besoins. De plus, je rêvais depuis longtemps d’occuper ce poste au sein de votre entreprise pour mettre en pratique mon savoir-faire et ma connaissance en gestion administrative. Enfin, je suis bien motivée pour ce poste et vos exigences correspondent à mes points forts.
Concluez votre lettre de motivation avec un appel à l’action clair
Que vous postuliez dans la fonction publique ou une structure privée, soyez professionnel dans la conclusion de votre lettre de motivation pour le poste d'agent administratif. Ce dernier paragraphe va notamment résumer votre lettre et la conclure par un appel à l'action. Plus précisément, vous devez rappeler au recruteur que vous souhaitez passer un entretien d'embauche.
Les règles à suivre dans ce paragraphe de conclusion :
- Rappelez le recruteur que vous souhaitez le rencontrer
- Mentionnez également votre disponibilité
- Terminez le tout par une phrase salutation
Exemple du paragraphe de conclusion dans une lettre de motivation agent administratif spontanée :
Disponible la semaine prochaine, je tiens à vous rencontrer pour un entretien afin d'en savoir plus sur les missions décrites dans votre offre d'emploi.
Je vous prie, Monsieur, de bien vouloir recevoir mes respectueuses salutations
Autre exemple de phrase de salutation :
- Veuillez agréer, Madame, mes plus sincères salutations
- Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée
- Je vous prie d’agréer, Monsieur Bruna, mes salutations bien distinguées
Conseils pour adapter votre lettre au poste d’assistant administratif
Chaque lettre de motivation est unique et adaptée à l’offre d’emploi ou au poste convoité chez une entreprise précise.
Voici un exemple d’annonce d’emploi dans ce domaine :
Vos missions principales :
- Gestion administrative :
- Rédaction, mise en forme et envoi des courriers et documents divers.
- Classement et archivage des dossiers papier et numériques.
- Gestion des commandes de fournitures de bureau.
- Soutien aux équipes :
- Organisation des réunions (réservation de salles, envoi des invitations, préparation des supports).
- Suivi et mise à jour des plannings des collaborateurs.
- Préparation des notes de frais et suivi des factures fournisseurs.
- Accueil et communication :
- Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires.
- Traitement des emails entrants et orientation vers les interlocuteurs appropriés.
- Diffusion des informations internes aux équipes.
Profil recherché :
- Formation : Bac +2 en Gestion Administrative, Secrétariat ou équivalent.
- Expérience : 2 ans minimum dans un poste similaire.
- Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Aisance avec les outils numériques de gestion (CRM, ERP, etc., un plus).
- Qualités personnelles :
- Organisation et gestion des priorités.
- Proactivité et esprit d’initiative.
- Sens relationnel et discrétion.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Travailler dans une entreprise en pleine croissance avec des projets variés.
- Une équipe bienveillante et dynamique.
- Avantages : titres restaurant, mutuelle d’entreprise, télétravail partiel.
Pour adapter votre lettre à cet exemple d’offre et maximiser son impact, voici quelques conseils pratiques :
- Mettez en avant vos compétences en gestion administrative, illustrées par votre expérience dans la rédaction, la mise en forme et l'envoi de courriers. Par exemple, indiquez : "Dans mon précédent emploi, j'ai géré la rédaction et l'envoi de documents administratifs, assurant leur clarté et leur conformité."
- Démontrez votre capacité à organiser des réunions en évoquant une expérience où vous avez organisé des réunions. Notamment, précisez les tâches que vous avez réalisées, comme la réservation de salles et l'envoi des invitations. Par exemple : "J'ai organisé plusieurs réunions pour mon équipe, en m'occupant de la logistique et en préparant les supports nécessaires."
- Soulignez votre maîtrise des outils bureautiques : notamment ce que l'annonce mentionne (maîtrise de Microsoft Office). Par exemple : "Je suis compétent(e) dans l'utilisation d'Excel pour le suivi des plannings et la gestion des données."
- Parlez de votre expérience en accueil et communication. Par exemple : "J'ai assuré l'accueil physique et téléphonique des clients dans mon précédent poste, ce qui m'a permis de développer d'excellentes compétences relationnelles."
- Reliez vos qualités personnelles aux attentes du poste. Par exemple, l’annonce en exemple souligne des qualités telles que l'organisation et la proactivité. Vous pourriez dire : "Mon sens de l'organisation m'a permis de gérer efficacement plusieurs priorités tout en maintenant un haut niveau de service."
- Exprimez votre motivation pour CorpExpert. Montrez que vous vous êtes renseigné sur l'entreprise et ses valeurs. Par exemple : "Je suis particulièrement attiré(e) par CorpExpert en raison de son engagement envers le développement professionnel et sa dynamique d'équipe bienveillante."
- Concluez avec une note positive et engageante. Terminez votre lettre en réaffirmant votre enthousiasme pour le poste. Par exemple : "Je serais ravi(e) de contribuer à la réussite de CorpExpert en apportant mon expertise administrative et ma passion pour le service client.
Points clés à retenir pour rédiger une lettre de motivation d’assistant administratif
Vous avez terminé la rédaction de votre lettre d'accompagnement de candidature pour le poste d'assistant administratif. Avant de soumettre votre candidature, assurez-vous de vérifier les points suivants :
- Une mise en page claire, simple, mais attrayante
- Une structure respectant le format classique
- Un en-tête avec des informations précises
- Un paragraphe pour démontrer votre expérience
- Un autre paragraphe pour vos compétences interpersonnelles
- Une conclusion encourageant le recruteur à vous convoquer à un entretien
Les erreurs à éviter dans votre lettre de motivation
Lorsque vous rédigez votre lettre d'accompagnement de candidature, évitez de :
- Rendre votre lettre trop longue, ou trop courte
- Faire des phrases interminables
- Faire des fautes d'orthographe
- Parler du salaire
- Critiquer l’entreprise
- Copier votre CV
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