Vous ne savez pas par où commencer pour créer cette lettre de candidature au poste d’agent ou assistant administratif ? Offrez-vous un bon coup de pouce pour décrocher ce poste facilement. Vous aurez besoin d’aide ou de modèle pour éveiller votre inspiration, des conseils de professionnels pour vous aiguiller.
Dans ce guide :
- vous trouverez aussi un exemple pour avoir quelques bases
- découvrez aussi la méthode complète et éprouvée pour la création d'une lettre de motivation assistant administratif gagnante.
- soyez au courant des erreurs à éviter lors de la rédaction de votre lettre
Règles d’or à suivre pour réussir votre lettre de motivation pour l’emploi d’assistant(e) administratif(ve)
Avant de rédiger votre lettre de motivation pour le poste assistant administratif, il est nécessaire de faire le point sur quelques aspects :
- Renseignez-vous sur l'activité de l’entreprise et sur le contenu du poste
- Mettez des informations en cohésion avec votre CV assistant administratif
- Faites en sorte que votre lettre soit personnalisée et adaptée au poste
- Utilisez les mots-clés qui apparaissent dans l'offre d'emploi que vous avez trouvée
- Ne faites aucune référence négative à votre ancien employeur
Présentez la lettre avec un visuel attirant et agréable
Si la qualité de son contenu est essentielle, la présentation du document est également un aspect déterminant. Les recruteurs s'intéressent aux candidatures qui captent leur attention sur le fond et sur la forme. Par conséquent, vous devez accorder à votre lettre de motivation assistant administratif une mise en page qui met en évidence votre professionnalisme.
Voici quelques conseils :
- Votre lettre de motivation ne doit pas dépasser une page A4 (entre 15 et 25 lignes et 150 à 300 mots).
- La police de caractère à utiliser dans votre lettre doit être identique à celle utilisée dans votre CV
- La police doit également être d'une taille lisible (de préférence 12 pts)
- Il est préférable que le fond de la lettre soit blanc et que le contenu soit noir
- Des marges de 2,5 cm sur les côtés et un interlignage de 1,5 cm sur chaque paragraphe sont aussi recommandés
Planifiez et organisez votre lettre de motivation agent administratif
La rédaction d'une lettre de motivation commence par une structure organisée pour la rendre confortable à lire et en faire une candidature pertinente.
Voici la structure à suivre pour une bonne organisation :
- En-tête et Objet
- Salutation et phrase d'accroche
- Paragraphe sur votre expérience et vos compétences
- Paragraphe sur vos qualités personnelles et vos objectifs
- Demande d'entretien et conclusion
- Signature
Commencez par rédiger un en-tête clair avec informations exactes
Dans l'en-tête de votre lettre de motivation d’assistant administratif, les trois premières parties de la structure sont les sections à remplir. Les informations à faire figurer sont :2342871
- Vos données personnelles sur la partie gauche et celles de l'entreprise sur la partie opposée
- Le lieu et la date de création de la lettre de motivation
- L’objet de votre lettre
Vos données personnelles comprennent :
- Votre prénom et nom
- Votre numéro de téléphone portable
- Votre adresse de email
- Votre adresse de domicile
Celles de l’entreprise :
- Le nom du responsable de recrutement (si vous le connaissez)
- Le nom de la société ou entreprise
- Sa localisation
Lieu et date :
- À Paris, le 15 juin 2019
- Fait à Nice, le 28 janvier 2021
- Marseille, 4 décembre 2017
Objet de la lettre :
Lorsque vous créez l'objet de votre lettre de motivation adjoint administratif, veillez à ce qu'il soit court, simple et impactant. Indiquez simplement le poste auquel vous postulez. Personnalisez ensuite l'objet en mentionnant soit le secteur d'activité dans lequel vous travaillez, soit l'entreprise ou la branche du gouvernement, soit une qualité qui vous distingue.
Engagez le recruteur grâce à une accroche de lettre de motivation captivante
Le recruteur recherche d'abord un candidat assistant administratif capable d'établir un bon contact et de se présenter avec une réelle motivation. C'est à travers la partie Accroche qu'il aura ou non cette première impression.
Vous devez donc rédiger cette partie avec beaucoup de rigueur pour lui donner envie de lire votre lettre de motivation d'assistant administratif jusqu'au bout.
Pour rédiger cette première partie, commencez de bonnes formules de politesse :
- Madame Lucia, responsable du recrutement chez MI-GSO
- À l’attention de Madame Bruna, responsable de recrutement de la société ALTEN
Toutefois, si vous n’avez pas pu trouvez le nom du responsable, adoptez l’une des salutations suivantes :
- Madame
- Monsieur
- Madame, Monsieur
Rédigez ensuite une phrase d'introduction pour présenter rapidement l’objectif de votre lettre de manière professionnelle.
Exemple :
En quête d'une nouvelle opportunité de carrière, j'ai le plaisir de me présenter à vous afin de solliciter un poste d'assistant administratif.
Indiquez au recruteur que vous êtes le candidat idéal pour le poste administratif qu'il propose
Chaque expérience professionnelle accumulée en lien avec le poste d'assistant administratif pour lequel vous candidatez, qu'elle provienne d'un emploi à plein temps, d'un travail à temps partiel ou de stages… a contribué au développement de diverses compétences et connaissances. Ces éléments formeront le premier paragraphe de votre lettre de motivation.
Quelques conseils pour les jeunes diplômés :
- Indiquez vos stages et mentionnez le diplôme le plus élevé que vous avez obtenu
- Détaillez les compétences et les connaissances que vous avez acquises pendant vos parcours
Pour les candidats expérimentés :
- Mettez en avant votre niveau d'expérience et démontrez votre expertise.
- Indiquez également les compétences que vous avez acquises ainsi que les logiciels informatiques que vous maîtrisez, tout en faisant référence à votre expérience
- Parlez également des missions que vous êtes capable d'administrer
Deux exemples de premier paragraphe de la lettre de motivation d'assistant administratif
- Pour les candidats expérimentés
- Pour les candidats sans expérience
Montrez votre capacité à contribuer au développement de l’entreprise dans une second paragraphe
Même dans le cas d'une candidature spontanée, il est essentiel de démontrer que vous êtes le candidat parfait pour le poste. Il faut aussi prouver votre capacité à contribuer à l'expansion de l'entreprise. Pour y parvenir, mettez en avant vos qualités comportementales et vos compétences.
En ce qui concerne vos objectifs, celui-ci n'est pas personnel, mais plutôt celui de l'entreprise. C'est-à-dire que vous devez essayer de partager le même itinéraire que l'entreprise. Pour ce faire, lisez minutieusement l'offre d'emploi et cherchez à savoir ce dont l'entreprise a besoin et ce qu'elle attend de sa future assistante administrative.
Exemple du second paragraphe d’une lettre de motivation d’assistant administratif
CORRECT
Vivement intéressé par cet emploi, je possède un grand sens de service, un bon sens de l'écoute et une excellente capacité relationnelle et de communication. Rigoureux, précis, capable de s'adapter à toute situation et apte à travailler aussi bien en autonomie qu'en équipe, je souhaite occuper ce poste afin de renforcer les membres du département des ressources humaines, comptabilité au sein de la société GM-social.
INCORRECT
Lorsque j'ai vu votre annonce d'emploi, je me suis dit que je pouvais répondre à vos besoins. De plus, je rêvais depuis longtemps d’occuper ce poste au sein de votre entreprise pour mettre en pratique mon savoir-faire et ma connaissance en gestion administrative. Enfin, je suis bien motivée pour ce poste et vos exigences correspondent à mes points forts.
Concluez votre lettre de motivation agent administratif en ajoutant un appel à l’action
Que vous postuliez dans la fonction publique ou une structure privée, soyez professionnel dans la conclusion de votre lettre de motivation pour le poste d'agent administratif. Ce dernier paragraphe va notamment résumer votre lettre et la conclure par un appel à l'action. Plus précisément, vous devez rappeler au recruteur que vous souhaitez passer un entretien d'embauche.
Les règles à suivre dans ce paragraphe de conclusion :
- Rappelez le recruteur que vous souhaitez le rencontrer
- Mentionnez également votre disponibilité
- Terminez le tout par une phrase salutation
Exemple du paragraphe de conclusion dans une lettre de motivation agent administratif spontanée :
Autre exemple de phrase de salutation :
Points clés à retenir pour rédiger une lettre de motivation pour poste d’assistant administratif
Vous avez terminé la rédaction de votre lettre d'accompagnement de candidature pour le poste d'assistant administratif. Avant de soumettre votre candidature, assurez-vous de vérifier les points suivants :
- Une mise en page claire, simple, mais attrayante
- Une structure respectant le format classique
- Un en-tête avec des informations précises
- Un paragraphe pour démontrer votre expérience
- Un autre paragraphe pour vos compétences interpersonnelles
- Une conclusion encourageant le recruteur à vous convoquer à un entretien
Les erreurs à éviter
Lorsque vous rédigez votre lettre d'accompagnement de candidature, évitez de :
- Rendre votre lettre trop longue, ou trop courte
- Faire des phrases interminables
- Faire des fautes d'orthographe
- Parler du salaire
- Critiquer l’entreprise
- Copier votre CV
