Comment rédiger une lettre de motivation administratif ? Modèles gratuits à télécharger

Pour devenir employé administratif, la lettre de motivation administratif est d'autant plus importante. En effet, le poste n'ayant pas de prérequis importants en terme de formation et de parcours, il est difficile de se démarquer uniquement avec un CV.

Pour cette raison, nous vous conseillons d'écrire une lettre de motivation d' agent administratif passionnée basée sur nos modèles et choisissez une exemple de lettre de motivation, afin de sortir du lot et facilement obtenir un emploi d'agent administratif, d'adjoint administratif ou assistant administratif !

• Conseils et astuces pour écrire une lettre de motivation
• Exemples de bonnes pratiques et d'erreurs à éviter
• Modèles de lettres de motivation

Une lettre de motivation est un document au format A4, tenant généralement sur une page, qui accompagne le CV d'un candidat désirant postuler auprès d'une entreprise/organisation.

Elle donne davantage d'espace pour développer son intérêt pour cet emploi et convaincre l'employeur de sa motivation et envie de rejoindre le collectif.

Dans le cas du secteur administratif, une lettre de motivation efficace est également l'occasion de prouver :

• Ses capacités d'écriture
• Ses capacités de synthétisation
• Sa maîtrise des logiciels informatiques et de la mise en page d'une lettre
• Sa tacticité et capacité à formuler de belles phrases

À la place de le dire, montrez-le directement à travers la forme de la lettre de motivation. Ensuite, profitez de l'espace économisé pour travailler le fond du texte :

• Choisir des informations intéressantes sur votre parcours
• Parler de ce qui vous différencie véritablement
• Montrer que vous connaissez l'entreprise/le service auprès duquel vous postulez
• Faire sentir sa personnalité et sa touche personnelle

Comment rédiger une lettre de motivation d'agent ou assistant administratif qui vous fait décrocher un entretien

La lettre de motivation pour un emploi d'agent administratif, par exemple, ressemble dans sa structure à un modèle de lettre classique. Elle comprend :

• Un en-tête
• Une introduction
• Un développement/corps du texte
• Une conclusion
• Une formule de politesse
• Une signature

Comme pour les autres types de poste, la lettre de motivation d'un adjoint ou d'agent administratif doit comprendre les informations qui suivent :

• Votre présentation
• Un bref résumé de vos compétences et de votre carrière
• La réponse à la question : pourquoi vous désirez obtenir un job dans cette organisation en particulier ?
• Quelques arguments en votre faveur
• Votre passion pour le domaine

Se baser sur le modèle de lettre de motivation d'assistant ou d'adjoint ou d'agent administratif adapté

En choisissant un exemple de lettre, gardez en tête que celui-ci doit correspondre à la structure attendue. Cette lettre doit correspondre au format classique en vigueur dans le monde de la recherche d'un emploi.

Même si vous envoyez votre candidature par email, le document doit ressembler à un courrier, avec :

• En haut à gauche : l'en-tête à propos de vous
• En haut à droite, mais plus bas : l'en-tête à propos du destinataire + "fait à"
• La section "Object" qui prend la forme d'une phrase synthétisée expliquant la nature de votre lettre
• "Monsieur/Madame" suivi de la virgule
• Le corps du texte, avec plusieurs paragraphes
• Une formule de politesse finale - dites merci
• Une signature, tout en bas, à gauche ou à droite

Comment écrire l’en-tête d’une lettre de motivation d'un assistant ou adjoint administratif ?

L'en-tête se divise en deux parties :

• Les informations sur vous
• Les informations sur votre destinataire, c'est-à-dire l'entreprise auprès de laquelle vous postulez

La première partie se situe tout en haut à gauche, comme sur notre exemple de lettre de motivation. Elle contient :

• Votre nom
• Votre prénom
• Votre numéro de téléphone
• Votre adresse email

La deuxième partie se trouve plus bas, mais cette fois-ci à droite de la page. Elle inclut :

• Le nom de l'entreprise
• Éventuellement le nom du responsable de recrutement ou du directeur, si cette information est disponible
• Adresse exacte, avec la rue, le numéro et le code postal ville
• La mention "Fait à (nom de la ville), le (date complète)"

Ciblez directement le responsable de recrutement

La meilleure manière d'atteindre directement la personne la mieux placée pour considérer votre candidature, c'est en ciblant directement le responsable de recrutement et de démarrer votre lettre par "Monsieur (nom du recruteur),".

Si cette information n'est pas disponible, alors contentez-vous de commencer votre lettre par "Monsieur, Madame, ".

Exemple de formule de politesse

• Monsieur le directeur du recrutement de l'Agence d'Architecture Samuel Cajet Architecte,
• Cher responsable de recrutement,
• Monsieur, Madame,
• Chère équipe de l'Agence d'Architecture Samuel Cajet Architecte.

Comment rédiger une introduction qui attire l'attention ?

Les recruteurs ne lisent pas toutes les lettres de motivation en entier. Mais une chose est sûre : ils lisent l'introduction.

Pour cette raison, celle-ci doit être particulièrement soignée et ciblée. Elle doit directement annoncer qui vous êtes, ce que vous voulez et ce que vous avez à offrir.

💡Nos conseils :

• Restez concis et synthétique
• Ne dépassez pas 5-6 lignes de texte
• Nommez avec exactitude les entreprises/personnes/compétences dont vous parlez
• Mentionnez votre expérience dans le secteur/métier
• Mentionnez votre expertise ou profil professionnel : secrétaire administrative, assistante, agent administratif, etc.
• Commencez directement par une information convaincante, à la place de passer par le traditionnel "je m'appelle", "je vous contacte car", etc.
• Mentionnez l'intitulé de l'offre à laquelle vous répondez, sauf s'il s'agit de candidature spontanée (dans ce cas, annoncez simplement que vous avez pris l'initiative de déposer votre CV pour la raison S ou Y)
• Énumérez quelques qualités personnelles et/ou compétences : dynamique, efficace, rigoureux, expert dans le secteur, etc.
• Montrez votre motivation ou entrain. Exemple : "Je suis impatiente d’intégrer votre équipe pour mener à bien les missions que vous me confieriez"
• Présentez-vous à votre avantage, mais n'en faites pas trop : parfois, il vaut mieux rester simple

CORRECT

Forte de mes 2 ans d’expérience dans une entreprise d'architecture (Beaumont & Fils), je me permets de répondre à votre offre concernant le poste d'assistante administrative au sein de l'agence d'architecture Samuel Cajet Architecte. En confiance dans les tâches administratives liées au bon fonctionnement d'une entreprise d'architecture, je suis organisée, dynamique et polyvalente. Je suis impatiente d’intégrer votre équipe pour mener à bien les missions que vous me confieriez.

INCORRECT

Je m'appelle Sabine, je suis une assistante administrative. J'ai travaillé pendant deux ans dans une entreprise d'architecture auparavant et je recherche une nouvelle occasion d'emploi. J'aime la sphère de l'architecture et je m'y connais vraiment bien. N'hésitez pas à me joindre si mon profil vous intéresse.

• Début pas assez direct
• Trop court
• Pas assez précis
• Manque de concision
• Il vaut mieux proposer à un recruteur de vous contacter à la fin de la lettre

Faites savoir au recruteur que vous êtes la personne idéale pour le poste

Un exemple parfait de lettre de motivation est celui qui répond aux attentes du recruteur, voire les dépasse.

• Renseignez-vous sur les compétences attendues et le type de missions prévues dans le cadre de cette offre pour vous assurer de correspondre à la checklist de l'entreprise en recherche d'un candidat parfait.
• N'hésitez pas à parler de votre expérience précédente et de ce qu'elle vous a appris. Mettez en valeur votre plus-value et les arguments qui peuvent vous aider à faire pencher la balance en votre faveur.
• Les recruteurs aiment également lire les lettres des candidats enthousiastes. Une personne idéale pour ce métier devrait honnêtement avoir envie de rejoindre l'équipe. Montrez le dans votre texte et expliquez d'où vient cette motivation.
• Enfin, montrez vos bons côtés mais restez tout de même humble. Personne n'aime les messieurs ou mesdames je sais tout qui semblent en savoir plus que les véritables experts.

CORRECT

Mes deux années dans l'entreprise familiale Beaumont & Fils m'ont permis de travailler en étroite collaboration avec des experts du métier. J'ai pu apprendre tous les termes techniques et les meilleures pratiques utiles dans le secteur. Aujourd'hui, je suis ouverte à de nouveaux horizons, c'est pourquoi j'aimerais rejoindre votre agence qui travaille non seulement avec des clients français, mais également à l'international. J'aime apprendre au quotidien, et je n'ai jamais peur des défis. Je suis d'avance excitée par l'opportunité que représente pour moi un emploi au sein de votre agence : l'occasion de rejoindre un environnement de travail passionnant et de contribuer au bon déroulement de son quotidien.

INCORRECT

Dans mon emploi précédent, j'ai déjà été amenée à travailler dans le domaine de l'architecture, c'est pourquoi je me sens experte dans le domaine. Je suis sûre d'être la candidate parfaite pour le poste, n'hésitez pas à m'engager au plus vite ! En effet, j'ai non seulement une formation dans le secteur, mais j'ai également deux années d'expérience et beaucoup de passion.

• Trop court
• Trop confiant : c'est à l'entreprise de décider si vous êtes un candidat idéal, et pas à vous de l'imposer. De plus, êtes vous vraiment expert du métier après deux ans ?
• Manque de précision : quelle formation, quelle passion ?
• Répétitions

Montrez que vous pouvez contribuer au développement de l’entreprise

Toute entreprise, dans le privé ou le public, cherche non seulement des cadres efficaces et productifs, mais également des personnes engagées et prêtes à contribuer au développement des affaires.

Mettez en avant la contribution que vous êtes prêt à apporter. Quelle est votre valeur ? Pourquoi l'entreprise se sentira mieux avec vous ?

Choisissez des arguments concrets, en accord avec les réalités du secteur et du type d'entreprise.

N'hésitez pas à énumérer quelques compétences et qualités personnelles.

CORRECT

Rigoureuse, polyvalente, toujours à l'affut, je suis en mesure d’épauler efficacement l'équipe et assurer une vie administrative organisée : organisation des conférences, gestion de l'agenda, rédaction de rapport, gestion des factures, etc.

INCORRECT

Je suis prête à mettre la main à la pâte pour améliorer la vie de l'entreprise ! J'ai l'honneur de pouvoir mettre à contribution mes nombreuses idées et mon bon sens de l'initiative. En plus, je fais un super bon café !

• Pas assez concret
• Trop sûr de soi : qui a dit que l'entreprise se portait mal ?
• Ton beaucoup trop informel
• Manque de précision
• Informations inutiles (de toute manière, l'entreprise a déjà une machine à café autonome)

Créez une conclusion avec un appel à l’action

La lettre arrive à sa fin. N'oubliez pas une chose : dire merci ! Il est important de remercier la personne qui a été jusqu'au bout de sa lecture. Elle vous a consacré son temps et sa considération. De nos jours, c'est un véritable service !

Ensuite, insérez un appel à l'action afin d'amener la personne à vous répondre. Ayez du tact et évitez les formules trop directes telles que : "J'attends votre réponse rapide", "Contactez moi par email", etc.

À la place, privilégiez des phrases plus indirectes : "Je reste à votre disposition", "Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter", "Je me tiens disponible pour répondre à toute question", etc.

Terminez par une formule de politesse, telle que :

• Je tiens à vous faire part de mes sentiments les meilleurs
• Je vous prie de bien vouloir recevoir mes respectueuses salutations
• Je vous prie d’accepter Madame, Monsieur l’expression de mes salutations distinguées

Résumé : Les points clés pour écrire une lettre de motivation d'n agent ou adjoint ou assistant administratif parfaite

Au final, le plus important dans une lettre de motivation est de montrer sa personnalité et laisser parler sa passion.

Utilisez nos modèles de lettres de motivation et laissez vos pensées vous guider lors de la rédaction de votre lettre de motivation. Mais une fois votre inspiration terminée, n'oubliez pas de repasser par notre checklist des points clés pour vous assurer que tout y est.

Voici les points clés à retenir

• Adopter la structure de lettre formelle avec les éléments indispensables (en-tête, objet candidature, signature, etc.)
• Utiliser cette lettre de motivation d' agent administratif, adjoint administratif, assistant administratif ou secrétaire
• Cibler un maximum sa lettre en contactant la personne la mieux positionnée pour considérer votre candidature
• Mentionner le nom du poste voulu parmi les métiers dans l'administration : poste d'agent administratif, assistant administratif fonction publique, adjoint administratif, secrétariat, etc.
• Parler de votre expérience et de vos aptitudes professionnelles
• Soigner tant son orthographe que sa syntaxe, grammaire et ponctuation
• Rester formel, humble, concis
• Ne pas parler de ses points faibles
• Montrer son intérêt pour l'entreprise et son activité
• Mettre en avant sa valeur et plus-value
• Parler de la contribution que vous pouvez apporter pour le développement de l'entreprise
• Créer une conclusion avec : des remerciements, un appel à l'action, une formule de politesse

5 modèles lettres de motivation administratif à télécharger

Modèle de lettre pour travailler dans le cadre d'une alternance

Questions fréquentes sur le métier d'assistant administratif