Rapport d’étonnement : outil stratégique de pilotage pour l'entreprise

Découvrez dans cet article le concept de rapport d'étonnement et son utilité de manière pratique. De plus, un modèle ou ébauche de présentation de ce document vous sera proposé, ainsi que quelques conseils pratiques pour savoir comment répondre à ce genre de rapport à la fin de cette lecture.

Pour mieux comprendre ce concept, nous allons le décomposer. D’un côté, dire ce qu’on entend par étonnement, et de l’autre définir le rapport avant de donner la définition du concept même.

Émanant du verbe “rapporter”, un rapport c’est un récit, un témoignage des faits de ce qu’on a vu et entendu, indépendamment de nos émotions.

Définition du rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement est un concept qui serait originaire du Japon. On ne saurait être surpris par son pays d’origine vu la hardiesse professionnelle qui y est implémentée. En fait, le professionnel japonais est soumis à cet exercice lors du retour d’une mission à l'étranger, ou d’une visite en entreprise.

Le rapport d’étonnement est en effet un document rédigé d’une taille relativement courte , qui fait état de ce qui a fait naître la curiosité comme son nom l'indique. Dans notre contexte, cet exercice est souvent soumis à une nouvelle recrue par son employeur. Il s’agit pour le salarié de donner sa première impression, de jeter un regard, de se focaliser sur ce qu’il voit et entend dans son environnement de travail.

Cet exercice a pour objectif de permettre la bonne intégration du nouveau salarié auprès de sa nouvelle équipe. Ainsi, en lui donnant l’opportunité de s’exprimer en tant que collaborateur, il émet ses avis et impressions sur le fonctionnement de l’entreprise en général. Il s'agit d'une vision externe qui donne un aperçu des forces et des faiblesses de l'organisation en question. Ce qui est l’équivalent de l’analyse SWOT en marketing.

Le rapport d’étonnement est donc l'un des outils de management qui laisse une certaine liberté de parole à l'employé qui vient de prendre service dans la firme. Ainsi, le collaborateur de son point de vue est amené à faire des suggestions d’amélioration des dysfonctionnements suscités. Ce rapport est adressé à l’attention du manager direct, aux ressources humaines ou à la direction générale de ladite structure.

La responsabilité mise en cause pour les deux parties

Le rapport d'étonnement concerne aussi bien le nouvel employé que l'entreprise.

Pour le/la nouvel(le) embauché(e)

Le rapport d’étonnement est un questionnement pour la nouvelle recrue en ce qui concerne sa capacité d’intégration, et d’assimilation de nouvelles compétences . Il ne doit pas faire des critiques vaines et dénuées de sens. Mais, plutôt des critiques constructives qui vont servir au développement ou à l’évolution de l’entreprise. Il est important de mettre de côté toute idée de vouloir révolutionner l’entreprise, afin de ne pas perdre de vue l’objectivité susmentionnée.

Pour l’employeur

Celui-ci doit accepter et prendre en compte les critiques et propositions faites . En effet, le cadre doit être prêt à accepter les critiques, les idées innovantes qui vont contribuer au changement de l’environnement professionnel. De ce fait, il doit faire preuve de diplomatie et de tact. Ainsi, l’employeur doit prendre du recul pour faire son analyse suite aux informations récoltées par son collaborateur.

Qui d’autre est habilité à rédiger le rapport d’étonnement ?

En outre, il faut notifier que faire un rapport d'étonnement est demandé à un salarié nouvellement promu à un poste, également dans le cas d’une réorganisation de la structure. Dans le sens où l’entreprise adopte une nouvelle politique interne, intègre une innovation ou gère un nouveau projet.

Les employeurs demandent souvent à leurs employés de rédiger un rapport d’étonnement sur les changements qui ont été apportés dans l’organisation. C’est de ce fait, un outil d’évaluation de l’évolution individuelle ou collective de l’environnement de travail.

Sur quelle période se fait-il ?

Ce document doit se faire dès le premier jour de la prise de fonction, à l'arrivée du nouvel employé, pour ne pas omettre certains détails. Cela sur une période relativement longue (à partir d’un mois au moins), pour qu’il soit mieux étoffé en informations. C’est un exercice au quotidien pendant toute la période d’essai, la durée de stage ou de l’alternance. Ainsi, le nouvel employé devra trouver un laps de temps pendant ses heures de travail pour noter ses constats et impressions. Il/elle doit le faire tout en restant focalisée sur l'essentiel et de façon professionnelle.

Les thèmes sur l'étonnement

Ces thèmes varient en fonction des entreprises. Mais pour la plupart on retrouve ces plus récurrents :

• La démarche de recrutement
• L'accueil des nouveaux salariés
• La culture de l’entreprise
• Les conditions de travail
• Les relations avec les autres collaborateurs
• Les atouts et manquements de l’entreprise
• Quelques points de suggestions

Objectifs d’un rapport d’étonnement

Nous pouvons regrouper ces objectifs sur cinq points essentiels, subdivisés en deux parties pour les intérêts de l’entreprise, et leur apport chez le nouvel employé :

• Détecter les insuffisances et manquements de l’entreprise sur l’organisation, les métiers, et la communication interne et externe
• Recenser les idées innovantes
• Prendre en compte toutes les propositions qu'elles soient de connotations négatives ou positives, concernant l’activité de l’entreprise.

• Faciliter l’insertion du nouveau venu, en lui accordant un sentiment de reconnaissance et d’utilité dans la structure. C’est une marque d’acceptation parce qu’il/elle participe au développement de son cadre de travail. Ce qui lui confère une certaine assurance
• Repérer et traiter les incompréhensions chez les nouvelles recrues.

Nous constatons dans ce cadre que les objectifs sont orientés d’une part pour le bien-être et/ou la motivation des employés et d’autre part pour le bon fonctionnement de l’organisation concernée . Puisqu'un stagiaire sans expérience dira tout simplement ce qu’il pense, de ses attentes d’une entreprise porteuse de valeurs. Cela de manière plus théorique que pratique puisqu'il/elle manque d'expérience. Cette imagination peut s'avérer créative et/ou constructive pour l’entreprise. Un salarié déjà expérimenté par contre donnera un avis qui tiendra compte de ses expériences antérieures en entreprise.

Ces informations recueillies et analysées avec le plus grand soin peuvent être bénéfiques à l’entreprise. C’est pourquoi il est fortement recommandé au manager de garder l’esprit ouvert à la critique. En quelque sorte, de savoir faire la part des choses, pour tirer le meilleur dans chaque rapport d’étonnement qu’il recevra par email, de façon orale, etc.

Ce que le rapport d’étonnement n’est pas

À ne pas confondre avec un rapport d’audit , un rapport de stage, ou un rapport de fin de journée de travail, hebdomadaire ou mensuel. C’est un exercice particulier et important de reconnaissance . Un processus de valorisation de l’individu à son arrivée dans la société. C’est la première démarche d’accueil et d’intégration pour l’employé, et du diagnostic externe pour une organisation. Car l’individu qui s’exerce donne un regard neuf et porteur d’idées innovantes pour l’organisation.

Qui gère le rapport d’étonnement en entreprise ?

Généralement, le rapport est restitué au manager direct du nouveau salarié. C’est lui qui est chargé d'analyser les informations et de faire des retours à la direction . Par ailleurs, il arrive souvent que cette tâche soit confiée à la direction des ressources humaines.

L’analyse des contenus

Pour mener à bien cet exercice, il faut distinguer les trois types de contenus qui ressortent du rapport d’étonnement à savoir ceux relevant :

• • De la subjectivité du salarié (tout va de son interprétation qui reflète son ressenti, des impressions sur le vécu qui sont une sorte de référentiels, et selon ses expériences passées)
  • D’autres par contre sont liés à sa précédente expérience en entreprise
  • Et enfin des contenus qui reflètent les réalités de son nouvel environnement de travail

Rapport d’étonnement : comment s’y prendre ?

Vous vous demandez certainement comment faire un rapport qui respecte les consignes de l'employeur. Pour faire un rapport d’étonnement crédible, le manager doit pouvoir mettre en confiance son nouveau collaborateur. C’est ce qui va permettre au nouvel arrivant de faire une analyse en toute honnêteté.

Ainsi, il doit :

• • Encourager la critique et la créativité
  • Rendre l’information qualitative, et permettre son exploitation en facilitant la rédaction du document.

Au fond, le rapport d’étonnement est un document qui a pour rôle de rendre plus performante l’activité de l'entreprise. Pour ce faire, ce document souligne les dysfonctionnements, les anomalies, et propose des recommandations. Cela par l'adhésion et l’ implication de vos employés.

Fort de ce constat, c’est un outil qui participe et/ou favorise la motivation du personnel au sein de votre structure. D’autant plus que, cette motivation du personnel est la clé du succès en entreprise. Lorsqu’elle est inexistante, l’insouciance et la médiocrité des collaborateurs s’ensuivent.

Avantages du rapport d'étonnement

Avant de vous proposer la trame à suivre pour un rapport d’étonnement, récapitulons ses avantages

• • Le rapport d'étonnement sert à faire le point sur l'état d'une organisation
  • Il permet de faire une remise en question
  • Il rassure de nouveaux employés et permet de dénicher de nouveaux talents
  • C'est un outil de communication, d’intégration, de créativité et de motivation

Exemple de rapport d’étonnement : trame à utiliser

Cet exemple est la forme la plus répandue. En effet, à son arrivée dans une organisation, un exemplaire est envoyé facilement par email au nouveau embauché avec des consignes précises. Mais il y a bien d’autres cadres pour la rédaction de ce type de rapports. Nous allons vous proposer un autre modèle de ce document.

Les autres formes d’un rapport d’étonnement :

Nous allons noter trois autres formes à savoir :

• L’organisation de la restitution de manière officielle
• L’interrogation des nouveaux embauchés de façon informelle à la fin d’une période d’essai ou de stage avec le responsable hiérarchique
• La réception d’un livret d’accueil pour remplir un questionnaire préparé par le service des ressources humaines....

Dans tous les cas, toutes ces formes se valent puisque les points d'étonnement restent les mêmes. C’est à l’entreprise de choisir celle qui lui convient le mieux . Certaines structures peuvent opter de varier et d’utiliser chacune des formes pour chaque rapport d’étonnement demandé. La question qui préoccupe souvent les managers par la suite est celle de savoir comment répondre à un dossier d’étonnement en toute objectivité ? Voici quelques conseils pour vous guider.

Quelques conseils pratiques pour répondre au rapport d’étonnement :

Pour répondre à un rapport d’étonnement, il est nécessaire pour son lecteur de mettre une fois de côté toute forme de préjugés. Voici les points sur lesquels vous devez focaliser votre attention :

• • Vous devez en tant que lecteur principal et analyste faire un commentaire de chaque problématique abordée par le nouveau collaborateur, afin de lui prouver votre intérêt au sujet relevé. Cela va en accord avec l’objectif principal de cette pratique qui est de montrer à l’arrivant sa place au sein de votre structure, et qu’en fait son avis compte. C'est un processus de reconnaissance.
  • En tant que son manager direct, la responsabilité de conforter le salarié dans ses remarques positives vous incombe
  • En outre, cela suppose que vous devez parcourir point par point les informations avec des réponses par des commentaires du document.

Dans le menu de cet article, nous nous sommes engagés à vous montrer comment faire un rapport d'étonnement . Il s'agit d'un outil assez récent du management et son objectif est de favoriser une intégration optimale des nouveaux salariés. Il trouve sa place dans la stratégie du management collaboratif ou participatif. Les entreprises qui optent pour cet outil managérial mettent en avant ces trois éléments:

• • Le respect de l’avis de l’autre
  • L'écoute
  • Et le non-jugement de valeur