Comment écrire un bon mail de relance entretien ?

Un processus de recrutement se divise souvent en trois phases. La première est celle de la sélection des dossiers de candidature. Il s’agit d’examiner les CV et lettres de motivation des candidats pour déterminer lesquels d’entre eux vont avoir un entretien.
Comment écrire un bon mail de relance entretien

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La deuxième phase correspond à la mise en œuvre des entretiens d’embauche. Chaque candidat est reçu par un chargé de recrutement pour une discussion approfondie sur leur profil de candidature. Le candidat aura l’occasion de mettre en avant ses compétences et son expérience pour démontrer qu’ils sont le meilleur choix pour un poste donné.

La troisième étape se rapporte quant à elle à une relance de l’employeur sur l’état de votre candidature après l’entretien. L’idée est de rappeler à l’employeur que vous êtes le choix idéal pour le travail qu’il propose dans son entreprise. Cette relance peut se faire par téléphone, ce qui correspond à une relance téléphonique. Elle peut aussi se faire par courriel. On parle alors d’un mail de suivi d’entretien.

Cet article va vous apprendre comment relancer un entretien par mail à travers :

    • Un exemple de mail de relance après un entretien
    • La définition de l’objectif derrière la relance par mail
    • La structuration du courriel de relance
    • Les règles relatives à la rédaction d’un mail de suivi

Exemple de mail de suivi après un entretien

Objet : Suite à notre entretien du 15 juin 2021 pour le poste d’analyste de données

Monsieur Antoine,

Nous nous sommes rencontrés le 15 juin pour le poste d’analyste de données.

Je vous remercie une nouvelle fois pour l’entretien que vous m’avez accordé. J’ai été très intéressé par nos échanges. Ils ont confirmé ma motivation et mon souhait d’intégrer les effectifs de votre structure.

Je me permets de revenir vers vous suite à notre entretien afin d’en savoir plus quant à l’avancement de ma candidature. Pouvez-vous estimer quand une décision sera prise ?

N’hésitez pas à me contacter à tout moment s’il vous faut de plus amples informations.

Je vous souhaite une très bonne journée,

Cordialement,

Sébastien Legrand

Quel est l’objectif derrière la relance par e-mail ?

Avant d’écrire votre email de suivi, vous devez en premier lieu définir l’objectif derrière son envoi. Il y a plusieurs objectifs que vous pouvez envisager à cette fin :

    • Remercier l’employeur pour l’entretien qu’il vous a accordé
    • Mettre en avant votre enthousiasme pour l’emploi à pourvoir
    • Avancer que vous possédez l’une des compétences clés pour le poste
    • Employer des termes plus convaincants qu’à l’entretien d’embauche
    • Délivrer les documents requis par l’employeur durant l’entretien
    • Se mettre à jour sur le statut de votre candidature
    • Demander des retours sur l’entretien si le poste n’a pas été obtenu
    • Solliciter l’employeur de vous considérer pour de futures opportunités

Le choix du moment pour envoyer un email de relance est le même pour les quatre premiers objectifs. Le courriel peut être envoyé à la date même où vous avez eu votre entretien. Il peut aussi être envoyé au lendemain de la date de votre entretien d’embauche.

Vous devez tenir compte de la situation de la personne à contacter. Il est normal que vous vouliez obtenir une réponse rapide à votre mail. Ne donnez pas néanmoins l’impression de presser le recruteur après un entretien d’embauche pour répondre au mail de suivi.

Il y a plusieurs raisons possibles quant au fait que vous n’ayez pas encore eu de réponses. Cela inclut la possibilité d’un retard dans le processus de sélection. L’idée est que vous soyez compréhensif à l’égard de la personne qui vous a reçu en entretien.

Remercier le recruteur après l’entretien

Il y a 3 raisons pour lesquels vous devriez envoyer un mail de remerciement à l’employeur :

  • Montrer que vous êtes poli et prévenant (ces deux qualités sont très recherchées de tout employeur chez leurs employés)
  • Nouer des liens avec l’employeur (en accordant de la valeur au temps qu’il a investi dans la gestion de votre candidature)
  • Se démarquer des autres candidats (les statistiques démontrent que plus de la moitié des postulants à une offre d’emploi ne prennent pas la peine d’envoyer un mail de remerciement)

Le mail de remerciement est une bonne initiative s’il s’agit de votre premier contact après l’entretien. Un mail de remerciement n’est pas néanmoins requis si vous avez déjà exprimé votre gratitude pour l’entretien dans un précédent courriel de suivi.

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mail de relance entretien

Mettre en avant votre enthousiasme pour l’emploi à pourvoir

La mise en avant de votre intérêt pour le poste dans votre e mail est légitime pour 2 raisons :

    • Assurer d’une part à l’employeur que vous accepterez le poste s’il vous l’accorde (certains candidats peuvent rejeter un poste même s’ils ont retenu pour celui-ci)
    • Faire comprendre d’autre part au recruteur que vous serez un employé productif (les personnes enthousiastes tendent en effet à être les plus productives)

Il y a quatre situations dans lesquels il est opportun d’exprimer son enthousiasme pour un poste dans votre e mail de relance :

    • Votre temps à l’entretien était insuffisant pour expliquer votre intérêt pour le poste ou les avantages que l’employeur aurait à vous embaucher.
    • Vous estimez que l’entretien s’est bien déroulé, mais la nervosité vous a empêché d’exprimer pleinement votre engouement pour le poste.
    • Vous étiez tellement concentré pour le choix des bons mots à l’entretien que vous avez oublié de les prononcer avec enthousiasme.
    • Vous avez participé à un entretien de groupe avec d’autres candidats. Il y avait alors peu de chances que l’employeur perçoive votre enthousiasme pour l’emploi proposé.

Vous ne devez pas néanmoins souligner votre enthousiasme pour le poste dans l’email de relance pour les circonstances suivantes :

    • Votre intérêt pour le travail a déjà été clairement transmis durant l’entretien.
    • Vous estimez que l’entretien s’est déroulé sans encombre.
    • Vous avez eu un malentendu avec le responsable de recrutement.

Avancer que vous détenez l’une des compétences clés pour le poste

Le fait de souligner la détention de compétences clés dans votre e mail est utile pour :

    • Mettre en évidence que vous figurez parmi les meilleurs candidats pour le poste.
    • Souligner que vous êtes hautement qualifié pour le travail proposé.
    • Soutenir que vous allez apporter une valeur ajoutée à l’emploi.

Il y a néanmoins trois conditions initiales à réunir pour la validité de cette option :

    • Vous connaissez les compétences clés que le travail exige.
    • Vous détenez au moins une des compétences en question.
    • Vous avez les moyens de prouver que vous détenez les compétences avancées.

La mise en avant des compétences clés est notamment opportune dans deux situations :

    • Vous n’avez pas eu l’occasion de parler de vos compétences clés à l’entretien.
    • Le recruteur vous a interrogé sur ces compétences clés à l’entretien et vous êtes certain de ne pas les avoir clairement indiquées.

Il n’est pas néanmoins opportun de souligner vos compétences clés dans le courriel si :

    • Vous êtes déjà parvenu à les communiquer clairement au cours de l’entretien.
    • Vous avez maintes fois pu démontrer durant l’entretien que vous détenez une ou plusieurs compétences clés pour l’emploi. Les réponses que vous avez données en rapport à ces compétences étaient néanmoins assez médiocres.
    • Vous n’avez aucun moyen de prouver les compétences que vous avancez.

Employer des termes plus convaincants qu’à l’entretien d’embauche

Il est normal de penser que l’on aurait pu exprimer ses idées d’une meilleure façon après l’entretien d’embauche. Un e-mail de relance d’entretien peut d’ailleurs être utilisé pour se rattraper sur la façon dont vous avez exprimé vos idées à l’entretien. Une telle démarche est cependant risquée et ne doit être envisagée que dans les circonstances suivantes :

    • L’entretien dans son ensemble s’est bien déroulé et vous avez seulement été peu convaincant sur un seul point de la discussion.
    • Votre réponse était correcte, mais vous avez oublié d’inclure un élément d’information clé qui peut faire ressortir les points forts de votre candidature auprès du recruteur.
    • Vous n’avez pas pu fournir toutes les informations pertinentes que vous avez sur le sujet au recruteur, car il vous a interrompu avec une autre question.

Il est cependant mal avisé de revenir sur ses idées avec le courriel de relance d’entretien si :

    • Vous êtes incertain que le sujet qui s’y rapporte est décisif pour l’obtention du travail.
    • Vous êtes consciences d’avoir mal répondu à plusieurs questions durant l’entretien.
    • Le fait de repenser constamment à l’entretien vous a convaincu que votre réponse est plus mauvaise qu’elle ne l’était réellement.
    • Vous avez menti durant l’entretien et ressentez le besoin d’alléger votre conscience.
    • L’un des points que vous avez avancés était exagéré ou erroné et vous voulez la rétracter à travers le courriel de relance d’entretien.
    • Vous souhaitez utiliser le mail de relance pour vous rétracter d’une critique faite à l’employeur dans son approche d’un sujet spécifique.
    • Un propos tenu à l’entretien a offensé l’employeur et vous souhaitez le rétracter.

mail de relance entretien

Avoir des nouvelles sur le statut de votre candidature

Il est légitime de prendre contact avec l’employeur sur l’état de votre candidature si :

    • Vous avez d’autres propositions d’emploi, mais votre préférence tend vers une offre spécifique et vous voulez être fixé sur son obtention.
    • Le recruteur a appelé pour vous donner des nouvelles, mais vous avez manqué son appel et vous ne pouvez pas le rappeler.
    • Une date a été fixée pour vous donner des nouvelles, mais elle a été dépassée.
    • Aucune date de mise à jour n’a été fixée pour relancer le recruteur et une semaine s’est déjà écoulée sans nouvelles sur la candidature.

Demander des nouvelles sur la gestion de votre dossier est toutefois inopportun si :

    • La demande est soumise avant l’expiration de la date fixée pour relancer le recruteur
    • Vous êtes certain que l’employeur ne va pas vous attribuer le poste
    • Vous ne comptez pas accepter l’offre d’emploi concerné

Un courriel de relance pour la gestion de votre candidature peut être envoyé au plus tôt :

    • Une semaine après la date de votre entretien
    • Un jour après la date fixée pour relancer le recruteur
    • Une semaine après avoir envoyé un courriel de suivi à l’employeur, à condition que ce mail n’ait pas obtenu de réponse.

Si toutes ces options vous paraissent anticipées, vous pouvez retarder la prise de contact :

    • Au bout de trois semaines après l’entretien
    • Une semaine après le jour fixé par l’employeur pour vous mettre au courant
    • Deux semaines après l’envoi d’un précédent mail de suivi à l’employeur, en considérant que ce courriel n’a pas reçu de réponse.

Demander des retours sur l’entretien si le poste n’a pas été obtenu

Le fait de ne pas avoir décroché un travail donné est très certainement décevant. Votre parcours ne doit pas néanmoins s’arrêter à ce refus. Vous devez encore obtenir un retour de l’employeur sur votre efficacité à l’entretien ou votre candidature en générale. La mise en œuvre de cette démarche part de l’idée que vous devez :

    • Connaître vos défauts durant l’entretien pour ne pas les répéter à d’autres entretiens
    • Identifier vos compétences manquantes dans un souci de développement personnel
    • Savoir si l’employeur a trouvé des points forts dans votre profil pour les mettre en valeur dans d’autres candidatures.

La demande de retours est notamment opportune dans quatre hypothèses :

    • Vous ignorez pourquoi le poste ne vous a pas été attribué.
    • L’employeur a indiqué qu’un autre candidat était meilleur que vous sans fournir des explications approfondies à ce sujet.
    • Vous êtes conscient d’avoir des défauts dans la mise en œuvre des entretiens, mais vous ignorez à quoi ils correspondent.
    • Vous sentez qu’il vous manque des compétences clés pour l’emploi, mais vous ignorez de quelles compétences il s’agit.
    • Le recruteur a indiqué qu’il vous donnerait des retours d’informations, mais semble avoir oublié de vous les transmettre.

Il est néanmoins recommandé de ne pas demander de retour dans les cas suivants :

    • Le recruteur a employé un ton assez négatif pour vous informer que le poste auquel vous avez postulé vous a été refusé.
    • Vous avez été grossier ou agressif lorsque l’employeur vous a informé par téléphone que le travail que vous convoitez ne vous a pas été attribué.

Le courriel de relance pour des feedbacks d’entretien peut être envoyé à la date où vous avez été informé du rejet de votre candidature. Il peut aussi être transmis au responsable d’embauche près de deux jours après la notification du rejet de votre profil.

Solliciter l’employeur de vous considérer pour de futures opportunités

Ce dernier scénario tient aussi sur l’idée que vous n’avez pas décroché le travail proposé. Vous maintenez toutefois votre envie de travailler dans la structure concernée. Il est alors avisé de relancer la candidature à l’employeur pour de futurs emplois dans sa structure.

Vous pouvez notamment transmettre un courriel de relance à l’employeur pour lui demander de vous considérer pour de futurs emplois dans trois cas :

    • Il est probable que l’employeur aura un poste pertinent pour votre profil dans son entreprise sur les deux prochaines années.
    • L’employeur a montré sa volonté de maintenir la communication même s’il ne vous a pas choisi pour le poste initial.
    • Le ton employé par le recruteur dans sa prise de décision était toujours positif.

La relance sur des opportunités futures doit néanmoins être évitée dans les cas suivants :

    • L’employeur n’a exprimé aucun désir de poursuivre la communication suite au rejet de votre candidature au travail proposé.
    • Le ton utilisé par l’employeur pour vous rejeter votre candidature était négatif.
    • Vous n’allez pas postuler pour un nouveau poste auprès de l’entreprise concernée.
💡 Le courriel de relance peut ici être envoyé au jour même où vous avez été informé du rejet de candidature. Il peut aussi être envoyé 2 jours après la date pour le poste rejeté.

mail de relance entretien

Comment un courriel de relance doit-il être structuré ?

Un mail de relance est structuré selon les mêmes règles que tout autre courriel professionnel. Cela signifie que le courriel doit inclure les éléments suivants :

    • Une partie relative à l’objet du mail
    • Une formule d’introduction au message
    • Une phrase dédiée au remerciement du recruteur
    • Une section pour détailler vos idées
    • Une conclusion à l’ensemble du mail

Comment choisir l’objet du courrier électronique ?

Il ne sert à rien de s’éterniser sur la recherche d’un objet accrocheur pour votre courriel. Le plus simple est de répondre directement au dernier courriel envoyé par le recruteur ou le responsable des ressources humaines. Votre message a plus de chance d’obtenir rapidement une réponse si vous suivez cette voie.

Voici un exemple d’introduction à écrire dans ce cas de figure :

‘Jean Dupont — Re : Entretien le mardi à 16 heures’

✒️ Note : Il se peut que le candidat communique avec son interlocuteur via une tierce personne. Cette dernière peut être la personne chargée de recevoir les candidatures dans l’entreprise. Le cas échéant, indiquez seulement son nom, la date et l’heure de l’entretien.

Comment écrire la formule d’introduction au message ?

L’introduction est comme un accueil pour votre mail de suivi. Pour laisser une bonne impression au lecteur, sa formulation doit être claire et concise. Elle doit exprimer votre reconnaissance pour le temps que votre interlocuteur à l’entretien vous a consacré.

Voici quelques exemples de formules d’introduction pour un courriel de suivi d’entretien :

    • Merci pour votre temps [nom du recruteur].
    • J’ai été ravi de parler avec vous aujourd’hui.
    • Merci pour cette opportunité.
    • J’apprécie votre temps et vos conseils
    • Suivi concernant [nom du poste].

Comment adresser ses remerciements au responsable de recrutement ?

La partie dédiée aux remerciements du chargé de recrutement est le début de votre texte à proprement parler. Cette section doit être rédigée en incluant :

    • Le nom du poste pour lequel vous avez postulé
    • Une phrase pour remercier l’employeur du temps qu’il vous a accordé

Comment détailler ses idées dans le corps du texte ?

Le paragraphe suivant est celui où vous allez détailler vos idées à votre interlocuteur. Les idées telles que mentionnées ici correspondent à vos intérêts, votre motivation et votre expérience. Pour ce paragraphe, vous allez indiquer le nom de l’entreprise et un point de discussion qui paraissait essentiel à l’employeur. Ce point doit ensuite être relié à votre expérience et votre motivation. Soyez précis tout en restant concis et direct.

Ce paragraphe sera aussi l’occasion de résumer les aspects qui vous distingue des autres candidats. Parlez de ce que vous allez apporter à l’emploi proposé. Invitez le recruteur à vous poser d’autres questions et poursuivez en disant que vous attendez sa réponse.

Comment conclure l’ensemble du mail ?

Le courriel se termine par une formule de conclusion, une signature et la mention de vos informations de contact pour de futurs échanges. Le choix de la formule de conclusion est l’aspect le plus délicat de la rédaction de cette dernière étape.

Le type de formule utilisée ne doit pas être trop formel. Il ne s’agit pas en effet d’une lettre de motivation ou d’un autre type de lettre commerciale.

Exemple de formule pompeuse à éviter pour ce type de message :

Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, veuillez agréer, Monsieur, Madame, l’expression de mes sentiments distingués.

💡 Conseils : La formule choisie doit être professionnelle et amicale pour la personne qui reçoit le courriel. Le plus simple est d’écrire ‘Cordialement’ suivi de vos noms et prénoms.

Quelles sont les règles de la rédaction d’un mail de suivi ?

Tout mail de suivi doit être rédigé dans le respect de quatre règles :

    • Éviter les fautes d’orthographe et de grammaire
    • Éliminer les excuses dans le message
    • Envoyer le courriel avec une adresse professionnelle
    • Éviter l’argot et les plaisanteries dans la rédaction

Éviter les fautes d’orthographe et de grammaire

Un courriel de relance après un entretien doit être écrit sans fautes d’orthographe ou de grammaire. Les recruteurs vont croire autrement que vous avez écrit le courriel dans la hâte. Ce défaut d’attention dans la rédaction du mail va le décourager à y répondre.

Prenez le temps de bien réfléchir à ce que vous allez écrire dans le courriel de suivi. Relisez chaque ligne de son contenu avec attention avant de l’envoyer. Demandez aussi à une autre personne de la relire pour vérifier que vous n’avez pas commis d’autres fautes. Une analyse personnelle complétée par un avis extérieur permet en effet d’avoir un texte correct.

Soignez bien votre méthode d’expression, surtout si votre candidature est encore en plein traitement. Faites attention à la formulation de vos questions suite à l’entretien. Tout effort antérieur sera réduit à néant si vous semblez trop impatient ou hostile dans vos propos.

Vous devez être amical et poli dans la façon de relancer le recruteur. Pour éviter les erreurs, expliquez clairement pourquoi vous envoyez le courriel en relance après un entretien.

Éliminer les excuses des contenus du message

Il est tout à fait légitime de s’excuser si vous avez commis un acte odieux. Un mail de suivi n’est pas néanmoins un moyen de s’excuser, même dans un tel scénario. Vos excuses vont en effet ramener le souvenir désagréable de l’évènement concerné à l’employeur.

Le mail de relance ne doit pas se référer à une expérience embarrassante ou désagréable de votre entretien. Les remords n’ont pas de valeur ajoutée pour votre candidature à un emploi donné. Vous devez plutôt exprimer votre gratitude pour l’employeur dans le courriel.

Exemple :

Une phrase telle que ‘je suis désolé d’avoir parlé autant pendant l’entretien’ n’a pas du tout sa place dans l’email. Il s’agit de l’expression d’un remords sur votre entretien d’embauche.

📌 Conseils : Il est plus juste d’écrire une phrase comme ‘Merci d’avoir pris le temps de me parler’. Cela montre votre gratitude pour le temps accordé par l’employeur à votre entretien.

Envoyer le courriel avec une adresse professionnelle

N’envoyez jamais de candidatures ou d’e-mails de suivi d’entretien avec une adresse email non professionnelle. Cette erreur a priori anodine témoigne d’un grand manque de professionnalisme et tend à vous désavantager pour deux raisons :

    • Vous donnez l’impression de ne pas respecter l’employeur et son entreprise
    • Vous mélangez la vie privée avec le cadre professionnel

Une adresse de courriel professionnelle suit la formule ‘nom + pré[email protected] de messagerie.com’. Gmail est l’option la plus populaire dans ce contexte. Les services comme Hotmail et Yahoo sont toutefois aussi admissibles pour un compte de courriel professionnel. Votre adresse peut aussi inclure le nom de l’entreprise dans laquelle vous allez postuler.

Évitez les noms fantaisistes, à connotation amusante ou avec des chiffres pour l’adresse de courriel professionnelle. Vous pouvez utiliser ce type d’adresse pour les réseaux sociaux, l’inscription à un site web ou la réception de mails personnels. Ils ne conviennent pas cependant à des mails professionnels. Vous devez d’ailleurs avoir des adresses distinctes pour les mails professionnels et personnels.

CORRECTE
👍Exemples plus professionnels pour une adresse de courriel :
INCORRECTE
⚠️Exemples d’adresse de courriel à éviter pour les échanges professionnels :

Éviter l’argot et les plaisanteries dans la rédaction

La dynamique d’un entretien d’embauche dans le processus d’embauche est très différente de celle d’un simple courrier électronique d’une page. Dans un entretien d’embauche, vous pouvez afficher un sourire et raconter une blague si la situation le permet. Vous ne pouvez pas néanmoins deviner l’humeur de l’employeur au moment de lire votre courriel.

    • Dans un scénario idéal, l’employeur est d’une humeur positive en lisant le mail et vous allez gagner des points.
    • Il peut également être d’une humeur négative en lisant le courriel et votre candidature en sera fortement handicapée.
📌 Évitez aussi l’argot dans votre mail de suivi après un entretien d’embauche. L’argot est acceptable en langage courant, mais ne convient pas vraiment à des communications professionnelles. Il est parfois admis dans ce contexte, mais seulement pour l’entretien lui-même et à condition que l’employeur soit le premier à l’utiliser.

Résumé : comment réussir la rédaction d’un mail de relance d’entretien ?

Pour réussir la rédaction d’un mail de suivi après un entretien, vous devez :

    • Définir l’objectif derrière l’envoi de votre courriel de suivi
    • Suivre la structure spécifique à la rédaction du mail
    • Rédiger le mail dans le respect des règles particulières de rédaction

Un mail de suivi a plus de chances d’obtenir une impression positive des recruteurs s’il est rédigé selon ces paramètres. Vous pouvez aussi accroître vos chances de décrocher l’emploi dès la phase initiale du processus d’embauche en renforçant votre CV. L’utilisation des modèles de CV originaux de notre site va beaucoup vous aider dans cette perspective.

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