Lettre de motivation de secrétaire | Guide complet

Hôpitaux, cabinets d'avocats, mairies, cliniques dentaires, sociétés commerciales ou industrielles, banques, etc. Le métier de secrétaire peut être exercé dans de nombreux enseignes. Mais quel que soit votre choix, vous devez toujours préparer une lettre de motivation pour compléter votre dossier de candidature (CV + lettre de motivation).

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Dans la conception de ce deuxième document essentiel, il y a certaines règles à respecter pour qu’il soit efficace et convaincant. C’est ce que nous allons vous montrer dans ce guide de rédaction de la lettre de motivation secrétaire. Vous trouverez également de nombreux conseils et une lettre type pour vous affûter afin de mettre toutes les chances de votre côté.

Exemple de lettre de motivation de secrétaire

Gilles EDOUARD
+33 4 75 43 00 87
[email protected]
16 Bd Général de Gaulle, 26000 Valence, Franc

Centre Hospitalier de Valence
Mr Bruno
179 Bd Maréchal
26000 Valence, France

Fait à Valence, le 21 décembre 2020

Objet : Candidature au poste de secrétaire

Mr Bruno, Responsable des ressources humaines

Je me permets de répondre à votre offre d’emploi et de vous soumettre ma candidature pour le poste de secrétaire médicale  au sein de votre hôpital de Valence. Rejoindre votre équipe sera pour moi une formidable opportunité de m’investir pleinement dans le monde professionnel et de donner un nouvel élan à ma carrière.

Durant les 8 années passées au sein de l’Hôpital Saint-Antoine, j’ai pu maîtriser les techniques de traitement des différents dossiers administratifs ainsi que la gestion des demandes des interlocuteurs internes et externes. J’ai également développé de nombreuses compétences utiles au poste de secrétaire administrative telles que l’accueil physique et téléphonique des clients, l’organisation de rendez-vous ou encore la planification de réunions.

Formée et expérimentée, je dispose des qualités personnelles nécessaires pour assurer la prise en charge des patients dans les meilleures conditions. Je dispose d’une excellente capacité d’écoute, d’adaptabilité, d’autonomie, d’un bon sens de l’organisation et de rigueur, et je suis très attentive aux consignes qui me sont données par les responsables.

J’espère pouvoir vous montrer ma motivation et mon enthousiasme lors d’un entretien que vous voudrez bien m’accorder.

Dans l’attente, je vous prie d’accepter, Monsieur Brunot, l’expression de mes salutations bien distinguées.

[Signature]

D’autres exemples de CV sont à votre disposition afin que vous puissiez trouver une bonne source d’inspiration ! N’hésitez pas à parcourir :

Comment préparer une lettre de motivation pour le poste de secrétaire ?

Avant de rédiger votre lettre de motivation, il y a quelques points que vous devez mettre au point :

Connaître le destinataire de la lettre de motivation

Pour réussir une candidature qui convaincra le recruteur, il est important que vous sachiez à qui votre lettre de motivation sera adressée. Vous devez donc recueillir un maximum d’informations sur la personne chargée du recrutement ou la personne chargée des ressources humaines.

Pour ce faire, voici quelques techniques simples :

  • Interrogez certains des employés qui y travaillent
  • Allez sur LinkedIn et recherchez l’entreprise en consultant l’onglet « people »
  • Essayez de contacter un responsable des ressources humaines qui travaille dans le domaine qui vous intéresse

Une fois que vous avez identifié la personne chargée du recrutement, essayez de comprendre sa position hiérarchique dans l’entreprise qu’il travaille. Essayez aussi de connaître son parcours professionnel, car cela représente une autre information importante.

Déterminer le poste que vous briguez

La deuxième étape consiste à bien comprendre le poste auquel vous convoitez. Pour y parvenir, vous devez analyser attentivement la description de l’offre d’emploi que vous avez trouvé. Dans cette optique, vous devez chercher à savoir en quoi consiste cet emploi.

En même temps, nous vous conseillons d’identifier les mots clés présents dans cette annonce d’emploi ainsi que de faire une liste des qualités requises qui y sont exigées. Ces informations seront utiles plus tard lors de la rédaction de votre lettre de motivation de secrétaire.

Connaître l’entreprise et son domaine d’activité

Pour faire une bonne impression auprès du recruteur, il est important que vous connaissiez l’histoire de l’entreprise à laquelle vous postulez. Et pour bien perfectionner le contenu de sa lettre de motivation, il est également important de reprendre les principales valeurs de l’entreprise. Pour cela, il vous suffit de visiter le site internet de l’entreprise et de repérer les éléments de langage récurrents ainsi que les principaux mots clés utilisés.

Choisir une structure classique pour réussir sa lettre de motivation

Maintenant que vous avez toutes les informations nécessaires, il est temps de passer à la rédaction de votre lettre de motivation pour le poste de secrétaire. La première chose à réaliser, c’est le plan de la lettre de motivation.

Généralement, que ce soit une lettre de motivation secrétaire destinée pour un stage ou en reconversion professionnelle, la structure de lettre classique reste toujours le bon choix. Cette structure est la suivante :

  • En-tête
  • Paragraphe d’introduction
  • Paragraphe sur vos compétences techniques
  • Paragraphe sur vos qualités humaines
  • Conclusion
  • Formule de politesse de fin
Remarque : Lors de rédaction de ce document, ne mentionnez surtout pas un élément négatif comme une interruption de carrière ou autre. Vous devez être positif et vous devez toujours montrer que vous êtes le candidat idéal pour ce poste.

Mettre en forme le document pour inciter le recruteur à lire

Tout comme votre curriculum vitae, la lecture de votre lettre de motivation dépendra de sa mise en forme. Sachez que les recruteurs ne retiennent que les candidatures lisibles et agréables à regarder. Pour cette raison, nous vous proposons de respecter les règles suivantes :

  • Faites tenir votre lettre de motivation sur une seule page de format A4
  • Privilégiez des sauts de ligne entre chaque paragraphe et des marges classiques sur les côtés pour bien aérer le contenu
  • Utilisez la même police de caractère et les mêmes couleurs que vous avez utilisées dans votre curriculum vitae

Rédiger un en-tête comprenant vos coordonnées, celles de l’entreprise et l’objet de votre lettre

L’en-tête de votre lettre de motivation de secrétaire est assurément le plus facile à remplir. Vous n’avez qu’à renseigner dans cette partie vos informations de contact, les données de l’entreprise, l’objet de votre candidature et une petite phrase de salutation.

Vos coordonnées personnelles comprennent :

  • Votre prénom et votre nom
  • Votre numéro de téléphone portable
  • Votre adresse e-mail
  • Votre adresse de résidence avec code postal, ville

Les informations sur l’entreprise que vous convoitez :

  • Le nom du recruteur ou du responsable de RH
  • Nom de l’entreprise
  • Adresse complète de l’entreprise avec code postal, ville

L’objet de la lettre :

L’objet de votre lettre est en quelque sorte son intitulé. Il doit préciser clairement le poste que vous visez. Selon votre choix, vous pouvez aussi ajouter d’autres informations comme votre ancienneté, l’un de vos atouts concurrentiels ou simplement votre disponibilité.

  • Objet : Secrétaire administrative avec 7 ans d’expérience
  • Objet : Candidature au poste de stagiaire secrétaire juridique
  • Objet : Secrétaire de direction bilingue

La phrase de salutation :

Celle-ci à pour objectif d’honorer le responsable du recrutement et de l’inciter à lire votre lettre de motivation. Pour la reformuler avec politesse, vous devez inclure « Monsieur » ou « Madame ». Si vous connaissez le nom du lecteur, vous pouvez le mentionner.

Modèle d’en-tête de lettre de motivation de secrétaire en stage comptabilité

CORRECT
Mathias LATOUR
+33 6 34 46 43 27
[email protected]
52 Rue de la Pierre 69100, Lyon

Mr Manon
Solrick
93 rue Banaudon, 69009 Lyon

Objet : Candidature pour le poste de stagiaire secrétaire comptabilité

Monsieur Manon, responsable de recrutement chez Solrick

Attirer l’attention du recruteur avec un paragraphe d’introduction accrocheur

L’introduction est le premier paragraphe à rédiger dans votre lettre de motivation de secrétaire. Il a pour objectif de capter l’attention du recruteur. Dans ce paragraphe, vous devez prouver que vous avez pleinement conscience du poste de secrétaire qu’il propose.

Pour réussir à rédiger de manière accrocheuse ce paragraphe d’introduction, vous devez :

  • Commencer avec une courte présentation de votre situation actuelle
  • Décrire brièvement vos parcours professionnels ou vos cursus
  • Expliquer au chargé de recrutement votre ambition professionnelle
💡 Astuces : Pour avoir plus d’idées originales, inspirez-vous de nos exemples de lettre de motivation. Consultez également nos conseils de rédaction afin de ne pas faire des erreurs !
Exemple de la phrase d’introduction tiré dans un modèle de lettre de motivation en demande de stage de secrétaire comptable

Exemple du premier paragraphe dans la lettre de motivation secrétaire en stage

Étant actuellement étudiante en master de comptabilité à l’université de Paris, je suis à la recherche d’un stage à partir du 14 mai 2018. Travailler et me former au sein de l’entreprise MédicAction l’occasion de combiner mes capacités de synthèse et d’organisation avec ma passion pour le digital et l’entrepreneuriat afin de contribuer à la croissance future du groupe.

Parler de vos capacités à occuper le poste de secrétaire que vous visez dans votre lettre de motivation

Le deuxième paragraphe de votre lettre de motivation sert à présenter vos compétences professionnelles pour le poste que vous visez. Avant de le rédiger, pensez d’abord à réanalyser une seconde fois les prérequis de l’offre d’emploi.

L’idée est de combiner vos expériences professionnelles indiquées dans votre CV de secrétaire avec les critères demandés dans l’offre d’emploi. Cela vous permet de prouver que vous pouvez maitriser et de mener à bien les missions confiées au poste de secrétaire.

Remarque : Si vous êtes un candidat sans expérience, concentrez-vous sur les missions qui vous attendent. Faites le lien entre vos qualités comportementales et les tâches prévues. De cette manière, vous aurez l’occasion de démontrer au recruteur que vous êtes vraiment prête à y faire face.

Ci-après, vous trouverez une présentation de ce paragraphe pour une lettre de motivation d’une secrétaire en juridique

Grâce aux formations que j’ai suivies ainsi que ma carrière chez le cabinet d’avocat de Paris, j’ai acquis toutes les bases nécessaires à l’exercice du métier. Je maîtrise parfaitement l’aspect juridique du secrétariat : Accueil physique et téléphonique des clients, la gestion des rendez-vous, l’élaboration des comptes rendus, gestion d’un agenda, gestion des courriers.

Mettre en valeur vos compétences humaines pour montrer au recruteur votre réelle motivation

En tant que secrétaire de direction, vous passerez la majorité de votre temps à échanger avec différents intervenants internes et externes de l’entreprise. Pour cette raison, nous vous conseillons d’utiliser le troisième paragraphe de votre lettre de motivation de secrétaire pour mettre en évidence vos capacités de coopération.

Quelques conseils pour réussir à rédiger ce paragraphe :

  • Précisez votre appétence pour le travail en équipe
  • Indiquer que vous êtes apte à collaborer avec les autres personnes pour mener à bien les projets en commun
  • Mentionner vos qualités comportementales pertinentes à l’offre d’emploi
Astuces : En préparant ce paragraphe, essayez de trouver des informations à propos de vos futurs collaborateurs. Le plus simple est d’indiquer le nombre d’employés de l’entreprise. Cela vous permettra de montrer au recruteur que vous vous intéressez vraiment au poste qu’il propose.

Voici un modèle du troisième paragraphe tiré dans un modèle de lettre de motivation de secrétaire médical 

Dotée d’un fort esprit de coopération et d’une bonne organisation de travail, je souhaite mettre à profit mon savoir-faire auprès des patients et de l’équipe de votre établissement. Sachant hiérarchiser les tâches qui me sont confiées, je peux travailler sur diverses missions et je suis capable de m’adapter facilement à différentes situations et personnes.

Conclure votre lettre de motivation de secrétaire par une phrase d’appel à l’action

Vous avez commencé la rédaction de votre lettre de motivation de secrétaire avec un paragraphe d’introduction, donc vous devez la terminer avec une conclusion. Ce dernier paragraphe sert à inciter le recruteur à la convocation d’un entretien d’embauche. Il vous permet ainsi de faire un appel à l’action.

Lorsque vous rédigez la conclusion, prenez en compte des directives suivantes :

  • Préciser un sujet que vous voudriez aborder pendant l’entretien d’embauche
  • Indiquer que vous désirez rejoindre le poste de secrétaire qu’il propose
  • Clôturer le tout avec une formule de politesse

Exemple de paragraphe de conclusion dans la lettre de motivation d’un secrétaire de direction

Faute de place, je n’ai pas pu vous en dire plus sur mes 7 années d’expérience en tant que secrétaire médicale. J’espère avoir la chance de découvrir vos attentes vis-à-vis de ce poste lors d’un entretien à votre convenance. Je reste à votre disposition pour un rendez-vous téléphonique ou physique.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées

Conseils pour améliorer votre lettre de motivation pour le poste de secrétaire

  • Faites très attention à l’orthographe
  • Assurez-vous que lettre de motivation et curriculum vitae soient cohérents sans se répéter
  • Écrivez des phrases claires et compréhensibles
  • Ne pas se tromper dans le nom de l’entreprise ou du cabinet
  • Essayez d’avoir le nom exact du destinataire pour personnaliser l’adresse
  • Envoyez votre lettre de motivation de secrétaire en format PDF
  • Ajoutez une signature manuscrite à la fin

Résumé : Checklist des points clés lors de la rédaction de la lettre

  • Démontrez votre motivation ainsi que vos ambitions professionnelles
  • Utilisez une structure classique afin de hiérarchiser le contenu de la lettre
  • Montrez au recruteur que vous avez cerné les besoins de l’entreprise
  • Illustrez vos compétences professionnelles et comportementales en vous basant sur l’offre d’emploi
  • Incitez le recruteur à vous convoquer à entretien d’embauche
  • Restez courtois et poli à tout instant

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